淺析建設物資二級庫房 加強醫院成本控制

　　摘要：加強物資管理是控制醫院成本的一大抓手，文章分析了醫院建設二級庫房的必要性，對在哪些科室建設二級庫房及需要注意的問(wèn)題提出了建議。

　　關(guān)鍵詞：二級庫房　成本控制　醫院管理

　　新醫改方案明確提出：“定期開(kāi)展醫療服務(wù)成本測算，科學(xué)考評醫療服務(wù)效率”、“加強成本核算和控制”。新的《醫院財務(wù)制度》規定，醫院財務(wù)管理的主要任務(wù)之一，就是“加強經(jīng)濟管理，實(shí)行成本核算，強化成本控制，實(shí)施績(jì)效考評，提高資金使用效益”。隨著(zhù)醫療衛生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，成本管理已經(jīng)成為醫院財務(wù)管理重要工作之一，而物資管理更是具有重要地位，不僅因為藥品、材料等物資占醫療收支的比重很大，而且物資保障的便捷性、及時(shí)性直接影響到診療流程和服務(wù)效率①。

　　一、二級庫房的概念

　　1.醫院一般都設有物資倉庫，購買(mǎi)的物資必須辦理驗收、入庫手續，統一存放于此，各科室再從此領(lǐng)取物資。這樣的物資倉庫我們稱(chēng)之為一級庫房，一級庫房應該是每家醫院都有的。而在日常工作中，除醫院物資一級庫房以外，一些科室需要集中請領(lǐng)，并提供給多個(gè)科室或病人使用，如供應室，還有一些科室只供本科室使用，但使用量相當大，在需要使用物資前，一般會(huì )憑經(jīng)驗將一定時(shí)間內可能需要使用的物資一次申請購買(mǎi)，在辦理入庫手續后又一次性領(lǐng)取。實(shí)際上這部分物資全部存放于相應科室，因此又產(chǎn)生了一個(gè)科室的小庫房，如檢驗科。因這些原因形成的庫房我們稱(chēng)之為二級庫房。

　　2.多數醫院除了直接用于病人的藥品可以以病人藥費的記賬直接減少藥品庫房外，衛生材料、其他材料以及非直接作用于病人的藥品試劑，均是由使用科室根據需要向一級庫房申請領(lǐng)取，領(lǐng)到科室的物資就由科室人員誰(shuí)用誰(shuí)取、隨用隨取，科室負責人在估計用得差不得多的時(shí)候，向一級庫房申請領(lǐng)取。如此反復，既沒(méi)有比較明確的管理規范，也沒(méi)有定期盤(pán)點(diǎn)制度，甚至在醫院進(jìn)行清產(chǎn)核資時(shí)，也因為其無(wú)賬可查而較少為管理層所關(guān)注，這些物資的管理與控制更多的是憑所在科室人員的自覺(jué)性。建設二級庫房就是要對這部分物資的入庫、存儲、出庫、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節進(jìn)行規范管理。

　　二、建設物資二級庫房的必要性

　　1.新的《醫院財務(wù)制度》指出，“成本管理是指醫院通過(guò)成本核算和分析，提出成本控制措施，降低醫療成本的活動(dòng)”，加強對醫院物資的管理是勢在必行。庫房管理作為整個(gè)醫院管理的重要組成部分，一直是醫院管理中比較薄弱的環(huán)節之一，新醫改對醫院管理提出了更高要求，如何加強醫院庫房管理與建設，如何以最小的成本獲得盡可能大的經(jīng)濟效益，如何以比較低廉的價(jià)格為病人提供更好的服務(wù)，是每一個(gè)醫院必須追求的目標。加強物資管理無(wú)疑是醫院成本控制的重點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)用性也很強，二級庫房的建設，可以為建立科學(xué)的物資管理流程提供良好的基礎。

　　2.降低庫存，提高資金使用效率。實(shí)行一級庫房管理往往只能根據經(jīng)驗分析判斷各個(gè)科室大約需要儲備多少物資,往往因為對具體情況的不了解與科室實(shí)際使用情況存在一定的差距。建立二級庫房管理則更加貼近科室的實(shí)際使用情況，使用科室能更好地掌握什么時(shí)間需要補充什么物資、補充多少，從而大大減少物資的庫存，降低物資占用的儲備資金，提高資金的使用效率。建立二級庫房后，科室負責人可以隨時(shí)了解物資的庫存量、入庫量、使用量，為其加強科室成本管理提供了基礎數據，能較好地調動(dòng)其參與成本控制的積極性。

　　3.增加期間成本的可比性。一級庫房管理時(shí)，在科室辦理領(lǐng)用手續后，就直接全額計入科室當期支出，事實(shí)上每個(gè)科室每個(gè)期末仍然存在庫存物資，有的科室庫存量還很大，個(gè)別科室甚至為了調節各個(gè)期間的獎金，故意多領(lǐng)或少領(lǐng)物資，每個(gè)月的物資消耗波動(dòng)幅度很大，與醫療收入根本就不配比。實(shí)行二級庫房管理，科室領(lǐng)用的物資在消耗前仍作為庫存物資管理，真實(shí)地反映了物資的實(shí)際消耗情況，能與醫療收入很好地配比反映，成本核算與分析的數據更加真實(shí)可靠，有利于加強成本控制。

