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以某合資公司為例內部控制體系在企業(yè)中的實(shí)際應用
一、引言
加入WTO后加強內部控制建設成為提高經(jīng)營(yíng)水平的當務(wù)之急，由于種種原因，當今我國企業(yè)的整體管理水平與世界先進(jìn)企業(yè)的管理水平存在較大差距。由于管理不善，造成不少?lài)衅髽I(yè)經(jīng)營(yíng)效益低下，如果關(guān)注股市會(huì )發(fā)現，從去年年報及今年中報看，我國的整體效益水平有逐年下降的趨勢。這種情況難以適應全球一體化的競爭。加入WTO后，我國企業(yè)面臨的競爭將會(huì )更加激烈。為了適應日趨激烈的競爭，我國企業(yè)必須盡快提高管理水平。而加強內部控制建設則是提高經(jīng)營(yíng)管理水平的當務(wù)之急，甚至是一條現實(shí)的捷徑。
因此，強化我國企業(yè)的內部控制建設是建立現代化企業(yè)制度的需要，是舞弊及其他不當行為的需要，也是適應全球化經(jīng)濟競爭的需要。按照中央十五屆四中全會(huì )的要求，建立現代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向�，F代企業(yè)制度的核心是"產(chǎn)權明晰、權責明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)"，這四個(gè)方面都涉及到企業(yè)內部控制的建設。其中產(chǎn)權明晰和政企分開(kāi)，涉及到企業(yè)內部控制的控制、企業(yè)的組織結構和領(lǐng)導控制設計。而權責明確和管理科學(xué)則更是涉及到企業(yè)內部控制建設的各個(gè)方面。因此我認為，現代企業(yè)制度要求企業(yè)建立完善的內部控制制度，而完善的內部控制制度能夠有力地促進(jìn)現代企業(yè)制度的完善建立及有效實(shí)施。
至目前為止，我參與的國有企業(yè)改制項目有幾十家，這些企業(yè)都曾經(jīng)是國家經(jīng)濟的支柱，都曾經(jīng)輝煌一時(shí)，但最終由于連年虧損，無(wú)法償還到期，不得不走上破產(chǎn)、企業(yè)改制之路。這是由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的無(wú)常管理、有章不循、弄虛作假、浪費嚴重、貪腐犯罪和以各種手段侵吞國有資產(chǎn)等不正當或違紀、違法行為造成的。出現這些問(wèn)題固然有很多原因，但缺乏行之有效的內部控制是其中的一個(gè)重要原因。長(cháng)期以來(lái)，重速度輕效益、重生產(chǎn)輕管理的經(jīng)營(yíng)理念至今沒(méi)有在國有企業(yè)內部得到徹底改變。從管理上改變這種狀況，根本的出路在于建立和嚴格實(shí)施企業(yè)內部控制。我國加入WTO后，中國企業(yè)融入全球經(jīng)濟競爭的深度和廣度成倍增長(cháng)。所面臨的競爭程度更加激烈。面對這種無(wú)法回避的現實(shí)，我國企業(yè)要想在世界市場(chǎng)中站住腳并求得發(fā)展，就必須在技術(shù)和管理兩方面同下功夫，迎頭趕上。管理方面，加強內部控制制度建設是提高經(jīng)營(yíng)管理水平的基礎工作，也是不可回避的現實(shí)需要�？梢詳嘌�，企業(yè)內部控制制度建設，事關(guān)我國企業(yè)未來(lái)的生死存亡。
因此我想，作為師，我們會(huì )接觸到很多類(lèi)型的企業(yè)，我們按照行業(yè)準則對其狀況、經(jīng)營(yíng)成果、內部管理控制情況進(jìn)行深入的剖析，這些企業(yè)中既有成功的案例，也有失敗的案例，我們不妨借助所內刊物這個(gè)平臺，將這些企業(yè)中我們所親自看到的、體會(huì )到的內部管理控制的制度建設、實(shí)施成功與失敗之處，列示出來(lái)，我們共同探討、研究，以使我們能對內部控制體系如何在我國特有的經(jīng)濟體制下產(chǎn)生的各種企業(yè)中建立的更健全，實(shí)施的更有效進(jìn)行更全面深刻的認識和掌握。前一階段，我對北京正大飼料公司進(jìn)行，對此企業(yè)內部控制的設計是否合理與實(shí)施是否有效感觸頗大，因此在我所首刊發(fā)表拙論，希望起到拋磚引玉之效，在以后我所各期刊物中各位同仁能將在實(shí)際審計中對企業(yè)內控管理方面的了解與評價(jià)列示出來(lái)，我們共同學(xué)習、探討。
