財務(wù)電算化的內部控制

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　　摘要：針對會(huì )計電算化系統設計開(kāi)發(fā)不完善、授權安全、數據執行主體和保存介質(zhì)、會(huì )計人員操作失誤等內部控制問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

 

　　隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計算機數據處理技術(shù)在會(huì )計領(lǐng)域得到了廣泛的應用。隨著(zhù)會(huì )計電算化的應用，對企業(yè)的內部控制制度也提出了新的要求，原手工會(huì )計所采用的內部控制制度已不適應電算化會(huì )計的要求。由于計算機技術(shù)自身的問(wèn)題及會(huì )計人員業(yè)務(wù)水平和個(gè)人素質(zhì)等原因，會(huì )計電算化信息系統的應用也存在許多問(wèn)題。因此，必須加強會(huì )計電算化系統的內部控制以保證財務(wù)實(shí)行電算化后的系統正常、安全、有效地運行。

 

　　1 會(huì )計電算化信息系統內部控制存在的問(wèn)題

 

　　會(huì )計電算化系統環(huán)境下的內部控制是會(huì )計內部控制的特殊形式。隨著(zhù)計算機的發(fā)展特別是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，會(huì )計電算化系統將向著(zhù)更加深廣的方向發(fā)展，也將給企業(yè)的財務(wù)管理帶來(lái)新的挑戰。會(huì )計電算化系統取代傳統的手工會(huì )計系統將是一種必然趨勢，但會(huì )計電算化系統在我國還是新生事物，與傳統的手工會(huì )計系統相比還存在許多問(wèn)題具體表現在：

 

　　1.1會(huì )計電算化系統設計開(kāi)發(fā)不夠完善

 

　　有些企業(yè)，特別是大型企業(yè)具有的行業(yè)特殊性無(wú)法直接使用通用會(huì )計電算化系統，只能自己開(kāi)發(fā)會(huì )計電算系統。由于在軟件研發(fā)之前對需求分析和可行性評價(jià)進(jìn)行得不夠全面、充分、細致，對未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的前瞻不足，考慮基層單位的實(shí)際情況不夠深入，不夠貼切實(shí)際，不能滿(mǎn)足千變萬(wàn)化的業(yè)務(wù)需要，結果造成與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統不能完全接口需要手工處理。

 

　　1.2會(huì )計電算化系統授權存在安全隱患

 

　　傳統手工會(huì )計授權下，對于每一項業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都有相應工作人員的簽名和印章。簽名和印章或運行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

 

　　1.3會(huì )計電算化系統數據執行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

 

　　會(huì )計電算化系統數據運行中一旦硬件系統出現故障，將導致數據不能處理，會(huì )計工作不能進(jìn)行。一旦程序染上病毒，也將會(huì )嚴重危害系統的安全，若不能及肘排除病毒很有可能擴大損失。會(huì )計數據主要保存在計算機的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中，一旦磁介質(zhì)因受熱、受潮、折損等原因出現損失，保存的會(huì )計數據將會(huì )丟失，如果沒(méi)有及時(shí)相關(guān)備份的話(huà)，將給會(huì )計電算化系統造成嚴重的損失，嚴重地影響到企業(yè)的會(huì )計工作。

 

　　1.4會(huì )計電算化中會(huì )計人員操作失誤存在安全隱患

 

　　由于會(huì )計人員專(zhuān)業(yè)水平和電腦水平參差不齊，對會(huì )計電算化系統理解、使用、掌握等存在問(wèn)題，也有可能導致數據錯誤、信息失真。

 

　　1.5會(huì )計電算化系統數據庫分散管理存在安全隱患

 

　　目前，有的大型集團企業(yè)存在將會(huì )計電算化系統數據庫分散在各分支企業(yè)管理的情況。作為大型集團企業(yè)若數據處理環(huán)節分散進(jìn)行，一個(gè)基層企業(yè)數據出現錯誤，上級企業(yè)不能及時(shí)發(fā)現必然導致整個(gè)會(huì )計信息系統的數據失真。

 

　　2 加強和完善會(huì )計電算化系統內部控制的若干對策

 

　　會(huì )計電算化系統的內部控制是內部審計工作的一部分，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節，內部控制的好壞將決定著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的成敗。世界上凡是經(jīng)營(yíng)管理成果出眾的企業(yè)，一定擁有出色一流的電算化會(huì )計信息內部控制系統。在我國，會(huì )計電算化系統尚處于初級階段，加強和完善會(huì )計電算化系統將是十分重要和必要的。

 

　　2.1加強會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)人員組織控制

 