　　4.加強盤(pán)點(diǎn)，堵塞物資管理中的漏洞。醫院是一個(gè)開(kāi)放場(chǎng)所，雖然科室的物資不是人人可以接觸，但可以接觸的人群還是很多的，除了醫生、護士外，護工、保潔人員、支持轉運人員、保安等都可以接觸到，如果科室對物資疏于管理，就存在相當大的漏洞。建立二級庫房后，對于二級庫房物資的管理是參照一級庫房進(jìn)行管理的，加強定期和不定期盤(pán)點(diǎn)，在人員調動(dòng)、價(jià)格調整等時(shí)都必須盤(pán)點(diǎn)，都會(huì )增強管理人員的工作責任心，盤(pán)點(diǎn)的差異會(huì )督促科室查明損失的原因，從而改進(jìn)管理方法以堵塞物資管理上的漏洞。

　　5.所有物資入庫，管理更全面。醫院由于其業(yè)務(wù)的特殊性，有一些物資如骨科用鋼板，不需要采購所有的規格型號，而是由供應商在醫院里備貨，醫生根據病人的具體情況進(jìn)行選擇，選擇使用后再憑發(fā)票到一級庫房辦理入庫、出庫手續。事實(shí)上倉庫保管員可能都沒(méi)有見(jiàn)到實(shí)物，對于未用的物資，如果供應商不及時(shí)辦理退貨手續，科室物資管理再稍有松懈，勢必造成領(lǐng)用物資與供應商的備貨物資混存，時(shí)間長(cháng)了往往多由醫院買(mǎi)單，這樣的過(guò)程往往缺乏監督，必須由有很強自律性的人經(jīng)辦才不會(huì )出問(wèn)題。而二級庫房建立后，在供應商提供所有產(chǎn)品前，就要議定價(jià)格，根據其提供的產(chǎn)品規格、型號、數量辦理入庫手續，使用掉的物資及時(shí)辦理出庫，對不需再用的備用物資及時(shí)辦理退庫手續，庫存物資就能比較全面地反映在醫院所有的物資存庫情況，有利于科室負責人對未用物資引起足夠的重視。

　　6.方便病人，改善服務(wù)流程。由于一些醫用物資的特殊性，有的必須憑處方由病人付費領(lǐng)取后再使用，這樣就給病人帶來(lái)了很大的不便，為解決這個(gè)問(wèn)題，有些醫院建立了“虛擬庫房”，改善了服務(wù)流程。但實(shí)際上為不影響病人使用，往往隨便輸入虛擬庫房的物資入庫數量，對虛擬庫房沒(méi)有參照庫房管理，作為一種過(guò)渡性措施，隨意性很大。二級庫房的建設，既可以像虛擬庫房一樣方便病人，又可以從真正意義上將物資管理起來(lái)。

　　三、建議采取二級庫房管理的科室

　　1.集中領(lǐng)取，供多個(gè)科室使用的科室。供應室作為一個(gè)保障部門(mén)，需要集中申請領(lǐng)取無(wú)菌物品，并提供給多科室使用，同時(shí)還要對回收的物品進(jìn)行清點(diǎn)、打包、補充損耗，消毒后再次提供給多科室使用。手術(shù)室是醫院外科的重要樞紐，需要大量的器材及一次性消耗物品，其中高值耗材又占相當比例。導管室與手術(shù)室相似，也是提供多科室共同作業(yè)的場(chǎng)所，其所領(lǐng)取的物資，包括大量的高值耗材也是提供給多個(gè)科室使用。因此，在供應室、手術(shù)室、導管室必須建立二級庫房。

　　2.在檢查檢驗中自身消耗大量物資的科室。影像科在檢查中大量使用X光膠片、造影劑，檢驗科在檢查中大量消耗化學(xué)試劑，由于不能直接收費的原因，特別是化學(xué)試劑的消耗無(wú)法與收入直接掛鉤，是管理上的難點(diǎn)。正因為如此，在影像科、檢驗科及其他類(lèi)似的科室更應建立二級庫房，以監督其消耗與收入是否配比。

　　3.直接使用于病人的科室。各臨床科室和病區是使用大量醫用耗材的部門(mén)，直接面對病人，物資消耗多，進(jìn)出人員多，是容易產(chǎn)生管理漏洞的地方，建立二級庫房，可以提高醫護人員的責任意識、成本意識、參與管理意識，從而減少物資流失。

　　四、二級庫房管理需要注意的問(wèn)題

　　1.建立、健全規章制度，明確業(yè)務(wù)流程。建設物資二級庫房的管理模式，必須建立、健全相應的規章制度，包括驗收、入庫、領(lǐng)用、出庫、盤(pán)點(diǎn)、責任追究等制度，確定并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確各級人員的職責及二級庫房的核算方式，保證二級庫房的物資賬物相符、賬賬相符、賬表相符，防止二級庫房管理流于形式，成為原來(lái)科室直接收收付付的替代品。二級庫房的管理要規范化、科學(xué)化、流程化，只有這樣才能規范物資采購流轉行為，減少使用中的各種損失，堵塞物資管理中的各種漏洞，降低物資消耗成本。

　　2.共享信息數據，提高管理效率。要真正發(fā)揮二級庫房的作用，在建立并正常運行一級庫房管理系統的基礎上，必須實(shí)行二級庫房與一級庫房的聯(lián)動(dòng)機制，使一級庫房的出庫自動(dòng)轉化為二級庫房的入庫，同時(shí)與醫院的HIS系統、會(huì )計核算系統、成本管理系統相協(xié)調，HIS系統的材料收費能同步轉化為物資管理系統的物資消耗。另外，要及時(shí)將消耗數據反映到會(huì )計核算系統與成本管理系統中，保證各種數據的有效性和實(shí)時(shí)性，既方便科室使用又提高了數據準確性。只有各信息系統實(shí)行無(wú)縫鏈接、數據共享，提高管理效率，二級庫房的建設才能方便實(shí)用、深得人心，從而大大降低醫院成本。

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