ERP應用風(fēng)險與內部控制

編者按：ERP的實(shí)施，就好比危險的飛行一般，讓人膽戰心驚而又無(wú)法抗拒。在ERP的過(guò)程中，要面臨來(lái)自業(yè)務(wù)流程、應用架構、數據質(zhì)量和技術(shù)架構等四個(gè)方面的業(yè)務(wù)風(fēng)險。下文針對如何從內部控制這些風(fēng)險，提出了解決之道。
　　由于對原有手務(wù)流程的重新設計，ERP系統的實(shí)施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。在ERP系統實(shí)施以前，許多企業(yè)基于機的業(yè)務(wù)系統，基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門(mén)運行的，比如銷(xiāo)售系統、采購系統和財務(wù)系統等。這些系統都不是基于跨部門(mén)的流程來(lái)設計的。ERP系統實(shí)現了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開(kāi)出等業(yè)務(wù)集成，實(shí)現了跨職能部門(mén)業(yè)務(wù)處理。
　　在這種情況下，ERP系統中單一的數據庫，使過(guò)去跨部門(mén)的審批流程得到簡(jiǎn)化和壓縮。壓縮所造成的一個(gè)結果是，用于企業(yè)內部控制的許多審計線(xiàn)索在ERP系統的引入后消失了。同時(shí)，企業(yè)過(guò)去基于文件審批的內部控制機制，也無(wú)法適應ERP基于流程的管理需要。更重要的是，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)運作更加依賴(lài)于ERP系統，這種依賴(lài)和信息系統本身特點(diǎn)所導致的脆弱性，形成了企業(yè)新的業(yè)務(wù)風(fēng)險。
　　實(shí)施ERP系統后，企業(yè)所遇到的業(yè)務(wù)風(fēng)險一般來(lái)自四個(gè)方面：業(yè)務(wù)流程、應用架構、數據質(zhì)量和技術(shù)架構。其中，業(yè)務(wù)流程的轉變對企業(yè)內部控制的最大，對企業(yè)內部管理和財務(wù)方面的監控提出了新的要求，這方面的風(fēng)險特征相比過(guò)去發(fā)生了根本性的變化。例如，在ERP系統中，通過(guò)對手工流程的機器處理，比如審批處理自動(dòng)化等，進(jìn)一步增強了完成各種業(yè)務(wù)流程的效率。但是，在新的業(yè)務(wù)執行環(huán)境中，這些審批處理自動(dòng)化將改變企業(yè)內部原有的一些風(fēng)險特征，這時(shí)相應的內部控制體系就需要重新評估和設計。
　　內部控制蘊涵新的風(fēng)險
　　ERP實(shí)行的是流程化的管理，打破了原來(lái)職能部門(mén)的條塊分割，實(shí)現了企業(yè)資源的統一管理和共享。企業(yè)的運行和管理在一定程度上已經(jīng)交給了ERP系統來(lái)進(jìn)行控制。
　　這樣一來(lái)，一方面導致企業(yè)所處的內部風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化，過(guò)去手工狀態(tài)下的控制風(fēng)險，由于ERP系統的引入而變得更加復雜；另一方面，ERP系統的實(shí)施需要對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設計，改變了企業(yè)的組織結構。
　　流程優(yōu)化的目的就是減少或合并流程中重復的、不增值的環(huán)節，原有的基于手工作業(yè)流程中有利于控制的重復環(huán)節將消失，這樣一來(lái)內部控制體系會(huì )發(fā)生變化。這些變化必然對企業(yè)內部的整體控制體系的有效性產(chǎn)生負面影響。在這種情況下，就需要企業(yè)對基于ERP系統的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內部控制進(jìn)行定期的審核，確認是否存在足夠的有效控制以降低由于ERP系統的使用而帶來(lái)的業(yè)務(wù)風(fēng)險。
　　定內部控制目標
　　針對由ERP系統實(shí)施所帶來(lái)的新的業(yè)務(wù)控制風(fēng)險，我們需要對企業(yè)內部控制體系做重新評估和完善。ERP系統實(shí)施之后，內部控制評估的目標通常包括下面這些：
　　1.利用風(fēng)險評估手段重新確定企業(yè)中關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程；
　　2.對整個(gè)流程和控制的設計進(jìn)行評估，確定這些控制是否很好地滿(mǎn)足和支持最終業(yè)務(wù)目標的實(shí)現；
　　3.對崗位職責分離的評估，確保在整個(gè)流程中存在正確的稽核點(diǎn)和平衡點(diǎn)，對敏感業(yè)務(wù)交易給出足夠的訪(fǎng)問(wèn)限制；
　　4.評估控制方式是否合理，比如基于手工流程的控制和基于系統的自動(dòng)控制是否搭配合理。
　　確定評估范圍
　　一般來(lái)說(shuō)，ERP系統將覆蓋營(yíng)銷(xiāo)、計劃、生產(chǎn)、采購、倉儲、財務(wù)、人力資源等企業(yè)運營(yíng)管理的各個(gè)層面。根據經(jīng)驗，如果對每個(gè)流程和控制點(diǎn)都進(jìn)行評估在資源的利用上是非常不的。
