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會(huì )計電算化條件下的企業(yè)內部控制制度會(huì )計畢業(yè)論文
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摘 要：隨著(zhù)電子信息技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì )計電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多，文章就如何建立一整套適合電算化會(huì )計系統的內部控制制度進(jìn)行了初步探討。
關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；內部控制。
電子信息技術(shù)日益普及，企業(yè)建立了電算化會(huì )計系統后，會(huì )計核算和財務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會(huì )計數據處理的速度加快了，會(huì )計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，會(huì )計電算化的實(shí)施，也為企業(yè)的內部控制帶來(lái)了許多前所未有的新問(wèn)題，對企業(yè)內部控制制度造成了極大的沖擊。
1 內部控制環(huán)境發(fā)生了變化。
企業(yè)使用計算機處理會(huì )計和財務(wù)數據后，企業(yè)會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì )計部門(mén)的組成人員從原來(lái)由財務(wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧?wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專(zhuān)家組成。會(huì )計部門(mén)不僅利用計算機完成基本的會(huì )計業(yè)務(wù)，還能利用計算機完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門(mén)完成的更為復雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷(xiāo)售預測、人力資源規劃等。
隨著(zhù)遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個(gè)終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會(huì )計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成；原先應由幾個(gè)部門(mén)按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。
2 內部控制的內容也更加廣泛。
在電算化方式下，內部控制的內容在傳統方式的基礎上，又出現了許多新的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：
2.1 確保原始數據操作的準確性。
在電算化會(huì )計中，電子計算機輸出的數據是在程序控制之下，對輸入的原始數據自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會(huì )計報表等工作均在計算機程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而，電腦中的原始數據必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機的，這就要求一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保持準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會(huì )計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。
2.2 嚴格控制操作人員的權限。
授權、批準控制是一種常見(jiàn)的、基礎的內部控制。在手工會(huì )計系統中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節都要經(jīng)過(guò)某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會(huì )計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會(huì )使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結果，加大出現錯誤的風(fēng)險。
2.3 要避免會(huì )計檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險。
在手工會(huì )計系統中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì )計憑證或會(huì )計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會(huì )計電算化后，會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會(huì )計核算無(wú)紙化，修改數據不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會(huì )計電算化對會(huì )計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數據文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會(huì )計數據和計算機程序。如計算機機內及磁盤(pán)內會(huì )計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。
3 加強電算化系統的內部控制制度建設的具體措施。
3.1 操作程序控制制度化。
為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定嚴格的操作規程。操作規程主要指計算機業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：
�。�1） 各種錄入的數據均需經(jīng)過(guò)嚴格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證；（2）數據錄入員對輸入數據有疑問(wèn)，應及時(shí)核對，不能擅自修改；（3）發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；（4）開(kāi)機后，操作人員不能擅自離開(kāi)工作現場(chǎng)；（5）要做好日備份數據，同時(shí)還要有周備份、月備份。當然，這些制度還必須隨著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的變化而不斷修改完善。只有通過(guò)完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì )計信息的真實(shí)性和可靠性。
3.2 必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。
職責分工首先是將電算化部門(mén)與用戶(hù)部門(mén)的職責相分離。會(huì )計核算軟件正式投入使用后，原有會(huì )計機構必須做相應調整，對各類(lèi)人員制定崗位責任制度。會(huì )計電算化后的工作崗位可分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位�；緯�(huì )計崗位可包括：會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算、稽核、會(huì )計檔案管理等工作崗位；電算化會(huì )計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會(huì )計軟件系統等工作崗位。機構調整必須同組織控制相結合，以實(shí)現職權分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現錯誤或違法行為。如規定系統開(kāi)發(fā)人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。
不相容職責的恰當分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規行為提供合理的保證，但是，合伙即可避開(kāi)這類(lèi)控制，況且控制措施發(fā)揮作用的有效程度關(guān)鍵還要取決于執行人員的實(shí)際行動(dòng)。因此，在考察對發(fā)生故意錯弊行為的意圖進(jìn)行控制的策略方面，可以考慮增加施行這種行為的難度，增加被逮住或結果失敗的可能性，并加大對此類(lèi)行為的懲罰力度。實(shí)施這一策略的兩種有代表性的方法就是實(shí)行職責輪流制和內部審計制度。除部分組織程序有特別規定以及不能實(shí)行職責輪流制的崗位外，員工應該輪換工作。
3.3 加強系統與網(wǎng)絡(luò )的安全控制，嚴格系統操作環(huán)境管理。
加強系統安全控制主要應從防止未經(jīng)授權的人員擅自動(dòng)用系統各種資源。保護程序和數據的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：
�。�1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專(zhuān)用電腦；
�。�2）設置操作權限限制；
�。�3）操作人員身份的密碼控制，規定交接班手續和登記運行日志；
�。�4）數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進(jìn)行定期的預防性檢查，系統被破壞時(shí)，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。
網(wǎng)絡(luò )安全指標包括數據保密、訪(fǎng)問(wèn)控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數據備份及機器的使用規范，U盤(pán)專(zhuān)用及防病毒感染，數據加密技術(shù)，訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò )傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過(guò)上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內部網(wǎng)絡(luò )及外部網(wǎng)絡(luò )傳輸中的安全性。
3.4 做好電算化會(huì )計檔案管理工作。
在實(shí)行會(huì )計電算化之后，隨著(zhù)存儲介質(zhì)的改變，對會(huì )計檔案管理的要求也比較嚴格。同時(shí)，對會(huì )計檔案的概念也就有所發(fā)展。在會(huì )計電算化情況下，除了打印輸出的賬、證、表以外，整個(gè)系統開(kāi)發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會(huì )計檔案的范疇。另外，對存有會(huì )計數據的有關(guān)介質(zhì)也應妥善保管。
企業(yè)已有的控制措施一般都是為重復發(fā)生的業(yè)務(wù)類(lèi)型而設計的，因此會(huì )對不正常的或未能預料到的業(yè)務(wù)類(lèi)型失去控制的能力。企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會(huì )導致原有的控制程序對新增的內容失去控制作用，在變化過(guò)程中可能會(huì )發(fā)生差錯和不合規行為。應建立一種例行過(guò)程的反饋機制，監督控制的功能。此外，控制所尋求的保證水平有必要根據其成本而定，一般來(lái)說(shuō)，控制程序的成本不能超過(guò)風(fēng)險或錯誤可能造成的損失和浪費。當避免損失的努力不符合成本效益原則時(shí)，商業(yè)保險是免遭過(guò)大損失或者是可能性小的發(fā)生不頻繁損失的最好方式。購買(mǎi)承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系統風(fēng)險所引起損失的大小。保險并不針對普通操作上的薄弱點(diǎn)，但是，它能保護系統因破壞者、自然災害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統的員工以及因失去文件、軟硬件或數據中斷所引起的收入損失。
參考文獻：
朱榮恩.內部控制評價(jià).時(shí)代出版社，20xx.
莊明來(lái).會(huì )計電算化研究.中國金融出版社，20xx.
付得一.會(huì )計信息系統.中央廣播電視大學(xué)出版社，20xx.
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