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企業(yè)質(zhì)量治理體系內部審核探析
隨著(zhù)我國加進(jìn)WTO，以及全球一體化的迅猛，國際化的趨勢成為不可避免。按照國際化的要求，轉換企業(yè)治理理念，通過(guò)為顧客創(chuàng )造價(jià)值的同時(shí)，實(shí)現企業(yè)自身價(jià)值的增值，從而達到“雙贏(yíng)”或“多贏(yíng)”的局面。積極按照國際標準，構建和認證企業(yè)質(zhì)量治理體系，已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的一種趨勢和潮流。質(zhì)量審計，作為內部審計的一項新課題，作為企業(yè)質(zhì)量治理體系一個(gè)關(guān)鍵性的接口，正日益引起企業(yè)，尤其是取得ISO9000系標準注冊資格企業(yè)的關(guān)注和重視。它對于體系的不斷完善和發(fā)展，起著(zhù)極為重要的作用。為此，筆者就如何搞好質(zhì)量體系內部審核作一些探析，以期對企業(yè)的貫標工作有所幫助。
一、治理層的高度關(guān)注
貫徹國際標準（簡(jiǎn)稱(chēng)“貫標”）能否成功，質(zhì)量治理體系能否持續有效運行，領(lǐng)導的作用極為關(guān)鍵。質(zhì)量治理體系的內部審核，涉及到體系的各職能部分和所有過(guò)程，只有企業(yè)的治理層從思想上重視，從人、財、物等方面予以大力的支持，內審工作才能順利開(kāi)展，貫標工作才能有所保證，企業(yè)認證注冊后才能繼續努力，實(shí)現體系持續有效的改進(jìn)。因此，治理層要把貫標工作作為一項長(cháng)期戰略來(lái)抓，變傳統企業(yè)質(zhì)量治理“管結果”為“管過(guò)程、管因素、管結果”，將貫標工作和企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)運作有機地結合起來(lái)，從而使企業(yè)的質(zhì)量治理從最初的“做”標準，到自覺(jué)地“用”標準，進(jìn)而到“發(fā)展”標準的轉變。
二、審核隊伍的精心建設
從某種層面上看，審核隊伍素質(zhì)的高低將直接左右著(zhù)審核的效果。因此，企業(yè)必須精心地抓審核隊伍的建設，從組織上為貫標得以有效運行提供基礎性保障。首先，聘任合適的審核職員。企業(yè)應從各職能部分中選聘具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識、富有治理經(jīng)驗和具有強烈責任感的同道擔當此任。其次，對審核職員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的培訓，包括ISO9000系標準的培訓。通過(guò)專(zhuān)業(yè)機構培訓、審核職員之間的輪換以及適時(shí)的交流和研討等手段，使審核職員不僅能熟練把握標準，正確理解并把握企業(yè)的質(zhì)量手冊和程序文件，更重要的是要能夠熟練地運用標準，能夠熟練審核并指導質(zhì)量體系的實(shí)施。
三、審核工作的嚴謹務(wù)實(shí)
內審的目的是通過(guò)發(fā)現來(lái)推動(dòng)和實(shí)現質(zhì)量體系的持續改進(jìn)，因此，審核工作必須嚴謹務(wù)實(shí)，必須富有成效。筆者以為，企業(yè)質(zhì)量治理體系的內部審核，不妨從如下方面進(jìn)行策劃：
1.重視審核預備
包括成立審核組、編制并安排好審核計劃、預備工作文件等，其目的是使審核工作更具針對性，更具效率。每年年初，企業(yè)應聘任具有合格資質(zhì)的審核職員組成審核組，委任審核組長(cháng)。對全年審核工作要進(jìn)行全面的策劃，對質(zhì)量體系審核的范圍、活動(dòng)內容和時(shí)間、審核職員的分組以及審核依據等要作出具體安排，該計劃經(jīng)治理高層批準后應及時(shí)分送到體系所涉及的所有職能部分。同時(shí)，審核組要根據計劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，預備現場(chǎng)審核記錄清單，為審核活動(dòng)順利開(kāi)展做好各項預備。
2.開(kāi)好三個(gè)“會(huì )議”
主要是指首次會(huì )議、審核組會(huì )議和末次會(huì )議。這三個(gè)會(huì )議對于審核組與受審部分之間的的溝通和交流，審核信息的及時(shí)反饋，以及對審核過(guò)程的控制都起著(zhù)十分重要的作用。因此，審核組對每個(gè)會(huì )議的側重點(diǎn)、會(huì )議要通報的主要事項以及要討論的主要議題，要有清楚的了解，做好充分的預備。