內部控制的概述
內部控制的定義
為了賦予內部控制一個(gè)準確完整的定義，審計程序委員會(huì )下屬的內部控制專(zhuān)門(mén)委員會(huì )經(jīng)過(guò)兩年研究，于1949年發(fā)表了題為《內部控制、協(xié)調系統諸要素及其對管理部門(mén)和注冊會(huì )計師的重要性》的專(zhuān)題報告，對內部控制首次做出了如下權威定義："內部控制是企業(yè)所制定的旨在保護資產(chǎn)、保證會(huì )計資料可靠性和準確性、提高經(jīng)營(yíng)效率，推動(dòng)管理部門(mén)所制定的各項政策得以貫徹執行的組織計劃和相互配套的各種方法及措施".此定義強調，內部控制不只限于與會(huì )計和財務(wù)部門(mén)直接有關(guān)的控制方面，它還包括預算控制、控制、定期報告經(jīng)營(yíng)情況、進(jìn)行分析并將統計報告送交有關(guān)部門(mén)、制定培訓計劃以培訓有關(guān)人員使其能夠履行職責，以及設立內部審計部門(mén)以保證管理部門(mén)所制定的各種程序的準確性，并保證其得到貫徹執行等內容。此外內部控制還包括其他領(lǐng)域的一些活動(dòng)，例如，具有工程性質(zhì)的時(shí)動(dòng)分析以及在檢查系統中運用的質(zhì)量控制，基本上屬于生產(chǎn)部門(mén)的活動(dòng)。
內部控制綜合框架的五個(gè)部分
內部控制綜合框架是由美國反對虛假財務(wù)報告委員會(huì )的發(fā)起組織委員會(huì )（COSO）于1992年9月發(fā)布的，是至今對內部控制最為全面的描述。報告對內部控制定義為"一種管理方法，由一個(gè)會(huì )計主體的董事會(huì )、管理部門(mén)和其他人員共同制定，旨在對企業(yè)經(jīng)營(yíng)的有效性和效率、財務(wù)報告的可靠性、執行各種法規條例的合規性目標的實(shí)現提供合理的保證。"報告認為，一個(gè)合適、有效的內部控制綜合框架包括以下五個(gè)部分：
�。�1）控制環(huán)境。它是由管理層倡導一種正直、風(fēng)氣、宣傳管理宗旨、經(jīng)營(yíng)方式和資源政策，使職員自覺(jué)管理其活動(dòng)和履行他們的責任。管理部門(mén)應通過(guò)文字描述和范例以及采取相應的監控措施來(lái)影響全體職員，以提高他們的倫理道德水準。
�。�2）風(fēng)險評估。即管理當局應對目標完成期間與企業(yè)相關(guān)的風(fēng)險進(jìn)行識別、預見(jiàn)，并采取相應避險措施的管理控制。風(fēng)險評估應測定風(fēng)險對貨幣項目及對會(huì )計主題形象或信譽(yù)方面的重要性；風(fēng)險發(fā)生的概率；如何減輕風(fēng)險至可以承受的水平。
�。�3）控制活動(dòng)。它是為實(shí)現內部控制目標提供合理保證而制定的各項政策、程序和規定。它包括：營(yíng)業(yè)性控制，用于會(huì )計主體的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)；財務(wù)信息控制，用以保證財務(wù)信息的安全可靠和保護會(huì )計主體的財產(chǎn)；合規性控制，用以將活動(dòng)指向符合適用的法規、管理控制要求和堅持倫理道德。
�。�4）信息情報傳遞。這是對關(guān)系企業(yè)內部和外部的事件或活動(dòng)、有關(guān)的財務(wù)或非財務(wù)信息都應當加以識別、占有，并及時(shí)有序地傳遞給決策者和職責履行者。它包括信息資料的傳遞程序和傳遞范圍。
