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多校區學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理分析
[論文關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；多校區；學(xué)籍
[論文摘要]本文從學(xué)校學(xué)籍管理工作的范圍及其重要性入手，結合所在學(xué)校多校區學(xué)籍管理現狀，就做好多校區學(xué)籍管理工作及相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了探討。
目前，我國許多學(xué)校存在多校區的運行模式。面對多校區運行模式，如何做好學(xué)籍管理工作，是擺在所有學(xué)籍管理人員面前的一個(gè)值得思考的問(wèn)題。本文結合我校的實(shí)際，對多校區學(xué)籍管理問(wèn)題作如下探討。
一、學(xué)校學(xué)籍管理的現狀及單一校區學(xué)籍管理優(yōu)勢
學(xué)籍管理模式根據辦學(xué)規模的不同，大致可分為院校直接管理和校院兩級管理兩種基本模式。院校直接管理模式是指學(xué)籍管理只設院校一級管理部門(mén)，不再設下一級管理部門(mén)，這種模式在學(xué)生人數少、學(xué)歷層次單一的院校比較普遍。校院級管理是指學(xué)籍管理設兩級管理部門(mén)，通過(guò)業(yè)務(wù)隸屬共同做好學(xué)籍管理工作。目前，我國院校學(xué)籍管理多采用校院兩級管理的模式。隨著(zhù)規模的擴大，對學(xué)校人才培養目標的要求也由精英時(shí)代的統一模式向個(gè)性化轉變，學(xué)籍管理單純依賴(lài)傳統意義上的手工管理很難保證管理的效度。上世紀90年代初，各學(xué)校紛紛將管理手段引人到日常管理中。近幾年，隨著(zhù)學(xué)校管理手段信息化程度的不斷提高，使學(xué)籍集中管理成為可能，并逐漸成為必需。
單一校區的學(xué)籍管理的優(yōu)勢主要表現在是專(zhuān)人管理，為學(xué)籍管理數據的準確性提供了基礎。具體表現如下:
第一，便于發(fā)現問(wèn)題。單一校區的學(xué)籍管理集中在學(xué)籍管理部門(mén)的專(zhuān)職學(xué)籍管理人員。作為學(xué)籍管理人員，都會(huì )定期提取學(xué)籍信息進(jìn)行審核。面對數萬(wàn)條學(xué)籍信息，靠逐條查找是不可能發(fā)現問(wèn)題的，只有通過(guò)不同口徑下的查詢(xún)、不同條件下的才可能發(fā)現問(wèn)題。、匕如，某次提取學(xué)籍數據時(shí)發(fā)現和記錄數據不符，某次做氛計時(shí)兩種條件下兩次統計結果不一致等等。
第二，便于解決問(wèn)題。學(xué)籍管理人員的常規工作就是做好日常的學(xué)籍異動(dòng)及相關(guān)數據統計，即學(xué)生的休、復、轉、退、升降級等工作。學(xué)籍管理人員時(shí)時(shí)都在面對不同學(xué)業(yè)情況的學(xué)生，并與數字打交道，將工作做好、保證數據準確，是學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)，這一點(diǎn)在教務(wù)管理軟件應用還不是完善階段尤為重要。學(xué)籍管理人員每天都應從系統上通過(guò)提取、匯總、統計等多種方式清點(diǎn)人數，審查學(xué)籍信息。如同工人師傅干久了同一項工作就生出經(jīng)驗、掌握技術(shù)一樣。專(zhuān)人管理技術(shù)的優(yōu)勢就體現在問(wèn)題出現了，能很快找出原因，在下次做同樣操作時(shí)管理人員就會(huì )格外注意，盡量避免再次出現同樣的錯誤。在我校綜合教務(wù)系統調試階段，就出現過(guò)丟失記錄的現象。由于是專(zhuān)人管理，每次出現問(wèn)題我們都能很快發(fā)現，并利用備用庫核對、追加，及時(shí)補救，沒(méi)有給其他部門(mén)的工作帶來(lái)影響。
