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銀行內部審計外包的操作和控制論文
內容提要:
銀行實(shí)行內部審計業(yè)務(wù)外包策略,不僅能節約內部審計成本,而且還可以提高內部審計工作的質(zhì)量和效率,但也會(huì )產(chǎn)生一定的風(fēng)險。文中就銀行在操作內部審計業(yè)務(wù)外包時(shí),如何把握好風(fēng)險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監督控制等主要環(huán)節進(jìn)行了探討。
(一)
銀行業(yè)務(wù)外包是一種商業(yè)戰略,就是銀行把自身內部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專(zhuān)門(mén)機構。外包的理論基礎是企業(yè)再造理論。企業(yè)再造根本思想就是徹底擯棄大工業(yè)時(shí)代的模式,重新塑造與當今時(shí)代信息化、全球化相適應的企業(yè)模式。它是從另一個(gè)角度反映企業(yè)組織如何去適應不斷變化的環(huán)境。隨著(zhù)信息化和全球化進(jìn)程的不斷發(fā)展,包括把內部審計業(yè)務(wù)等一些銀行非核心業(yè)務(wù)外包出去已成為一種趨勢。
就銀行方面而言,實(shí)行內部審計業(yè)務(wù)外包策略的主要好處不僅能節約內部審計成本,而且還可以提高內部審計工作的質(zhì)量和效率。
1、以?xún)?yōu)補絀。
我國各家銀行內部審計資源普遍不足,這種不足不僅表現在數量上,更表現在質(zhì)量上。一是缺少普遍適用的專(zhuān)業(yè)實(shí)務(wù)標準和審計條例。二是內部審計人員的專(zhuān)業(yè)能力不能滿(mǎn)足需要,特別是在收集信息、檢查、評價(jià)和交流方面能力不夠,審計的手段、方法落后,不能適應銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)日益增加的技術(shù)復雜程度和內部審計部門(mén)需要承擔的繁重任務(wù)。三是銀行審計理論滯后。國內銀行的內部審計人員是一個(gè)相當規模的群體,但尚無(wú)一成熟的理論和專(zhuān)業(yè)標準。從銀行方面講,內部審計業(yè)務(wù)外包能使銀行利用自身所沒(méi)有的專(zhuān)業(yè)技能,有機會(huì )利用外部先進(jìn)的審計技術(shù)和理論,比如獲得特別審計項目的專(zhuān)門(mén)技能和知識,而銀行內部是不具備這種知識的。通過(guò)業(yè)務(wù)外包可揚長(cháng)避短,以?xún)?yōu)補絀。對于某些規模和風(fēng)險程度都不大的小銀行來(lái)說(shuō),可以考慮將內部審計職能外包給外部專(zhuān)家,并由高級管理層負責監督實(shí)施審計師的建議,確定負責實(shí)施建議的人員。
2、降低內部審計成本。
國內銀行的內部審計機構從總行→一級分行→二級分行或區域內部審計中心,估計銀行系統的內部審計人員超過(guò)3萬(wàn)人。這樣龐大的機構和眾多的人員,銀行系統每年為此需耗費數十億元成本。內部審計業(yè)務(wù)外包可以部分削減這方面昂貴的招聘、培訓和福利支出,從而可大大降低銀行相應的成本。
3、提高內部審計效率。
作為銀行內部審計業(yè)務(wù)外包商的會(huì )計師事務(wù)所,其注冊會(huì )計師是審計領(lǐng)域的專(zhuān)家。他們所掌握的審計手段、技術(shù)、方法和專(zhuān)業(yè)水準具有明顯的優(yōu)勢,由專(zhuān)家來(lái)做能更好地完成審計目標。
4、提高內部審計質(zhì)量。
內部審計的質(zhì)量主要體現在審計結果的客觀(guān)性和公正性,而獨立性是內部審計部門(mén)保持客觀(guān)性和公正性的物質(zhì)基礎。我國銀行的內部審計體制雖經(jīng)近年改革,但仍沒(méi)有實(shí)現真正意義上的獨立。而外包商不涉及銀行的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或選擇或實(shí)施內部控制措施,也可以避免和被審計銀行機構發(fā)生任何利益沖突。所以,實(shí)行內部審計業(yè)務(wù)外包,可從根本上解決獨立性問(wèn)題,外包商可以向銀行管理層和銀行監管人提供高質(zhì)量的審計信息。