�。�5）檢查和評估。是為保證內部控制的適當性和有效性而進(jìn)行的日常和定期監督、檢查。
內部控制的基本方式是內部控制內容的具體表現
內部控制的基本方式是內部控制內容的具體反映。包括：
�。�1）組織規劃控制：根據相容職務(wù)分離、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和明確劃分責權等原則對企業(yè)總體組織機構進(jìn)行設置；
�。�2）授權批準控制：經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)授權才能進(jìn)行。它包括一般授權和特殊授權；
�。�3）文件記錄控制：是保證其他控制有效性、保持效率經(jīng)營(yíng)和高質(zhì)量信息的手段。它包括管理文件、崗位工作說(shuō)明書(shū)、方針程序手冊和會(huì )計記錄；
�。�4）實(shí)物安全控制：采取限制接近、定期盤(pán)點(diǎn)和比較記錄的保護和等措施保護實(shí)物資產(chǎn)的安全；
�。�5）職工素質(zhì)控制：是對職工在招聘、錄用、培訓、晉級等方面所進(jìn)行的控制；
�。�6）預算控制：以數量、金額等形式反映企業(yè)未來(lái)業(yè)務(wù)的詳細計劃；
�。�7）業(yè)績(jì)報告控制：是管理當局掌握信息、加強控制的重要工具；
�。�8）內部審計：是對內部控制的再控制。
內部控制的作用和其自身的局限性
�。�1）良好的內部控制旨在達到下列目標，借以發(fā)揮其相應的作用：保護資產(chǎn)的安全完整，以防止出現舞弊性錯誤；保證會(huì )計記錄正確可靠；及時(shí)提供可靠的財務(wù)信息，以滿(mǎn)足企業(yè)管理人員和外部利益關(guān)系人決策需要；保證增加盈利和減少不必要的開(kāi)支；規避風(fēng)險；防錯防弊，避免或減少因錯誤和不正�，F象造成損失；保證授權職責明確并被認真履行；保證管理當局履行其責任；降低審計費用。
�。�2）內部控制雖能達到上述目標，但也有本身的局限性。如成本效益原則使內部控制設計對異�；蛭搭A見(jiàn)到的例外經(jīng)濟業(yè)務(wù)控制有限；管理當局濫予授權，使內部控制受到危害；執行者的串通舞弊，使內部控制 失效等等。因此，內部控制不能保證或察覺(jué)所有舞弊，它只能提供"合理保證".
我國主義體制和現代化企業(yè)制度下的內部控制
基于內部控制所具有的重要作用，加強內部控制成為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效率、在競爭中取勝的前提條件。隨著(zhù)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制和現代企業(yè)制度的建立，內部控制已逐漸為經(jīng)營(yíng)者所重視，建立健全內部控制制度逐漸成為企業(yè)加強經(jīng)營(yíng)管理的內在需要。同時(shí)，現代所采用的制度基礎審計方法成為企業(yè)加強內部控制的外在壓力。而且，我國、工作者在借鑒西方已有的內部控制理論基礎上，對內部控制進(jìn)行了有益的探索，又為內部控制實(shí)務(wù)提供了理論。但基于我國的國情，目前我國內部控制的理論研究只初見(jiàn)端倪于內部控制結構階段，即內部控制由控制、會(huì )計制度和控制程序三要素組成。另外，內部審計機構的日受重視和建立也為內部控制的正常運行提供了保障。
北京某合資公司簡(jiǎn)介
北京某合資公司系有限責任制企業(yè)。由北京某公司和香港某公司共同投資興辦的合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)，注冊資本500萬(wàn)美元。
該合資公司是目前國內最大的飼料廠(chǎng)之一。該公司總投資為1000萬(wàn)美元，可年產(chǎn)各種飼料18萬(wàn)噸。工廠(chǎng)設備全部是由美國引進(jìn)的，配料、生產(chǎn)由電腦控制，從原料接收到產(chǎn)品的儲存、發(fā)放，全部實(shí)現自動(dòng)化。
