信息化環(huán)境下全面預算管理系統研究的現狀綜述
一、引言
全面預算管理是企業(yè)實(shí)施戰略規劃和動(dòng)態(tài)控制的方法和手段，是兼具控制、激勵、評價(jià)等功能為一體的管理機制。伴隨著(zhù)經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)間競爭愈演愈烈，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境復雜多變和難以預料。利用信息化手段進(jìn)行預算管理，不僅可以有效改進(jìn)全面預算管理體系，而且可以提高預算編制、控制、分析與考核等方面的地位和作用。
二、信息化全面預算管理的概述
1.信息化的全面預算管理體系
信息化的全面預算管理體系則是指在ERP系統平臺上構建的企業(yè)全面預算管理子系統以及相應的組織機構和管理制度等。它和以往的企業(yè)預算管理體系相比有著(zhù)新的顯著(zhù)的特點(diǎn)和不同。
2.信息化的全面預算管理的必要性
面對企業(yè)經(jīng)營(yíng)的多元化和縱深發(fā)展，企業(yè)對于財務(wù)預算的要求也會(huì )愈來(lái)愈高，如何建立科學(xué)高效的財務(wù)預算以此來(lái)規劃和指導企業(yè)未來(lái)的發(fā)展是對預算管理工作提出的新要求。一方面，通過(guò)信息化建設可以使企業(yè)對未來(lái)的發(fā)展做出整體有效的規劃，同時(shí)提高企業(yè)危機管理的能力，優(yōu)化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平;另一方面，通過(guò)在預算實(shí)施過(guò)程中的信息化指導可以使企業(yè)對經(jīng)營(yíng)過(guò)程做到及時(shí)控制，準確糾正存在的偏差，高效地保障了財務(wù)預算指標在實(shí)踐中的落實(shí)。
三、信息化條件下的全面預算管理研究述評
1.預算編制功能需求分析
(1)預算編制方法
時(shí)遇輝、蘇選良(2005)在預算編制方法的選擇上，提倡編制“零基預算”消除預算水分。田芬(2007)在《關(guān)于ERP環(huán)境下預算管理系統的思考》指出，從預算方法上講，它不但應該支持一般的零基預算、固定預算，而且應該支持滾動(dòng)預算、彈性預算、概率預算等。陳丹鳳、薛南枝(2011)在《信息化環(huán)境下全面預算管理系統的構建》提出，在預算編制方法功能設計上，應給予企業(yè)選擇的空間，在優(yōu)化作業(yè)流程的基礎上，編制預算可降低預算編制的人為操縱因素，比較容易與信息系統結合起來(lái)，并作為企業(yè)持續改進(jìn)的依據，但采用作業(yè)預算對企業(yè)的管理水平要求較高。
(2)預算編制流程及審批
辛歆(2013)在《基于信息化平臺的企業(yè)全面預算管理體系建設研究》中寫(xiě)到，我們在基于信息化平臺重新架構企業(yè)全面預算體系時(shí)，財務(wù)部門(mén)處于提供服務(wù)支持的位置，預算應由承擔實(shí)現具體管理目標責任的責任主體負責編制，財務(wù)機構和財務(wù)人員應做的只是參謀、建議和協(xié)助工作。真正的數據來(lái)源是企業(yè)整體戰略目標的分解，是企業(yè)每一個(gè)人的工作所需資源的匯總。從某種角度說(shuō)，全面預算也是全員預算，如果每個(gè)人都關(guān)心預算，都支持預算，工作的開(kāi)展就會(huì )有堅實(shí)的基礎。
(3)預算編制數據來(lái)源
王惠穎(2009)分析了ERP系統的集成性對全面預算數據的優(yōu)勢，提到ERP可提供全面預算物料文件的A類(lèi)數據、會(huì )計核算的B類(lèi)數據、業(yè)務(wù)核算的C類(lèi)數據，但沒(méi)有提供政策性E類(lèi)數據，未來(lái)調整和實(shí)際差異的F類(lèi)數據，文本信息的G類(lèi)數據。因此，將ERP與預算管理融合時(shí)，應增設數據錄入功能，常規經(jīng)濟模型，并提供在不同預算版本間數據拷貝功能，以此來(lái)提高預算實(shí)時(shí)性和有效性。
任宇雄(2011)認為預算數據可以從內部的ERP系統和財務(wù)系統直接獲取，如會(huì )計核算數據、政策性數據等，也可以通過(guò)與外部企業(yè)合作伙伴的數據接口獲取市場(chǎng)信息，如上游供應商的供應計劃數據和下游批發(fā)商的銷(xiāo)售數據等。
由寶劍在《論現代醫院全面預算管理信息化建設》中指出，預算編制中數據錄入的工作量很大，對應不同預算編制方法，系統采用盡量簡(jiǎn)化的錄入方式。尤為重要的是，系統必須提供檢測預算平衡的功能，即各個(gè)部門(mén)的預算數與匯總數的平衡、年度預算與季度、月度預算之間的平衡等。從企業(yè)內部來(lái)看，預算管理系統應做好與各個(gè)ERP子系統的數據接口，以便直接從其他子系統獲取需要的數據。
2.預算控制和預算調整需求分析
(1)完善的安全控制機制。由寶劍(2008)指出，系統應包含未來(lái)的戰略規劃，以及經(jīng)營(yíng)的核心數據，必須確保其保密性;還要考慮多人共同操作一套系統存在的權限控制問(wèn)題。此外，系統提供完善的操作日志管理、數據備份與恢復功能，從技術(shù)角度為系統正常運行提供保障。
