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企業(yè)檔案管理工作的不足及對策管理學(xué)論文
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種記錄，它全面記錄了企業(yè)的成長(cháng)歷史，承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價(jià)值與文化，是企業(yè)軟實(shí)力的重要載體和源泉。由此不難看出企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要地位，如何做好企業(yè)檔案管理工作便顯得尤為重要。目前中央三令五申要加強企業(yè)檔案管理工作，各基層單位也確實(shí)加強了檔案管理工作，但現實(shí)工作中仍然存在一些實(shí)際問(wèn)題。
一、企業(yè)檔案管理現狀的分析
由于行業(yè)經(jīng)營(yíng)規模和經(jīng)濟基礎的差異性，企業(yè)檔案管理水平也存在較大差異：大型骨干企業(yè)檔案管理人員配備比較專(zhuān)業(yè)、齊全，設施比較完備，一些中小型企業(yè)則不盡然，主要存在以下問(wèn)題：
1.檔案意識不強，對檔案重要性認識不足
檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，日常工作瑣碎繁雜，沒(méi)有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)并創(chuàng )造經(jīng)濟效益，因此不能得到領(lǐng)導的足夠重視，只有在企業(yè)達標升級時(shí)才能引起領(lǐng)導重視。由于部分領(lǐng)導對檔案綜合管理參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要性認識不足，加之對檔案管理重要性宣傳不夠，造成領(lǐng)導對檔案工作發(fā)展缺乏計劃性或計劃落實(shí)不到位，影響了檔案工作的正常開(kāi)展。
2.檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化
一些企業(yè)檔案管理僅滿(mǎn)足于做好日常的收收發(fā)發(fā)、借查閱等事務(wù)性工作，檔案管理工作處于維持狀態(tài)。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規章制度，但監管執行不到位，文件資料歸檔不及時(shí)，不完整;有些密級較高的檔案資料不能?chē)栏衤男袡n案借閱手續，資料長(cháng)期留在使用者手中，造成不安全隱患。由此可見(jiàn)，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要有監管落實(shí)，要使檔案管理工作制度化、常態(tài)化，這樣才能使檔案管理工作有序發(fā)展。
3.缺乏資金投入，檔案信息化建設不完善
隨著(zhù)科技的不斷發(fā)展和現代化辦公設施的不斷完善，各行各業(yè)無(wú)紙化辦公不斷普及，對檔案管理人員素質(zhì)、設備要求也不斷提高。更多的文件、資料需要實(shí)行網(wǎng)上傳輸，這樣才能最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。許多企業(yè)僅僅使用了一些簡(jiǎn)單的檔案辦公管理設施，沒(méi)有建立局域網(wǎng)，不能實(shí)現網(wǎng)上傳輸，不能確保第一時(shí)間滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員需求，技術(shù)成果不能最大化地實(shí)現資源共享。其主要原因是一些企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理工作缺乏足夠的認識，認為企業(yè)檔案工作沒(méi)有直接參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟效益，是被邊緣化的管理工作。因此檔案工作資金投入不能保證，管理手段長(cháng)期一成不變，遠遠不能適應檔案工作發(fā)展的需求。
4.專(zhuān)業(yè)知識匱乏、檔案業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍不高
企業(yè)檔案管理人員許多是轉行或者年齡偏大，專(zhuān)業(yè)知識相對匱乏，知識結構參差不齊，缺乏現代化科學(xué)管理知識，不適應新形勢下的企業(yè)檔案工作發(fā)展需要，嚴重影響檔案管理水平。
5.忽視檔案編研，不能最大限度地挖掘檔案價(jià)值
檔案日常工作十分繁瑣，加之也不太被大家重視，因此大多數人只是滿(mǎn)足做好日常事務(wù)，看好攤子，沒(méi)能從主觀(guān)上對企業(yè)檔案進(jìn)行深度挖掘。其實(shí)檔案不僅是企業(yè)資產(chǎn)的憑證和活動(dòng)的記錄，更重要的是企業(yè)經(jīng)營(yíng)智慧和發(fā)展歷程的結晶。如果我們檔案工作者能夠對企業(yè)檔案進(jìn)行認真梳理，專(zhuān)題編研，便能為企業(yè)決策者更好地把握企業(yè)發(fā)展的客觀(guān)規律，增強企業(yè)決策的預見(jiàn)性和主動(dòng)性提供借鑒和依據。
二、解決企業(yè)檔案現狀的對策
1.加強檔案宣傳，提高全員參與意識
要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹(shù)立全員檔案意識。因為企業(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的系統、完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的完整、準確性。例如：我們單位是一個(gè)科研型企業(yè)，大量的科技資料都是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員在生產(chǎn)一線(xiàn)形成的。根據這一特點(diǎn)我們制定了一系列歸檔措施，從工程最初的技術(shù)方案，施工過(guò)程的現場(chǎng)資料直至工程完成后的成果資料實(shí)行全過(guò)程編號控制，要求工程技術(shù)人員從工程開(kāi)始就注重資料的收集，對資料的完整、準確、及時(shí)歸檔有明確規定。檔案管理人員直接參與資料歸檔質(zhì)量的監管工作，并將歸檔信息反饋相關(guān)管理部門(mén)，資料歸檔的好壞與個(gè)人的經(jīng)濟效益直接掛鉤。由此確保了工程資料歸檔的完整性、準確性，同時(shí)也為工程技術(shù)人員日后借鑒利用技術(shù)資料提供了有力保障。
2.完善制度，加強監管