合資公司主要產(chǎn)品為飼料，按使用方法不同可分為全價(jià)配合飼料、濃縮飼料（即料精）、預混飼料。按形狀分為顆粒飼料、粉狀飼料。品種按畜禽不同種類(lèi)、不同生長(cháng)期需要多達上百種。從1987年到2003年5月該合資公司公司共銷(xiāo)售各類(lèi)飼料188.3萬(wàn)噸。
該合資公司公司司管理結構設置為：
一級：董事會(huì )
二級：總經(jīng)理（下設副總經(jīng)理）
三級：各職能部門(mén)，包括行銷(xiāo)部、品管部、生產(chǎn)部、超混部、采購部、部、畜禽部、總經(jīng)辦、部。
四、該合資公司財務(wù)監控管理制度
經(jīng)過(guò)對合資公司的財務(wù)監控管理進(jìn)行，我認為公司整套內部控制體系設計規范合理，實(shí)施有效，監控力度較強，公司于2003年2月份通過(guò)了ISO9000質(zhì)量控制認證。我主要從以下四個(gè)方面進(jìn)行闡述：
1、資產(chǎn)管理方面
公司的主要資產(chǎn)包括存貨和固定資產(chǎn)，分別由專(zhuān)設職能部門(mén)管理負責，責任到人，各項資產(chǎn)由系統進(jìn)行核算處理。
固定資產(chǎn)中房屋物布局合理、廠(chǎng)房寬敞通風(fēng)，廠(chǎng)區綠化很好，如公園一般，生產(chǎn)設備實(shí)現全自動(dòng)化，各種產(chǎn)品的配方經(jīng)調試確定后有電腦自動(dòng)控制進(jìn)行供料、攪拌、生產(chǎn)、裝運等工作。機器設備定期維修、保養較好。公司在購置固定資產(chǎn)時(shí)的內部控制手續非常健全，均有購置書(shū)，公司負責人批示，完稅證明單，到貨驗收單（驗收人員簽字）和購置發(fā)票等相關(guān)證據。
公司對存貨管理較為嚴格，庫房中存貨碼放整齊，不同種類(lèi)的存貨用不同顏色包裝袋分開(kāi)擺放，很容易進(jìn)行識別，各類(lèi)存活均掛有標牌，在標牌上面明確列示存貨規格、型號、出入庫時(shí)間，并有領(lǐng)料人、送料人、庫管人員簽字確責。
公司每月對各項資產(chǎn)進(jìn)行清盤(pán)，每月均出暫停用固定資產(chǎn)的名稱(chēng)數量清單，進(jìn)行調整安排。存貨每月進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)盈虧率很小。
2、生產(chǎn)銷(xiāo)售方面
公司從采購原料、原料驗收入庫到出庫、生產(chǎn)成品再到銷(xiāo)售結轉、確認收入各環(huán)節控制體系均較為完善。
材料采購需填制"采購申請單"，列明采購原料名稱(chēng)、供應商名稱(chēng)、價(jià)格、數量、質(zhì)量標準、交貨地點(diǎn)、付款形式、方式、在途天數、訂貨到達日期、包裝袋處理等詳細采購計劃。此單據需采購員、采購經(jīng)理簽字，交由品管部、財會(huì )部會(huì )簽、最后總經(jīng)理簽字確認。
采購原料入庫需填制"原料收貨報告"，此報告由采購部對原料名稱(chēng)、號、運輸單位、包裝袋處理等進(jìn)行簽字確認。然后由地磅員對過(guò)磅時(shí)間、重量、運輸車(chē)號、皮重、毛重等情況進(jìn)行簽字確認。由化驗室對原料進(jìn)行化驗確認原料品質(zhì)，提出化驗意見(jiàn)并進(jìn)行簽字確認。由工廠(chǎng)倉庫對收貨凈重、存放位置、入庫件數進(jìn)行簽字確認，再由采購部綜合上述情況對付款進(jìn)行確認。
原料出庫需填制"領(lǐng)料單"，由領(lǐng)料人、部門(mén)主管簽字確認。
結轉產(chǎn)成品時(shí)需制作"原料耗用及生產(chǎn)量表"，列明多少原料生成多少產(chǎn)品，列明規格、數量。
產(chǎn)品出庫銷(xiāo)售，需制作"產(chǎn)品銷(xiāo)售統計表"，列明當日銷(xiāo)售多少、贈送多少、總金額、折扣金額、凈銷(xiāo)售額；"產(chǎn)品發(fā)貨日報表"，按購貨單位統計對其銷(xiāo)貨多少、折扣額多少。這些表每日均由財務(wù)主任、財務(wù)總監監控。