　　ERP系統的控制評估必須基于風(fēng)險管理的原則，通過(guò)風(fēng)險評估尋找對主要業(yè)務(wù)運作中影響最大的領(lǐng)域。換句話(huà)說(shuō)，我們可以從企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)風(fēng)險域中尋找對企業(yè)具有最大風(fēng)險的業(yè)務(wù)流程，從而進(jìn)一步確定有哪些ERP模塊在支持這些業(yè)務(wù)流程�！　∫话銇�(lái)說(shuō)，我們通過(guò)對業(yè)務(wù)流程所有者的訪(fǎng)談，來(lái)確定我們的評估范圍�！　≡趯�實(shí)施了ERP系統的的調研和風(fēng)險評估中，我們發(fā)現，ERP系統中涉及到企業(yè)收入業(yè)務(wù)、支出業(yè)務(wù)和庫存業(yè)務(wù)的系統控制流程對企業(yè)的業(yè)務(wù)能否順利運轉比較大。對于這種影響，是這樣定義的：由于業(yè)務(wù)控制的削弱，導致企業(yè)出現和違規問(wèn)題的可能性增加�！　±�如，企業(yè)管理層非常關(guān)注財務(wù)控制的內部和外部流程，因為那些這些流程決定了財務(wù)數據的準確性，是反映企業(yè)運作是否健康的“脈搏”。因此，我們通常會(huì )更關(guān)注收入業(yè)務(wù)，它包括主數據維護、銷(xiāo)售訂單處理、發(fā)運、開(kāi)票、退貨和收款等控制�！　�評估控制方案　　在確定評估范圍之后，我們需要對這些流程進(jìn)行描述和。對ERP流程中的每個(gè)動(dòng)作，我們都需要追溯到它的結果，描述風(fēng)險特征并確認相應的控制點(diǎn)�！　≡贓RP環(huán)境中，通常有兩種控制方式我們需要考慮：一種是基于系統的控制，另一種是基于流程的控制。在ERP系統支撐的業(yè)務(wù)流程中，上述兩種方式通常需要結合使用�！　∈止た刂浦饕�依靠個(gè)人職責的履行來(lái)完成。比如，通常付款是需要通過(guò)填表、簽字確認才可支付的�；�于ERP系統的控制，是由軟件來(lái)完成的，通過(guò)控制數據的有效性和合理性來(lái)限制和核查動(dòng)作的合法性。ERP系統的參數設置將決定這個(gè)領(lǐng)域的控制級別�！　∵@些控制包括用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)、字段驗證、工作流和許多其他用于確保數據處理一致性的控制。例如，系統會(huì )自動(dòng)拒絕生成一張與前一次序號相同的發(fā)票。這樣就自動(dòng)降低了差錯發(fā)生的可能性和應付帳款處理的混亂�！　≈档米⒁獾氖�，在ERP系統實(shí)施過(guò)程中，某些二次開(kāi)發(fā)工作會(huì )削弱在系統中已經(jīng)設置好的控制，從而產(chǎn)生新的風(fēng)險因子。這個(gè)時(shí)候，我們必須要用手工控制來(lái)彌補�！　�完善控制，杜絕盲區　　需要了解的是，即便根據ERP系統的要求，調整和優(yōu)化了內部控制，減少了由于“流程自動(dòng)化”帶來(lái)的內部控制可能的削弱，仍然無(wú)法徹底消除系統本身的特點(diǎn)導致的控制盲區。這在復雜的系統接口和多用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)情形下，問(wèn)題是比較突出的�！　『苌儆衅髽I(yè)用一個(gè)系統將企業(yè)所有的數據和流程都管理起來(lái)。所以，ERP系統和其他系統之間的接口是實(shí)現不同系統間數據互聯(lián)互通的必需。這些位于不同系統之間的接口是一個(gè)重要的風(fēng)險區域�！　∮捎诓煌�系統的數據格式可能完全不同，為了實(shí)現數據的傳遞，就需要進(jìn)行一系列的轉換。這就要求針對不同的技術(shù)平臺和特點(diǎn)開(kāi)發(fā)不同的接口，這些接口會(huì )產(chǎn)生新的控制方面的問(wèn)題和風(fēng)險。另一方面，許多企業(yè)在實(shí)施了ERP系統后，陷入了用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)方面的問(wèn)題。比如，如果訪(fǎng)問(wèn)權限開(kāi)放給不應該擁有訪(fǎng)問(wèn)權限的個(gè)人或團體，它將極大地提高數據遭到破壞的風(fēng)險。缺乏對這類(lèi)用戶(hù)權限的有效控制，會(huì )降低那些敏感交易的安全性。所以，用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)對敏感交易的訪(fǎng)問(wèn)需要通過(guò)有效的控制，例如責權分離的原則加以限制�！　∽鳛槠髽I(yè)管理信息化進(jìn)程中重要的一項內容，ERP系統正逐步在企業(yè)中得到廣泛。但是，當我們關(guān)注其為企業(yè)帶來(lái)巨大的管理提升和經(jīng)濟效益的同時(shí)，也必須充分認識到由于ERP系統自身的特點(diǎn)所帶來(lái)的風(fēng)險。針對這些風(fēng)險，和制定ERP環(huán)境下企業(yè)的內部控制策略，是ERP應用中不容忽視的新課題。

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