企業(yè)電子文檔安全管理研究論文

　　摘要：文章以企業(yè)信息化管理的角度，從企業(yè)電子文檔的安全存儲及協(xié)同共享兩個(gè)方面入手，分析了建筑施工企業(yè)電子文檔存儲和使用現狀，淺議建設電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的必要性，并闡述了系統的設計及實(shí)現。通過(guò)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設，加強建筑施工企業(yè)電子文檔的集中存儲管理，提高電子文檔的使用價(jià)值。

　　關(guān)鍵詞：電子文檔；安全管理；協(xié)同共享；信息化；企業(yè)管理

　　1概述

　　信息化時(shí)代，很多企業(yè)都開(kāi)始實(shí)行無(wú)紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質(zhì)資料。建筑施工企業(yè)項目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數量巨大，這些電子文檔是企業(yè)的核心技術(shù)資料，也是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。如何通過(guò)安全有效的存儲來(lái)提高電子文檔資料的使用價(jià)值，成為建筑施工企業(yè)面臨的一大難題。

　　2電子文檔存儲和使用現狀

　　建筑施工企業(yè)電子文檔資料眾多，包括合同標書(shū)、施工組織設計、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡(jiǎn)而言之，一切與工作相關(guān)的文檔資料都包含在內。電子文檔資料數量不斷增加，面對這些泛濫成災的電子文檔資料，很多企業(yè)手足無(wú)措，導致企業(yè)電子文檔資料存儲和使用混亂不堪�，F階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業(yè)主要面臨著(zhù)以下三個(gè)方面的問(wèn)題：

　　2.1缺乏管理，存儲混亂

　　建筑施工企業(yè)缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導致電子文檔資料全部分散存儲在企業(yè)員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內。如果員工的電腦發(fā)生故障無(wú)法開(kāi)機，就會(huì )導致電腦內資料丟失無(wú)法找回；因員工工作調動(dòng)或離職，在帶走個(gè)人電腦的同時(shí)也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業(yè)員工流動(dòng)性較大，員工電腦中可能存儲著(zhù)若干個(gè)項目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。

　　2.2版本混亂，不易維護

　　施工方案、圖紙等文檔資料，需要經(jīng)過(guò)多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過(guò)程中的多個(gè)中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個(gè)文件就會(huì )出現多個(gè)版本，這樣就會(huì )顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時(shí)候就無(wú)法回滾，另外，每個(gè)中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。

　　2.3存儲分散，難于協(xié)同

　　建筑施工企業(yè)項目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導致了企業(yè)的電子文檔資料成為若干個(gè)孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項目上的電子文檔資料很難被公司其他項目所利用或借鑒，公司機關(guān)各部門(mén)也只能通過(guò)線(xiàn)下溝通聯(lián)系方可獲取相應電子文檔資料，然而線(xiàn)下獲取資料受到諸多因素限制，導致獲取資料不及時(shí)、工作效率低下等情況。

　　3系統設計與實(shí)現

　　針對上述問(wèn)題，建筑施工企業(yè)應建設一套企業(yè)級的電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，一方面可實(shí)現企業(yè)電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實(shí)現協(xié)同共享，提高電子文檔使用價(jià)值。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺不同于以往的企業(yè)網(wǎng)盤(pán)或企業(yè)私有云，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺在做到集中存儲的同時(shí)，還提供了文件加密傳輸、系統安全備份、版本清晰明確、便捷協(xié)同共享、嚴謹權限控制、高效文件搜索、隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公等強大的功能。

　　3.1系統功能設置

　　3.1.1集中安全存儲。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺為企業(yè)建立企業(yè)級的數據存儲中心，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將公司機關(guān)及各項目連接起來(lái)。機關(guān)及各項目員工通過(guò)系統操作，將電子文檔資料及時(shí)上傳至電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，實(shí)現企業(yè)電子文檔資料集中存儲、統一備份，避免存儲過(guò)于分散，同時(shí)還能避免因誤操作或病毒感染等導致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。3.1.2加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時(shí)，系統會(huì )對文件進(jìn)行必要的加密處理，加密后再進(jìn)行存儲。從服務(wù)器取得電子文檔資料后需要通過(guò)系統解密處理，還原文件的本來(lái)面目，以便用戶(hù)查閱。當然，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的加密和解密是一個(gè)動(dòng)態(tài)加密和動(dòng)態(tài)解密的過(guò)程，無(wú)需用戶(hù)干預。3.1.3系統安全備份。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺提供自動(dòng)備份功能，支持自動(dòng)備份企業(yè)文檔文件、數據庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因導致服務(wù)器中文件丟失或數據損壞，系統也可以第一時(shí)間進(jìn)行恢復，減少企業(yè)損失。3.1.4版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個(gè)歷史操作，自動(dòng)為每個(gè)文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統前臺，顯示文件的最新版本，打開(kāi)文件詳情后，在版本列表內會(huì )顯示文件的所有版本，以便用戶(hù)查閱或回滾至以前版本。3.1.5便捷協(xié)同共享。系統建立了企業(yè)內部安全、高效的文檔分享平臺，通過(guò)文件發(fā)布、推薦、訂閱等功能，取代傳統QQ、郵件等形式，實(shí)現電子文件的快速共享，保障信息傳輸的安全性與時(shí)效性。分享更加高效，協(xié)作更加便捷。3.1.6嚴謹權限控制。除便捷高效的協(xié)同共享功能外，系統后臺還能夠建立嚴謹完善的權限體系，不僅可以對員工所在部門(mén)或項目、職務(wù)、角色等進(jìn)行多維度授權，還可以對文件夾進(jìn)行多層級授權。通過(guò)嚴謹完善的權限體系，一方面，員工可以查閱自身權限下的所有文檔資料，解決了跨部門(mén)、跨項目借閱困難的問(wèn)題；另一方面，員工不能查閱自身權限以外的文檔資料，避免了企業(yè)電子文檔集中存儲可能帶來(lái)的隱私和安全問(wèn)題，保障了企業(yè)電子文檔整體的安全性。3.1.7高效文件搜索。系統內置強大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據時(shí)間、類(lèi)別、標簽、文件位置等多種條件進(jìn)行查找；支持通過(guò)全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時(shí)間，提高工作效率；支持文件名稱(chēng)、文件內容、文件類(lèi)型、文件格式、擴展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進(jìn)行組合，支持無(wú)限次二次檢索。3.1.8隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺采用B/S架構（Brower/Server）與C/S架構（Client/Server）相結合的方式，支持瀏覽器和客戶(hù)端兩種訪(fǎng)問(wèn)方式，同時(shí)系統還為手機用戶(hù)開(kāi)發(fā)了安卓客戶(hù)端和IOS客戶(hù)端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時(shí)隨地登入系統查閱電子文檔資料。另外，系統支持200多種文件格式的在線(xiàn)預覽，無(wú)論是專(zhuān)業(yè)AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線(xiàn)預覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專(zhuān)業(yè)軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。

