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企業(yè)實(shí)行績(jì)效考核的目的優(yōu)秀
近年來(lái)，我國檔案事業(yè)步入了新的發(fā)展時(shí)期，各級黨政、事業(yè)、單位及機關(guān)檔案管理部門(mén)，通過(guò)對各類(lèi)檔案、資料收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術(shù)的運用，使檔案在處理歷史遺留問(wèn)題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來(lái)越明顯，社會(huì )各項事業(yè)對檔案信息資源的需求日益增大，檔案工作從傳統的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉變，已成為一種必須的趨勢。但作為企業(yè)，檔案管理工作因無(wú)法直接給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟效益，而容易被忽略或不給予足夠的重視，往往“直到用時(shí)方恨少”，感覺(jué)檔案管理工作重要的時(shí)候才強調一下，領(lǐng)導不重視，部門(mén)和個(gè)人更不重視，企業(yè)檔案管理部門(mén)處于在夾縫中生存的尷尬狀態(tài)，不要說(shuō)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就連最基本的收集都成為一個(gè)難題，在檔案資料的借閱上也經(jīng)常出現“有借無(wú)還”的事情，而檔案管理人員卻因沒(méi)有制約權而束手無(wú)策。隨著(zhù)檔案資料在企業(yè)改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、管理、安全及地區關(guān)系方面的利用效果愈加明顯，使檔案管理工作得到日益重視。本文試在檔案工作實(shí)施績(jì)效考核方面結合本單位情況，闡述個(gè)人的一些看法。
一、檔案工作實(shí)施績(jì)效考核的意義
績(jì)效考核是現代企業(yè)管理模式的主要方式，是企業(yè)根據自身特點(diǎn)采取的與之相適應的激勵機制，實(shí)行科學(xué)的評價(jià)體系，對職工的工作、學(xué)習、成長(cháng)、效率、培訓、發(fā)展等進(jìn)行全方位的定量和定性的考核，從而促進(jìn)改善職工的工作行為，充分發(fā)揮職工的潛能和積極性，以求更好地達到工作目標。
科學(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jì)與管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，在企業(yè)管理各項活動(dòng)中都發(fā)揮了很好的憑證、依據、借鑒、參考、史料的作用。將檔案工作納入績(jì)效考核管理，可加大檔案工作的督導落實(shí)力度，對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著(zhù)重要作用。主要體現在五個(gè)方面：一管理作用。通過(guò)考核辦法的制定和落實(shí)，可進(jìn)一步明確檔案工作的工作目標和工作標準，在工作過(guò)程中起到溝通、學(xué)習、改進(jìn)等作用。二激勵作用。通過(guò)績(jì)效考核的獎優(yōu)罰劣，改善調整檔案及相關(guān)人員工作行為，促使檔案及相關(guān)人員更加積極、主動(dòng)、規范地去完成檔案資料的收集整理、歸檔、借閱及利用工作。三導向作用。以檔案工作規范化為績(jì)效考核標準，以考核標準規范工作行為，確立檔案工作方向。四監控作用。通過(guò)績(jì)效考核，對檔案工作過(guò)程、環(huán)節、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行監督、規定及考評，獲得反饋信息，可有效促進(jìn)調整和改進(jìn)檔案工作。五約束作用。將檔案工作納入績(jì)效考核，與獎罰掛鉤，可以對機關(guān)責任部門(mén)和人員起到較好的約束作用，促使其不得不干。同時(shí)，也是對檔案工作人員的約束，借閱人員工作的好壞也可以提出，并可進(jìn)行考核獎罰。
二、建立完善檔案管理的責任體系
以績(jì)效考核為平臺推進(jìn)檔案工作的責任化管理，目的在于“分解目標、落實(shí)責任”。也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用工作，納入科研、生產(chǎn)、基本建設等單位的工作計劃，納入領(lǐng)導工作議程，納入有關(guān)人員的崗位責任制，將檔案工作責任落實(shí)到檔案室及各相關(guān)人員，可有效提高有關(guān)領(lǐng)導和人員的檔案意識。通過(guò)實(shí)施目標及過(guò)程考核，達到實(shí)現檔案工作科學(xué)化、規范化、制度化管理的目標。