胡穩安、及俊川、焦文彬(2010)研究了B/S模式的預算管理系統的實(shí)現，運用菜單控制和內容控制，特別顯示了角色權限在安全控制機制中的作用。
(2)預算控制分事前控制、事中控制和事后控制。時(shí)遇輝、蘇選良(2005)指出，在企業(yè)實(shí)施了ERP以后，為進(jìn)行預算全過(guò)程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點(diǎn)前移，以期達到更加主動(dòng)控制預算資金的預算管理效果。
高樂(lè )光(2009)指出，信息系統是使預算控制得以有效進(jìn)行的手段。預算管理系統通過(guò)同其他子系統的集成應用，歸集相關(guān)發(fā)生數據額，在業(yè)務(wù)系統進(jìn)行處理時(shí)自動(dòng)根據預警控制條件實(shí)時(shí)檢查預算情況，如果超出或達到預算控制條件則予以提示，實(shí)現了預算的事前控制。
陳丹鳳、薛南枝(2011)提出在預算控制方面，控制模式應是一種雙重形式，即實(shí)現一般業(yè)務(wù)的計算機自行控制與特殊業(yè)務(wù)的人工參與控制。在自行控制上，設置嚴格控制和非嚴格控制兩層級別，輸入環(huán)節是最為嚴格的控制。此外，系統還應設置根據外部環(huán)境變化和內部日常經(jīng)營(yíng)風(fēng)險變化的預警機制。
(3)預算系統應具有對預算執行情況進(jìn)行日常監督和控制的功能。田芬提出，預算特別是預算的控制，編制本身不是目的，控制才是目的，而且應該是一種適時(shí)控制。而適時(shí)控制需要有一個(gè)日常發(fā)生數據的采集問(wèn)題，在ERP環(huán)境下，可以通過(guò)預算管理系統與ERP系統中各業(yè)務(wù)管理子系統集成運行的方式實(shí)現。
3.預算差異需求分析
田芬(2007)指出，預算分析首先需要調用業(yè)務(wù)管理系統中實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)數據，然后在預算管理信息系統中建立各種數據分析方法，包括趨勢分析表、結構分析表、回歸分析模型、敏感性分析模型等，對預算數據與實(shí)際數據進(jìn)行比較分析，尋找差異及差異產(chǎn)生的原因。預算管理系統對預算的分解必須足夠細致，具體到每一月份、每一地區、每一部門(mén)甚至每一員工，從而保證對預算數和實(shí)際數的差異原因的分析更加具體，從數據上挖掘差異產(chǎn)生的原因，與此同時(shí)，還應結合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，從經(jīng)營(yíng)角度尋找產(chǎn)生差異的根源。
高樂(lè )光(2009)認為預算信息系統可以實(shí)時(shí)對組織結構、預算項目、預算期間及預算版本多個(gè)維度進(jìn)行查詢(xún)分析。在系統中可以靈活采用指標分析、對比分析、環(huán)比分析、定基分析、分析報告、指標預警等多種分析方法，為企業(yè)改進(jìn)預算管理體系和經(jīng)營(yíng)決策提供支持。
陳丹鳳、薛南枝(2011)指出，在差異分析模塊，除了支持各個(gè)項目的預算數和實(shí)際數對比得出差異數之外，還應該提供更為細致、靈活的分析功能。例如某個(gè)月份企業(yè)未實(shí)現其銷(xiāo)售目標，系統自動(dòng)提示是那項業(yè)務(wù)未實(shí)現其預算目標，進(jìn)而細化至哪個(gè)部門(mén)、哪個(gè)小組甚至于哪個(gè)銷(xiāo)售人員。如此才能真正了解造成差異的原因，也能更好地實(shí)現相應的問(wèn)責和業(yè)績(jì)評價(jià)。
4.預算考評與決策支持需求分析
從近幾年的文獻內容來(lái)看，一方面，涉及到預算考評信息化的部分較少，即便有的文章提到了預算考評，只簡(jiǎn)單闡述考評的必要性和優(yōu)勢。如高樂(lè )光(2009)認為信息化條件下預算考評能激勵員工為實(shí)現企業(yè)戰略目標而共同努力。它的實(shí)施是通過(guò)建立考評模型，獲取一個(gè)預算周期內的預算和執行數據，再根據考評辦法細則，自動(dòng)形成考評結果。但同時(shí)由于各企業(yè)考評模型的差異性、考評辦法的易變性、預算考評只是績(jì)效考評中的一部分而成為一個(gè)難點(diǎn)，許多企業(yè)也沒(méi)有將預算考評納入預算信息系統。
另一方面，大部分文獻都提到了全面預算的決策支持系統建設，如石寶林(2013)強調決策在預算管理信息化中的重要性，因此提出HRIS必須具備有決策支援系統功能，并且需配合公司的策略管理系統來(lái)進(jìn)一步達到組織的目標。
四、結束語(yǔ)
在信息一體化發(fā)展的背景下，企業(yè)全面預算管理迎來(lái)了嶄新的發(fā)展時(shí)期，基于信息化平臺的全面預算管理不再是一種理念，一句口號，許多大型企業(yè)實(shí)施全面預算管理后取得的成績(jì)是有目共睹的�？偠灾�，在這個(gè)信息化的時(shí)代，通過(guò)預算管理與信息化相結合而構建出的預算管理信息化系統不僅會(huì )有益于企業(yè)發(fā)展規劃的合理實(shí)施，更是對于提升企業(yè)綜合競爭能力大有裨益。
參考文獻：
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