第三，凸現學(xué)籍管理的統一性。學(xué)籍管理工作是一項系統工作，是一項集政策與服務(wù)于一身的工作，它是由很多個(gè)獨立且又統一的工作環(huán)節構成。在單一校區，學(xué)籍管理人員同處一室又各有分工，這一模式高效率地實(shí)現了學(xué)籍管理工作的全部職責，它一方面避免了工作中相互推誘等不良現象，另一方面又在統一科室中實(shí)現相同的管理目標。在某種意義上，同一校區的就像一個(gè)小家庭，他們同居一室，各有分工，完成共同的工作中的不同細節，小家庭要做好同一件事很容易實(shí)現。
二、多校區的出現及引發(fā)的學(xué)籍管理問(wèn)題
我國大學(xué)多校區產(chǎn)生的起因是的大發(fā)展，是我國高等教育綜合化和大眾化的必然趨勢和結果。目前我國高等學(xué)校多校區主要由院校合并及興建新校區而形成，許多院校進(jìn)行著(zhù)一校多區的辦學(xué)實(shí)踐，這對原有的學(xué)校管理模式提出了新課題，以往單一校區的管理模式能否在一校多區的現狀下順利運行并力求實(shí)現高質(zhì)量和高效率，是擺在眾多高校領(lǐng)導和管理工作者面前的一個(gè)巫待解決的問(wèn)題，就本文涉及的學(xué)籍管理而言，不可避免地會(huì )引發(fā)出一些問(wèn)題。
上面我們已經(jīng)提到，多校區的產(chǎn)生主要有兩種原因，一是院校合并，二是興建新校區。多校區的出現勢必導致學(xué)校的分散。多校區引發(fā)的學(xué)籍管理問(wèn)題首先是管理分散與政策執行尺度統一。對于因院校合并形成多校區的高校，這一問(wèn)題尤為突出。首先，原來(lái)兩個(gè)甚至于多個(gè)獨立院校合并成一所大學(xué)，一經(jīng)合并，在同一培養層次上，應該執行同一學(xué)籍管理規定，并掌握相同的執行尺度，但由于原有多校情況不同，做到這一點(diǎn)需要一個(gè)過(guò)程;其次，學(xué)籍管理直接面對學(xué)生、教師及家長(cháng)，在高校大力開(kāi)展教學(xué)改革，提倡多層次培養人才的今天，學(xué)籍管理的服務(wù)職能更加突出，時(shí)時(shí)刻刻地體現在日常工作中。學(xué)籍管理人員應當奉行“以人為本”的服務(wù)理念，做到“管理育人、服務(wù)育人”。再次，一所大學(xué)的各類(lèi)證明證書(shū)統一管理、各類(lèi)數據統一上報，這是管理中必須堅持的原則。分散管理使這些本來(lái)操作簡(jiǎn)單的具體工作復雜化了，網(wǎng)絡(luò )版的教務(wù)管理軟件在多校區如何實(shí)現數據的唯一性、準確性?如何實(shí)現了數據共享?學(xué)校中更多部門(mén)關(guān)注并依賴(lài)該系統提供的數據做具體工作，解決實(shí)際問(wèn)題，這是我們管理者引進(jìn)軟件時(shí)期望達到的目的之一。如果數據是不準確的，那高校就沒(méi)法實(shí)現引進(jìn)這樣一套系統提高管理水平的初衷。
由上可見(jiàn)，多校區的出現，對高校原有運行模式和管理是一種考驗。
三、做好多校區學(xué)籍管理工作的幾點(diǎn)建議
基于以上分析，筆者認為，要做好多校區學(xué)籍管理工作，必須著(zhù)力做好以下幾個(gè)方面工作。
第一，加強業(yè)務(wù)培訓，實(shí)現政策執行尺度的統一。實(shí)現政策執行尺度一致，需要管理人員對相關(guān)政策有準確理解和掌握，只有諳熟有關(guān)政策，才能做好政策的執行人。因此，加強學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓越發(fā)重要。各高校都按照部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規定》制定了一套符合本校實(shí)際情況的學(xué)籍管理實(shí)施細則。通過(guò)培訓，使管理人員了解相關(guān)法規，掌握本校相關(guān)管理文件，熟悉本職業(yè)務(wù)，逐漸成長(cháng)為一名好的政策執行人。對于那些因院校合并產(chǎn)生的多校區學(xué)校，加強對來(lái)自不同校區的學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓更為迫切。