　　3.2系統建設

　　系統建設流程如圖1所示：3.2.1系統架設。系統初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時(shí)要對其提供的軟件產(chǎn)品以及售后服務(wù)做綜合考慮。同時(shí)購置系統運行所需服務(wù)器，要綜合考慮企業(yè)自身的用戶(hù)規模、文件規模等因素來(lái)購置服務(wù)器。如1000用戶(hù)左右的企業(yè)，可購置一臺2U雙路機架式服務(wù)器，采用英特爾至強E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤(pán)或16塊2.5寸硬盤(pán)，最大可實(shí)現32T存儲容量。3.2.2基礎配置。系統安裝部署并初始化后，導入企業(yè)組織機構及人員信息，并確定文件夾結構體系，可選擇按項目或職能機構來(lái)建立文件夾體系，若按項目建立，每個(gè)項目文件夾中包含各職能機構子文件夾；若按職能機構建立，則每個(gè)職能機構的文件夾中包含各項目子文件夾。建筑施工企業(yè)以項目為重點(diǎn)，為確保各項目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業(yè)選擇按項目來(lái)建立文件夾體系。研究確定系統的權限體系，根據員工的部門(mén)及職務(wù)不同，設置不同的文檔查閱權限。3.2.3系統試運行。系統經(jīng)調試后，選定某個(gè)項目作為試運行單位，開(kāi)展試運行培訓。在試運行過(guò)程中，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)解決。試運行結束后需總結相關(guān)經(jīng)驗，為系統正式推廣應用做好準備。3.2.4系統正式上線(xiàn)。企業(yè)需發(fā)布系統正式運行的通知，并逐級開(kāi)展培訓工作。定期檢查監督系統使用情況，定期開(kāi)展考核，保障系統的正常運行。

　　3.3系統運行保障措施

　　3.3.1領(lǐng)導的高度重視。企業(yè)的任何一項工作都必須有領(lǐng)導的重視才能更好地開(kāi)展，否則工作開(kāi)展起來(lái)會(huì )困難重重。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣應用工作也是這樣，如果領(lǐng)導能高度重視起來(lái)，將會(huì )起到一個(gè)良好的帶動(dòng)作用，從而調動(dòng)起各個(gè)部門(mén)、各個(gè)項目積極配合起來(lái)，更好地為電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺積累和充實(shí)原始數據，為系統的推廣應用工作打下堅實(shí)的基礎，創(chuàng )造良好的條件。3.3.2完善的管理制度。隨著(zhù)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣和應用，企業(yè)信息化主管部門(mén)應下發(fā)相應的管理制度。制度應條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時(shí)間等要求，闡明系統權限體系、協(xié)同共享等事項，確保管理制度切實(shí)可行。3.3.3開(kāi)展定期考核。系統推廣應用后，企業(yè)信息化管理部門(mén)及各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應對各項目開(kāi)展系統應用情況的定期考核，切實(shí)監督各項目按時(shí)、按要求上傳電子文檔資料，確保企業(yè)電子文檔資料的完整性。

　　4結語(yǔ)

　　通過(guò)電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設，一方面，可實(shí)現建筑施工企業(yè)電子文檔的集中安全存儲，加強企業(yè)電子文檔的管理效率；另一方面，通過(guò)實(shí)現電子文檔的協(xié)同共享和再利用，大大提高建筑施工企業(yè)電子文檔的使用價(jià)值。

　　參考文獻

　　[1]王成良，曾德．企業(yè)信息集成平臺電子文檔安全存儲管理技[J]．重慶大學(xué)學(xué)報，2003，26（6）．

　　[2]李麗萍．淺談施工企業(yè)文檔信息化建設[J]．大眾科技，2009，（11）．

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