3、往來(lái)款管理方面
在市場(chǎng)競爭日益激烈的今天，為擴大銷(xiāo)售量，賒銷(xiāo)作為一種促銷(xiāo)的手段，有著(zhù)不可低估的作用，發(fā)生往來(lái)款使銷(xiāo)售和收款這兩種行為之間存在著(zhù)一個(gè)結算周期，從而形成了應收賬款的成本，企業(yè)不得不墊支一定的資金和花費一定費用。隨著(zhù)應收賬款規模增大而成正比例增長(cháng)的壞賬損失，將成為應收賬款投資的最大風(fēng)險。管好應收賬款，目的在于加快資金的回收、周轉，提高應收賬款的變現能力，并對往來(lái)款的發(fā)生、間隔期、清算三個(gè)環(huán)節進(jìn)行嚴格的監督與控制。
該公司在賒銷(xiāo)方面，需填制"客戶(hù)賒銷(xiāo)申請單"，列明客戶(hù)名稱(chēng)、合同號、銷(xiāo)售貨物名稱(chēng)、金額，并由客戶(hù)寫(xiě)明"客戶(hù)申請承諾"保證在什么時(shí)間付款。此單據由行銷(xiāo)部簽署此客戶(hù)尚欠款項，及申請賒銷(xiāo)理由并簽字確認，由財務(wù)部對此客戶(hù)信用進(jìn)行審查，確定對其的信用政策。并由財務(wù)長(cháng)簽字確認，最后由總經(jīng)理簽字同意，才能進(jìn)行賒銷(xiāo)。
企業(yè)在賒銷(xiāo)后對往來(lái)結算準確登記，認真核對，定期清理，使單位有更多的資金開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，積極主動(dòng)地向欠款單位和個(gè)人催收。對賬齡較長(cháng)的欠款單位和個(gè)人發(fā)欠款確認書(shū)，經(jīng)雙方確認簽字后寄回。
對應付、暫付款的有效管理，可使單位能夠充分利用這部分暫時(shí)為企業(yè)所擁有的資金。靈活管理和運用這兩種資金，可使單位提升物流、資金流管理。公司采購原材料基本無(wú)現付現象，均合理利用對方單位給予的無(wú)息信用期，并由財務(wù)部門(mén)對每筆欠付金額、信用期、對方單位均進(jìn)行準確紀錄，到期準確還款，保持著(zhù)良好的信譽(yù)。
4、費用支出方面
隨著(zhù)我國現代企業(yè)制度的建立和完善，加強資金管理、合理使用、節約各項費用成本已成為企業(yè)資金管理的重要組成部分。要在市場(chǎng)經(jīng)濟這個(gè)大潮中求得生存和發(fā)展，必須加強對資金的管理與使用，實(shí)施有效的內部控制制度，管好用好資金，以便提高每一筆資金支出的使用效益。因此加強資金支出的管理是十分重要的。
該合資公司各項資金支出控制制度非常嚴格，不論資金支出用途、金額大小均需填制付款申請單，列明付款提議人名稱(chēng)、付款理由等情況，并必須由批準、財務(wù)負責、經(jīng)理、審核、出納、領(lǐng)款、報銷(xiāo)制單各方負責人同時(shí)簽字才能支付此筆款項，有一方不簽字，將無(wú)法支出此筆現金，雖然手續繁瑣，短時(shí)間內企業(yè)內外各方資金使用人無(wú)法理解，但這種嚴格的控制制度最大程度的控制了付款支出過(guò)程中的所可能發(fā)生的錯誤與舞弊，并且經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間的堅持實(shí)施，企業(yè)內外各方資金使用人也對此制度適應、并自覺(jué)遵守了。
以上是該合資公司的主要內部控制體系，由于飼料行業(yè)的價(jià)格直接受?chē)袢粘Ｋ枰那莸叭饽虄r(jià)格的影響，而目前我國處于通貨緊縮期，禽蛋肉奶價(jià)格偏低因此我國飼料行業(yè)利潤空間很小，大部分企業(yè)虧損、不景氣。但該合資公司連年創(chuàng )造成百上千萬(wàn)凈利潤，在飼料行業(yè)內一支獨秀，我認為這與其設計科學(xué)合理的內部控制管理體系及日常行之有效的對內控制度的監控辦法是密不可分的！
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