首次會(huì )議和末次會(huì )議一般由企業(yè)領(lǐng)導、審核組全體成員、各相關(guān)部分的負責人及有關(guān)職員參加。會(huì )議應“簡(jiǎn)而短”，切中要害。首次會(huì )議主要是申明審核目的和范圍，傳達審核計劃，夸大審核原則，澄清有關(guān)題目，落實(shí)相關(guān)安排。末次會(huì )議主要是報答受審方給予的支持，通報審核結論，報告不符合項，重申審核原則，重點(diǎn)則是對不符合項提出糾正措施和要求。而審核組會(huì )議，是在現場(chǎng)審核結束后審核組召開(kāi)的內部會(huì )議，必須“詳而實(shí)”，具體且有內容，其主要議題是對審核結果進(jìn)行回納、，協(xié)調相關(guān)題目，審核不符合項報告，評價(jià)質(zhì)量體系運行的有效性和充分性，為末次會(huì )議做預備。
3.抓好現場(chǎng)調查
這是整個(gè)審核工作關(guān)鍵性環(huán)節和重要的接口，是整個(gè)審核工作最靈魂的部分�，F場(chǎng)審核獲取的客觀(guān)證據和相關(guān)信息，將是評價(jià)質(zhì)量體系運行有效性和充分性的重要依據。在現場(chǎng)審核中，審核職員不僅要有強烈的責任心，嚴格按照標準要求，更需要正確把握并運用好審核的技巧和策略�，F場(chǎng)審核主要圍繞兩方面展開(kāi)，一是收集客觀(guān)證據，二是對客觀(guān)證據進(jìn)行。因此，審核必須把握好切進(jìn)點(diǎn)，選擇好審核的路徑，運用好審核，發(fā)揮好專(zhuān)業(yè)判定。
在審核路徑的選擇方面，審核職員可根據檢查表的設計要求，自身生產(chǎn)工藝、經(jīng)營(yíng)/服務(wù)的特點(diǎn)，企業(yè)的組織架構等實(shí)際情況，公道安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調查，因此，審核應盡可能抽取其有代表性的樣本，同時(shí)更應取得受審部分的密切配合，以便使審核結論客觀(guān)公正�，F場(chǎng)調查一般包括“聽(tīng)、看、問(wèn)、查”四個(gè)環(huán)節�！奥�(tīng)”主要是聽(tīng)受審部分有關(guān)職員的先容：“看”主要是查閱受審部分有關(guān)資料，其中包括制度、計劃、規范、程序和原始記錄等：“問(wèn)”主要是在聽(tīng)取先容情況時(shí)提出，問(wèn)清情況，把握現狀：“查”主要是為立論有據，將聽(tīng)、看、問(wèn)收集到的情況和題目，采取順藤摸瓜的方法，到現場(chǎng)查證核實(shí)，一查到底，由點(diǎn)及面了解全貌。在現場(chǎng)調查中，審核職員要面對較為復雜的人和事，會(huì )遭碰到各種意外的情況，審核職員要發(fā)揮自身所長(cháng)，充分運用好專(zhuān)業(yè)的判定，尤其是對不符合項的界定，除了深刻理解標準的要求外，還要把握一些技巧，要貫徹“以事實(shí)為依據，以標準為準繩”的判定理念。
4.撰寫(xiě)好一個(gè)“報告”
審核報告是整個(gè)審核工作的外在體現，是在對客觀(guān)證據及審核記錄進(jìn)行認真統計、分析、回納和評價(jià)基礎上形成的審核。審核組長(cháng)對審核報告的編制、正確性和完整性負責。審核報告既要簡(jiǎn)明扼要，又要提供足夠的信息，使看報告人能對審核有一個(gè)全面的了解。因此，撰寫(xiě)審核報告既要把握足夠的客觀(guān)證據和審核發(fā)現，又要透過(guò)現象看本質(zhì)，通過(guò)局部看全局，要用典型的事實(shí)、數據說(shuō)話(huà)，要聚焦組織領(lǐng)導和顧客關(guān)心的題目。不符合項糾正和預防措施，既要體現可操縱、可控制、可評價(jià)，不能就事論事，又要體現預防、系統、，貫徹持續改進(jìn)的思想。審核結論應與末次會(huì )議上結論一致。審核報告在報有關(guān)治理高層審查同意后，盡快投遞受審方。
四、加強內部審核的后續跟蹤
改進(jìn)是永無(wú)止境的。企業(yè)的質(zhì)量治理體系也是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，只有通過(guò)不斷的完善和改進(jìn)，才能推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)運作的規范化，從而提升企業(yè)整體質(zhì)量治理平臺，更好地拓展業(yè)務(wù)，參與市場(chǎng)競爭。開(kāi)展質(zhì)量?jì)炔繉徍说闹饕康氖前l(fā)現題目，促使有關(guān)職能部分采取糾正和預防措施，以實(shí)現質(zhì)量/服務(wù)的改進(jìn)。因此，審核組對審核報告所揭示的題目，要加強后續的跟蹤，對不符合項糾正和預防措施的實(shí)施和驗證，要進(jìn)行后續的檢查，對檢查中發(fā)現的題目，要及時(shí)與有關(guān)部分匯總分析，提出整改措施，對實(shí)施情況再驗證，從而對質(zhì)量體系的正常運作及時(shí)提供監視和指導，為質(zhì)量體系的實(shí)施提供必要的外部保障。
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