健全的制度是企業(yè)行為的準則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關(guān)規定，按照《企業(yè)檔案工作規范》的要求，結合本單位實(shí)際制定和完善各項規章制度。對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照有關(guān)規定實(shí)施;對歸檔范圍、保管期限、文件密級的設定，以及歸檔、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節要有明確規定;對檔案的借、查閱，庫房的管理等必須嚴格按制度執行。同時(shí)要加強制度執行的監管力度，要有分管領(lǐng)導專(zhuān)門(mén)負責，充分發(fā)揮二級單位負責人的作用，讓大家共同來(lái)參與檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作落到實(shí)處，使檔案管理工作持續有效發(fā)展。
3.加強檔案信息化建設，提升檔案管理水平
目前大多數企業(yè)已利用微機進(jìn)行檔案管理，但僅實(shí)現了檔案目錄級管理或部分檔案數字化管理，較之過(guò)去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作。但這并不是真正意義上的數字化檔案管理。數字化檔案管理是指通過(guò)運用計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，結合數據庫系統實(shí)現對文書(shū)、科技、照片、實(shí)物等檔案的數字化管理，對有價(jià)值的檔案數據等多媒體信息進(jìn)行數字化加工、存儲和管理。應逐步實(shí)現檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心模式過(guò)渡。
兵器集團公司檔案館劉左館長(cháng)在2011年集團檔案工作會(huì )上明確指出：“檔案信息化是實(shí)現檔案服務(wù)的基礎，是檔案現代化管理的基礎”。2011年集團公司檔案館開(kāi)展了全系統檔案工作大檢查，重點(diǎn)提出了“十二五”期間各企業(yè)要加大檔案信息化建設投入，以提高檔案的綜合實(shí)力為重點(diǎn)，努力為企業(yè)提供全方位、多元素、主動(dòng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而實(shí)現企業(yè)檔案工作由實(shí)物管理向資源知識管理的轉變，由被動(dòng)工作向主動(dòng)作為的轉變。因此各企業(yè)應借檔案檢查的東風(fēng)，加快檔案信息化建設步伐，努力提升企業(yè)檔案管理水平。
4.加強人才隊伍建設，努力挖掘檔案最大利用價(jià)值
隨著(zhù)社會(huì )和經(jīng)濟的快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。如何適應新形勢發(fā)展的需要，如何做好新形勢下的檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問(wèn)題。
鑒于檔案管理工作的現狀，企業(yè)首先要加強檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識的培訓，加強新技術(shù)、新知識的學(xué)習。在這方面我單位比較注重檔案人員的繼續教育培訓工作，凡是上級主管部門(mén)或行業(yè)相關(guān)單位有新規范、新熱點(diǎn)、新知識的培訓班，在條件允許的情況下盡可能的讓檔案管理人員去參加;同時(shí)鼓勵檔案管理人員申報專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)，并在時(shí)間和經(jīng)費上給予一定的支持。由此極大地調動(dòng)了檔案管理人員的工作熱情，對提升我單位的檔案管理水平起到了推動(dòng)作用。
其次，企業(yè)要加強檔案的開(kāi)發(fā)。檔案的開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現的重要途徑。對此國資委副主任李偉在2010年檔案工作會(huì )議上的講話(huà)做了最好的詮釋?zhuān)骸皺n案既要管好，更要用好，要善于多角度、深層次地開(kāi)發(fā)和集成，形成一批高質(zhì)量的檔案信息資源編研成果，主動(dòng)為企業(yè)領(lǐng)導決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)，力爭將檔案資源轉變?yōu)槠髽I(yè)的競爭優(yōu)勢，轉變?yōu)槠髽I(yè)的現實(shí)生產(chǎn)力和現實(shí)財富”。
過(guò)去檔案管理工作重管理、輕開(kāi)發(fā)。這一方面與領(lǐng)導的重視不夠有關(guān)，另一方面與管理者的自身素質(zhì)有關(guān)。首先，開(kāi)展檔案編研工作要耗費大量的時(shí)間和精力，同時(shí)需要相關(guān)部門(mén)共同參與，因此得到領(lǐng)導的支持尤為重要;再者我們檔案管理人員要有無(wú)私奉獻精神，因為檔案編研工作是在不增加人員、不增加時(shí)間、不影響正常工作的前提下開(kāi)展的一項工作，需要花費大量的時(shí)間和精力在浩瀚的資料庫里去翻閱、查詢(xún)，從而提煉出對企業(yè)有價(jià)值的檔案資料。我單位在檔案編研工作上進(jìn)行了一些有益的嘗試，我們根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，結合我單位的工作特點(diǎn)，選取五十年記事、信用檔案、優(yōu)秀工程等專(zhuān)題開(kāi)展了編研工作。近年，自中國機電兵船工業(yè)檔案學(xué)會(huì )開(kāi)展檔案編研征集工作以來(lái)，每年我們都呈報了編研作品(均獲部級二等獎)。正因為我們的不懈努力和完成了一批優(yōu)秀的編研成果，在單位崗位定級工作中，檔案管理人員得到了領(lǐng)導的認可，將檔案崗位從管理三級崗調至管理二級崗;同時(shí)我們的編研成果也為單位的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作提供了可靠的信譽(yù)保障。由此不難看出，要想使檔案管理工作被領(lǐng)導重視、不處于邊緣化，檔案管理者必須通過(guò)自身的努力，用實(shí)際的工作成績(jì)引起領(lǐng)導的關(guān)注，只有這樣才能使領(lǐng)導及各方面對檔案管理工作給予高度的重視，及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際困難，從而使檔案管理工作在領(lǐng)導的支持、廣大員工的認可、檔案工作者的不懈努力下得以良性、有效地發(fā)展。
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