　　在會(huì )計電算化系統環(huán)境下，要對手工系統環(huán)境下的組織結構做出調整，對各類(lèi)會(huì )計崗位進(jìn)行重新劃分，在授權過(guò)程中運用內部審計，按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)人員、維護人員和會(huì )計業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工，形成三類(lèi)工作崗位：系統設計與維護崗位、財務(wù)處理崗位和專(zhuān)業(yè)核算崗位，必須堅持不相容崗位相分離的原則。

 

　　2.2加強會(huì )計電算化系統操作和維護控制

 

　　會(huì )計電算化系統操作和維護控制主要是通過(guò)制定一套完整而嚴格的操作與維護規程來(lái)實(shí)現的。規程應包括操作的具體流程、各環(huán)節的主要分工和職責、注意事項、維護的時(shí)間和內容、維護的程序等。通過(guò)加強會(huì )計電算化系統操作與維護控制，保證財務(wù)軟件操作的規范化，保證財務(wù)軟件正確安全地運轉，防止軟件被非法修改、刪除。

 

　　2.3加強會(huì )計電算化系統檔案管理

 

　　會(huì )計信息系統檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報表、憑證、存儲會(huì )計數據和程序的軟盤(pán)及其他存儲介質(zhì)。會(huì )計的電算化系統在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專(zhuān)人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤(pán)點(diǎn)整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。

 

　　2.4加強會(huì )計電算化系統工作人員的職業(yè)道德建

 

　　設和專(zhuān)業(yè)水平培訓如果作為電算化會(huì )計系統實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數據庫的數據、非法取得口令，最終則達不到內部控制的目的。因此，道德規范、行為準則、能力素質(zhì)的建設應直接納入內部控制結構的內容。企業(yè)管理者應當重視對財務(wù)工作人員的選用與培養，增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達到會(huì )計電算化系統的主體誠信。

 

　　2.5加強會(huì )計財務(wù)軟件的研發(fā)和維護

 

　　對于財務(wù)軟件的研發(fā)管理尤為重要。在軟件研發(fā)之前要進(jìn)行需求分析和可行性評估，以達到滿(mǎn)足企業(yè)會(huì )計核算的目標。同時(shí)對在用財務(wù)軟件進(jìn)行定期維護、以保證軟件安全、平穩、高效運行，并不斷完善財務(wù)軟件的功能。

 

　　2.6加強會(huì )計電算化系統財務(wù)辦公地點(diǎn)管理

 

　　工作人員不得在財務(wù)專(zhuān)用計算機上上網(wǎng)、插入外來(lái)軟盤(pán)、光盤(pán)，以防止病毒侵入計算機破壞計算機軟件、硬件。定期對計算機進(jìn)行查毒、殺毒等工作，保護會(huì )計電算化系統軟件環(huán)境的安全。財務(wù)工作地點(diǎn)應實(shí)行“閑人免進(jìn)”制度，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，實(shí)行工作日制和來(lái)訪(fǎng)登記制度，實(shí)行專(zhuān)機、專(zhuān)用、專(zhuān)人制度。

 

　　2.7加強會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)操作的控制

 

　　會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過(guò)程的控制是保證會(huì )計核算系統有效的關(guān)鍵。對審核通過(guò)的數據、會(huì )計業(yè)務(wù)人員經(jīng)過(guò)正確的輸入，進(jìn)行恰當的處理和運行，并及時(shí)輸出，會(huì )計核算系統才能實(shí)現自身的目標。

 

　　2.8實(shí)行會(huì )計電算化系統數據集中控制管理

 

　　以數據集中為基礎，以網(wǎng)絡(luò )為支撐，將原多個(gè)數據庫集中到省級或區域的中心庫進(jìn)行集中運行管理，并按管理工作制度和標準統一工作流程，開(kāi)展會(huì )計電算化的各項日常工作。這樣在中心庫就能及時(shí)掌握各項第一手資料，從而進(jìn)一步強化對各基層公司的監管力度，有效防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，降低經(jīng)營(yíng)成本。

 

　　電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展，將使會(huì )計電算化系統不斷更新和完善。目前，會(huì )計電算化系統已在各個(gè)企業(yè)廣泛應用。WTO后，中國經(jīng)濟的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入快車(chē)道，與世界經(jīng)濟融為一體；中國的企業(yè)正在國際國內兩個(gè)市場(chǎng)上抓住機遇與接受挑戰，并積極參與國際競爭和國際分工。因此，會(huì )計電算化系統內部控制的好壞直接影響到企業(yè)的管理和效益。為了提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益，各個(gè)企業(yè)在財務(wù)工作中甚至在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中要切實(shí)加強和完善會(huì )計電算化系統的內部控制。

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