在檔案工作責任體系中，將檔案工作納入相關(guān)工作流程當中，起到相互監督與聯(lián)系的作用。例如，在外購設備儀器或引進(jìn)項目時(shí)，機關(guān)部門(mén)以書(shū)面通知檔案管理人員參加驗收，并由檔案管理人員會(huì )同專(zhuān)業(yè)人員對文件材料進(jìn)行驗收，由設備采購人員負責收集整理，在設備開(kāi)箱驗收起或安裝調試一個(gè)月內向檔案部門(mén)歸檔。文件材料不齊全、驗收單上無(wú)檔案人員簽字，財務(wù)部門(mén)不予辦理款項支付手續。通過(guò)此種方式，可極力避免原始資料的丟失和遺漏，易于收集第一手資料，亦無(wú)形之中對機關(guān)管理部門(mén)和人員施加必須保證資料齊全和及時(shí)上交的壓力，對檔案管理工作的第一步一收集的完整性奠定了堅實(shí)的基礎。綜上所述，通過(guò)檔案工作責任體系的建立，降低了檔案室工作的被動(dòng)性，促進(jìn)達到檔案工作各方面規定要求，減少催交檔案資料等環(huán)節，提高了工作效率。
三、做好檔案工作的流動(dòng)性管理
檔案部門(mén)的主要任務(wù)是檔案材料的整理、管理、投放、傳遞和周轉，是一個(gè)流動(dòng)性的管理過(guò)程。檔案管理的根本目的在于檔案利用，工作的最基本要求是保護好檔案資料的完整性。要確保參考價(jià)值的文件保存完好以備利用，績(jì)效管理就要有的放矢，把握好兩個(gè)方面重點(diǎn)，一是文件資料歸檔，二是文件資料借閱，也就是一個(gè)“進(jìn)”和一個(gè)“出”兩個(gè)環(huán)節。
對檔案資料的流動(dòng)性管理上，通過(guò)績(jì)效考核可切實(shí)起到約束和監督、利用和保護的作用，重點(diǎn)突出嚴格性、規范性、時(shí)限性，以及對檔案人員和其他人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開(kāi)展。例如，歸檔的文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的先天因素，如歸檔的文件材料應為原件、載體和本身應符合耐久性要求等，因此，在文件材料歸檔前，檔案室人員要嚴格檢查歸檔文件材料是否符合歸檔要求，對于未按照歸檔材料規定及未達到規定要求的，每條扣分（本分值與該單位部門(mén)及人員的績(jì)效工資掛鉤），并采取適當措施進(jìn)行改正；對違反借閱制度，不按期歸還檔案或資料者，檔案管理部門(mén)將下發(fā)檔案、資料催還通知單，在規定期限內強行收回，每延誤一天扣績(jì)效分，直至歸還所借檔案�？傊�，切實(shí)抓好檔案資料的“進(jìn)出口”，是保證檔案資料的完好再利用的重點(diǎn)。
四、促進(jìn)檔案工作發(fā)展
檔案工作實(shí)施績(jì)效考核，是為了適應企業(yè)發(fā)展形勢需要，對檔案工作作出適時(shí)和全面的評價(jià)，查找工作中的不足，發(fā)現與規范要求的差距，以尋求更為有效的服務(wù)新途徑，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在企業(yè)創(chuàng )造效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
檔案意識是制約檔案事業(yè)發(fā)展得關(guān)鍵性問(wèn)題�？�(jì)效考核工作的開(kāi)展，可有效促使企業(yè)職工轉變檔案觀(guān)念，更好地認識檔案工作的重要性。在日常工作中，績(jì)效考核作為管理手段，“提醒”資料積累者主動(dòng)把材料上交檔案室。檔案室在規章制度的“指引”下，對檔案進(jìn)行科學(xué)系統管理，把“死”檔案變成“活”檔案，單位或人員需要時(shí)隨時(shí)提供，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。實(shí)踐證明，績(jì)效考核貫穿于檔案管理工作各個(gè)環(huán)節，與經(jīng)濟利益掛鉤，嚴格考核，可有效規范檔案工作行為，引領(lǐng)單位部門(mén)或機關(guān)人員強化檔案意識，提高檔案工作的主動(dòng)性和檔案利用的質(zhì)量及水平，為檔案事業(yè)的各項工作發(fā)展打下堅實(shí)的基礎。
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