從社會(huì )方面看,銀行內部審計外包可利用比較優(yōu)勢,使社會(huì )審計資源得到充分利用。從外包商----注冊會(huì )計師及事務(wù)所(CPA)方面來(lái)說(shuō),銀行內部審計不僅是一個(gè)專(zhuān)業(yè)問(wèn)題,而且還是一個(gè)很大的產(chǎn)業(yè),因為它是一個(gè)很大的市場(chǎng)。隨著(zhù)中國銀行業(yè)走向世界,這個(gè)市場(chǎng)會(huì )越來(lái)越大。金融機構內部審計社會(huì )化是世界性的趨勢,因為這樣可以節約審計成本,提高審計質(zhì)量。中國的銀行內部審計市場(chǎng),對CPA來(lái)說(shuō)充滿(mǎn)機遇,也充滿(mǎn)挑戰。目前,我國金融機構有20多萬(wàn)個(gè),金融從業(yè)人員300萬(wàn)人,有待審計的銀行資產(chǎn)達幾十萬(wàn)億元。這就是說(shuō),現在不是有沒(méi)有金融審計市場(chǎng)的問(wèn)題,而是中國的CPA有沒(méi)有能量去占領(lǐng)這個(gè)市場(chǎng)的問(wèn)題。對CPA來(lái)說(shuō),目前是一個(gè)千載難逢的機遇。中原逐鹿,不知鹿死誰(shuí)手。競爭的對手不僅是國內同業(yè)之間,更多的還會(huì )來(lái)自國際上的知名會(huì )計公司。我國CPA業(yè)應作戰略性的調整,將現有的審計資源向金融審計傾斜,作好充分的準備,以迅速占領(lǐng)這個(gè)市場(chǎng)。
尤其值得一提的是,金融是現代經(jīng)濟系統的核心,誰(shuí)掌握了中國未來(lái)金融審計的市場(chǎng),誰(shuí)就掌握了中國審計市場(chǎng)的未來(lái)。它的意義不僅在于銀行審計本身的巨大市場(chǎng),而且可帶動(dòng)整個(gè)審計市場(chǎng);它不但是審計市場(chǎng)新的增長(cháng)點(diǎn),而且對傳統審計業(yè)務(wù)可起到優(yōu)化和催化作用。金融審計業(yè)務(wù)可提高我國CPA的整體素質(zhì),提高事務(wù)所的競爭能力,而銀行內部審計業(yè)務(wù)是金融審計業(yè)務(wù)的一個(gè)重要部分。
(二)
內部審計業(yè)務(wù)外包在給銀行帶來(lái)上述諸多好處的同時(shí),也帶來(lái)了風(fēng)險。銀行在實(shí)際操作內部審計業(yè)務(wù)外包時(shí),應當把握好風(fēng)險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監督控制等主要環(huán)節。
1、風(fēng)險評估。
銀行董事會(huì )和高級管理層應當負責了解與內部審計業(yè)務(wù)外包相關(guān)的風(fēng)險,并確保有效的風(fēng)險管理程序的充分到位。作為董事會(huì )職責的一部分,董事會(huì )應當就內部審計外包對銀行戰略目標和計劃的支援情況、與外包商的關(guān)系管理情況進(jìn)行評估。沒(méi)有一個(gè)有效的風(fēng)險評估階段,內部審計外包就可能與銀行的戰略計劃不一致,或代價(jià)不菲,或帶來(lái)不可預見(jiàn)的風(fēng)險。
內部審計外包的風(fēng)險評估應當考慮下列情形:金融機構的戰略目的、目標和經(jīng)營(yíng)需要;評價(jià)和監督外包關(guān)系的能力;內部審計業(yè)務(wù)對金融機構的重要性和被外包的風(fēng)險程度;對內部審計業(yè)務(wù)外包的明確要求;必要的控制和報告程序;外包商的合同義務(wù)和要求;內部審計的應急計劃;對內部審計外包協(xié)議的持續評估,以評價(jià)是否與銀行戰略目標一致和外包商的工作業(yè)績(jì);是否符合監管要求和有關(guān)準則。
2、選擇外包商。
