文檔電子化在高校教育培訓中的作用的論文
論文關(guān)鍵詞:教育培訓 電子文檔 公文 檔案 電子化
論文摘 要:高校繼續教育培訓工作的快速發(fā)展，使得各類(lèi)公文、檔案數量激增。且由于教育培訓的特殊性質(zhì)，需要很頻繁快速地調用各類(lèi)文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問(wèn)題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒(méi)有統一規范。隨著(zhù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的深入發(fā)展和教育培訓工作的需求，相信必然會(huì )一步步實(shí)現完全的電子化、信息化。
近年來(lái)，高校繼續教育培訓進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期，隨著(zhù)其規模的不斷擴大，在其內部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領(lǐng)域自身所獨有的特點(diǎn)，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時(shí)地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著(zhù)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問(wèn)題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動(dòng)化系統生成，電子公文流轉結束后就進(jìn)入了歸檔環(huán)節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創(chuàng )建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò )上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。
二、教育培訓文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓公文電子化的意義
高校教育培訓的公文包括請示、資產(chǎn)請示、收文、報文、大型活動(dòng)審批、合同審批及管理、信息審核及發(fā)布、通知、各類(lèi)函件等，要求時(shí)效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時(shí)費力，且易出差錯。依靠網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)對文檔進(jìn)行高效有序的電子化處理，通過(guò)電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實(shí)現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個(gè)層面的工作有機地聯(lián)系起來(lái)。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質(zhì)公文的種類(lèi)、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級來(lái)文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來(lái)依靠傳統的流轉程序時(shí)，就擬稿、審稿、定稿程序就會(huì )反復幾次修改，若是碰到領(lǐng)導出差的情況，只能等到領(lǐng)導出差回來(lái)才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領(lǐng)導時(shí)，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進(jìn)程和速度，制約了教育培訓工作的開(kāi)展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來(lái)說(shuō)方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò )，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地就可簽批。即使領(lǐng)導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )及時(shí)登錄辦公自動(dòng)化系統簽批公文。而且辦公自動(dòng)化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門(mén)發(fā)送紙質(zhì)公文時(shí)，中間要經(jīng)過(guò)很多人工操作環(huán)節，才能到達相關(guān)部門(mén)。因受時(shí)間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過(guò)程中，遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而電子公文通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺，利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)功能，無(wú)論是在制發(fā)上傳文件還是向下級發(fā)布信息，都會(huì )在短時(shí)間內以點(diǎn)帶面的形式發(fā)布信息，減少了中間環(huán)節，大大縮短了公文流轉的時(shí)間，及時(shí)地傳遞了信息，其時(shí)效性能高的優(yōu)勢是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
3．響應低碳、環(huán)保、節約的號召
采用無(wú)紙化辦公的方式進(jìn)行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無(wú)疑是對倡導低碳環(huán)保生活的響應，為建設環(huán)保型、節約型社會(huì )貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會(huì )因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進(jìn)行編制開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用數據庫，任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來(lái)，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢(xún)與利用需要在庫房中進(jìn)行，無(wú)法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時(shí)，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點(diǎn)，即查詢(xún)調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶(hù)共享檔案信息，通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺，根據用戶(hù)的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶(hù)便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質(zhì)公文時(shí)要根據時(shí)間和空間順序在公文檔案中進(jìn)行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內容的關(guān)鍵字、詞或類(lèi)目、時(shí)間、地域等進(jìn)行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。
三、存在的問(wèn)題及當前應對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來(lái)了極大的方便，為高校的持續發(fā)展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問(wèn)題尚需解決。以清華大學(xué)繼續教育學(xué)院為例，在向上級報文時(shí)，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個(gè)高校在整體上并沒(méi)有實(shí)行電子公文，也沒(méi)有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質(zhì)公文流轉方式完成。在財務(wù)方面，報銷(xiāo)憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導簽字才可生效完成報銷(xiāo)，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。
鑒于以上原因，文檔實(shí)行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質(zhì)文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進(jìn)行存儲。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì )同時(shí)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
四、結語(yǔ)
總之，文檔電子化是信息時(shí)代的發(fā)展的必由之路，是高校教育培訓發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會(huì )越來(lái)越深入和普及，必能大力促進(jìn)高校教育培訓工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續發(fā)展和實(shí)現。
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