第二，強化“以人為本”的管理理念。學(xué)籍管理中的“以人為本”多體現在為學(xué)生服務(wù)上。由于校區問(wèn)題，有些工作的周期勢必加長(cháng)，在某種意義上，削弱了服務(wù)。針對這一問(wèn)題，一方面要進(jìn)一步規范學(xué)籍管理工作流程，盡可能簡(jiǎn)化辦事程序;另一方面要充分利用網(wǎng)絡(luò )克服地域問(wèn)題，提高管理的時(shí)效;此外，學(xué)籍管理人員要在布置具體工作時(shí)，充分考慮到多校區問(wèn)題，提前做好預案，充分在各項工作體現“以人為本”的管理理念。
第三，明確分下，責任到人。在同一校區時(shí)，學(xué)籍管理人員在同一科室辦公，工作一般按類(lèi)劃分，同一件工作的出處保持唯一。多校區的出現，我們不得不考慮到距離問(wèn)題，有些工作可以簡(jiǎn)單地用“條塊”管理劃分，學(xué)籍管理卻無(wú)法實(shí)現簡(jiǎn)單的“條塊”管理。如果必須用“條塊”管理來(lái)劃分的話(huà)，必須是“條塊結合，時(shí)而以條為主，時(shí)而以塊為主”。
日常學(xué)籍處理和一般證明管理“以塊為主，以條為輔”，兩個(gè)校區同時(shí)做，并對本校區負責。日常學(xué)籍處理各自分別做，一般的證明如在學(xué)證明、退學(xué)證明、退檔證明等同時(shí)開(kāi)具，用編號加以區分。由于學(xué)籍處理對應的是同一個(gè)學(xué)籍庫，因此，除了要求管理人員做事仔細認真、做好日常記錄外，還需要在業(yè)務(wù)的隸屬關(guān)系上作明確規定，即多校區的學(xué)籍管理人員之間并不是相互獨立的關(guān)系，而是相互聯(lián)系的整體，在業(yè)務(wù)工作上，校本部學(xué)籍管理部門(mén)可以對分校區學(xué)籍管理人員直接下達指令，各校區領(lǐng)導應給予支持。
學(xué)生信息人庫、學(xué)籍信息上報、證書(shū)印制、新生注冊、畢業(yè)生學(xué)歷注冊、一些長(cháng)效性證明及證書(shū)的管理工作“以條為主，以塊為輔”。學(xué)生信息人庫、學(xué)籍信息上報、證書(shū)印制、新生電子注冊、畢業(yè)生學(xué)歷注冊等工作均需專(zhuān)人來(lái)做，但是這些工作的準備工作及數據信息的審核等則需各校區學(xué)籍管理人員共同來(lái)做。對于長(cháng)效性證明及證書(shū)的管理，涉及相關(guān)法律法規的嚴肅性和編號問(wèn)題，這類(lèi)證明、證書(shū)在不同的校區單獨編號顯然不妥，必須有統一的出口。為解決好這類(lèi)問(wèn)題，還需要我們在管理中完善辦事周期，用規范的辦事流程來(lái)提高工作效率。
第四，定期溝通，加強交流。學(xué)籍管理工作是一項嚴肅的工作，不允許由于地域的原因各行其是。對于多校區學(xué)籍管理工作而言，定期的溝通顯得尤為重要。在教務(wù)管理系統中，多校區會(huì )使數據庫無(wú)形的分割，形式上是各校區分工負責管理，但是學(xué)籍庫、成績(jì)庫是無(wú)法也不可能按照地域、學(xué)院分割開(kāi)的，學(xué)籍管理必須堅持統一管理。所以，學(xué)籍管理人員的定期溝通很重要。定期溝通，不僅可以避免不經(jīng)意出現的問(wèn)題，將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，還可以提高學(xué)籍管理的效能，實(shí)現學(xué)籍信息及時(shí)準確，為其他教學(xué)管理工作提供更為有效的數據依據。
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