一旦銀行完成了風(fēng)險評估,管理層就應當對內部審計外包商進(jìn)行評估,以確定其運行情況和財務(wù)狀況是否滿(mǎn)足銀行的需要。管理層應當將銀行的需求、目標和必要的控制要求告訴潛在的內部審計外包商。管理層也應當對外包合同的有關(guān)規定進(jìn)行討論。在選擇一個(gè)合格的內部審計外包商時(shí),銀行應當考慮外包商以下三個(gè)因素:即專(zhuān)業(yè)知識和技能、運行情況和控制情況、外包商的財務(wù)狀況。
在外包商的專(zhuān)業(yè)知識和技能方面,銀行應當考慮:評估外包商提供內部審計服務(wù)的經(jīng)驗和能力;識別銀行必須對外包商進(jìn)行支援以全面管理風(fēng)險的領(lǐng)域;評價(jià)外包商在未來(lái)預期的運作環(huán)境下提供內部審計服務(wù)的經(jīng)驗知識;必要的話(huà),要進(jìn)行現場(chǎng)督察,以更好地了解外包商是如何開(kāi)展內部審計服務(wù)的。
在外包商的運行和控制情況方面,銀行應當考慮:確定外包商與內部控制相關(guān)的標準、政策和程序的健全性;審查外包商的審計報告,以確定內部審計范圍是否全面,內部控制措施是否完備;評價(jià)銀行是否能夠完全、及時(shí)地獲得外包商的內部審計信息。在外包商的財務(wù)狀況方面,銀行應當考慮:分析外包商最近被審計的財務(wù)報表和年報;考慮外包商在內部審計行業(yè)中的執業(yè)期限有多長(cháng)、市場(chǎng)份額有多大。
由此可見(jiàn),一個(gè)良好的外包商必須是具備專(zhuān)業(yè)勝任能力和適當的知識技能、內部控制完備、財務(wù)狀況良好的公司。他們應當是一批既精通國際銀行游戲規則又熟悉國際審計游戲規則的人才。就我國國情而言,銀行內部審計的外包商主體主要應當是會(huì )計師事務(wù)所及其注冊會(huì )計師。我國注冊會(huì )計師要通過(guò)審計實(shí)踐和理論研究,總結、歸納和創(chuàng )造一套既符合國際慣例,又有自身特點(diǎn)的組織結構、企業(yè)文化、金融審計方法與理論。銀行在選擇內部審計外包商時(shí)除上述因素以個(gè)外,還要綜合考慮:一是外包商的資質(zhì)。經(jīng)人行和財政部許可,目前國內有68家會(huì )計師事務(wù)所取得從事金融審計業(yè)務(wù)的資質(zhì)。二是評價(jià)客戶(hù)在社會(huì )上執業(yè)信譽(yù)如何。三是外包商在銀行審計領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)水平如何。四是外包商的收費標準。
3、審查外包合同。
內部審計外包合同是銀行機構與提供內部審計服務(wù)的外包商之間簽訂的一項契約。合同應當考慮銀行經(jīng)營(yíng)需求和在風(fēng)險評估、選擇外包商階段被識別出的重要風(fēng)險因素。合同應當明確采用書(shū)面形式,內容應當具體詳細,包括:內部審計的服務(wù)范圍、業(yè)績(jì)標準、安全保密、控制措施、審計條款、報告制度、爭議解決等。
(1) 服務(wù)范圍。
合同應當明確規定有關(guān)各方的權利和義務(wù),包括外包商的任務(wù)和職責;外包商實(shí)施的風(fēng)險分析和制定的計劃必須事先得到銀行高級管理層的批準。
(2) 業(yè)績(jì)標準。
業(yè)績(jì)標準規定了外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿(mǎn)足標準實(shí)施的補救措施。銀行機構應當定期審查外包商的業(yè)績(jì)標準,確保其內部審計服務(wù)與銀行戰略目標相一致。外包商必須親自承諾將所需資源應用于根據審計計劃有效地執行其任務(wù)
(3) 安全保密。
合同應當規定外包商有保守銀行信息資源機密的義務(wù),以防止銀行商業(yè)機密的泄密。
(4) 控制措施。
銀行應當考慮外包商的內部控制措施;遵循監管要求的合規性;外包商保持的有關(guān)記錄;高級管理層或其代表、外部審計師或其代表及監管當局有權在任何時(shí)候接觸與外包商任務(wù)有關(guān)的記錄,包括審計工作計劃和工作報告。
(5) 審計條款。
合同應當訂明外包商提供的內部審計報告類(lèi)型(如財務(wù)、內部控制和安全評估)。合同也應當訂明內部審計次數、有關(guān)審計成本和銀行獲取內部審計結果的權利。銀行應當特別關(guān)注對網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)的內部審計服務(wù)。
(6) 報告制度。
合同條款應當規定銀行收到的內部審計報告的類(lèi)型和次數。
(7) 爭議解決。
銀行機構應當在合同中訂立一個(gè)爭議解決規定,以解決未來(lái)潛存的問(wèn)題。
銀行管理層應當考慮合同是否具備足夠的靈活性,以適應技術(shù)和金融機構運作的變化。所以銀行與外包商之間也應當訂立可以改變合同條款的協(xié)議,尤其是如果發(fā)現重大問(wèn)題需要擴大審計工作的時(shí)候。在簽字之前,應當由法律顧問(wèn)進(jìn)行審查。
4、控制和監督。
實(shí)行內部審計業(yè)務(wù)外包可以給銀行帶來(lái)很大的好處,但另一方面外包也可能給銀行帶來(lái)風(fēng)險,比如喪失或減少對外包業(yè)務(wù)的控制。尤其是當銀行將一項重要職能外包出去的時(shí)候,就需要對這些風(fēng)險進(jìn)行管理和監督。而且,外包也可能對監管當局收集信息或要求改變被外包的職能的運作方式的能力產(chǎn)生負面影響。
高級管理層應當確保銀行達成一項有效期較長(cháng)的合同,同時(shí)確保外包商精通必要的專(zhuān)業(yè)知識,能夠考慮到有關(guān)銀行的特點(diǎn)。即使外包商提供了內部審計服務(wù),銀行董事會(huì )和高級管理層仍舊要負責確保內部控制系統(包括內部審計職能)得到有效的運作。
銀行機構應當讓具資深和經(jīng)驗豐富的審計師擔任內部審計部門(mén)負責人,并考慮維持一支少量精干的內部審計隊伍。外包商協(xié)助審計人員確定要審查的風(fēng)險,提出建議,實(shí)施經(jīng)內部審計經(jīng)理批準的審計程序,并與內部審計經(jīng)理共同向董事會(huì )或其審計委員會(huì )報告其發(fā)現。銀行內部審計部門(mén)應當十分精通銀行各項重要業(yè)務(wù),以檢查和評估這些業(yè)務(wù)內部控制措施的功能、效率和有效性。但外部專(zhuān)家也可以承擔某種內部審計部門(mén)不會(huì )或不十分精通的檢查任務(wù)。另外,內部審計部門(mén)負責人應當了解外部專(zhuān)家的知識要融入其所在部門(mén),有可能的話(huà)要讓其一到幾個(gè)部屬參與外部專(zhuān)家的工作。
當銀行機構實(shí)施外包安排時(shí),其運作風(fēng)險就會(huì )增加。監管機構應當寄希望于銀行就外包將對銀行總體風(fēng)險組合和銀行內部控制系統所產(chǎn)生的影響進(jìn)行分析。具體而言,銀行應當在以下三個(gè)方面對外包商實(shí)施監督控制程序:
(1)在監督外包商的財務(wù)和運作狀況時(shí),銀行應當定期評價(jià)外包商的財務(wù)狀況;審查審計報告和獲取的監管檢查報告,評價(jià)外包商系統和控制措施的完備性;跟蹤檢查審計報告所指明的任何缺陷;定期審查外包商與內部控制有關(guān)的政策;監督外包商在內部審計方面的人事變動(dòng);實(shí)施現場(chǎng)監督檢查。
(2)在評估外包商提供的內部審計服務(wù)質(zhì)量時(shí),銀行應當定期審查有關(guān)外包商業(yè)績(jì)的報告,確定這些報告是否準確;及時(shí)追查內部審計的任何問(wèn)題,評估外包商加強內部審計水準的計劃;評價(jià)外包商支持和增強銀行戰略導向的能力;定期與外包商會(huì )晤討論業(yè)績(jì)和運作問(wèn)題。
(3)在監督合同遵守情況和進(jìn)行必要修改時(shí),銀行應當審查內部審計外包收費的發(fā)票;定期審查合同條款是否得到遵守,是否有必要根據銀行需要和技術(shù)發(fā)展狀況對某些條款進(jìn)行修改;保留與合同遵守、修改和爭議解決相關(guān)的檔案記錄。
如果外包合同突然出現終止的情況,銀行應當具備應急計劃。假如在內部審計領(lǐng)域有許多可待選擇的外包商,應急計劃應當對一個(gè)候選外包商進(jìn)行詳細的調查。假如新外包商需要一段時(shí)間才能開(kāi)展工作的話(huà),銀行就必須考慮臨時(shí)增加其自身的內部審計努力。
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