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信息化對采購管理的作用
采購管理是對采購過(guò)程中物流運動(dòng)的各個(gè)環(huán)節狀態(tài)進(jìn)行嚴密的跟蹤、監督，實(shí)現對企業(yè)采購活動(dòng)執行過(guò)程的科學(xué)管理。下面小編準備了關(guān)于信息化對采購管理的作用，提供給大家參考!
一、企業(yè)降低成本的核心
要降低采購成本，克服現行采購工作中存在的問(wèn)題，需要從采購機制入手，探討各種采購模式，找到適合企業(yè)需要的和物資品種相適應的采購模式和技術(shù)手段。降低采購成本也是企業(yè)創(chuàng )造利潤的重要手段之一，是企業(yè)的第三利潤源泉，而且企業(yè)的采購成本占產(chǎn)品總成本的比例較高，采購成本降低具有一定的空間。因此，降低采購成本將是企業(yè)提高效益的重要途徑之一。同樣，企業(yè)降本增效的傳統做法是通過(guò)減少生產(chǎn)過(guò)程中人工、能源和原材料的消耗(被稱(chēng)為第一利潤源泉)，以及通過(guò)擴大產(chǎn)品銷(xiāo)售量或銷(xiāo)售利潤率(被稱(chēng)為第二利潤源泉)來(lái)提高利潤總量。
二、現代化企業(yè)采購模式
(一)比質(zhì)比價(jià)采購模式
采購不但要比價(jià)格，還要同時(shí)比質(zhì)量。特別是企業(yè)的采購量少，不適合作招標采購時(shí)，可以廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)競價(jià)、詢(xún)價(jià)和物資流管理系統等現代化方法和手段，實(shí)現定點(diǎn)廠(chǎng)家采購，就地就近采購和網(wǎng)上采購等多種形式的比質(zhì)比價(jià)采購。
(二)聯(lián)合采購模式
近幾年來(lái)，企業(yè)采用聯(lián)合采購的方式，大批量的采購，統一對外，分地、分批的供應，降低了生產(chǎn)的成本，同時(shí)企業(yè)也要走聯(lián)合之路，對大宗物資進(jìn)行聯(lián)合采購。為實(shí)現聯(lián)合采購，需要開(kāi)發(fā)相應的信息系統，為供貨商與用戶(hù)之間建立起交易和交流的平臺。企業(yè)物資采購部門(mén)聯(lián)合起來(lái)，對一些通用。量多的物資進(jìn)行統一的集中采購，分地分批交貨，降低價(jià)格的效果顯著(zhù)。
(三)物流管理信息化綜合采購模式
將企業(yè)采購活動(dòng)納入企業(yè)資源計劃系統(ERP)之中，利用物流管理信息化來(lái)集成各種采購模式，可以達到采購管理的最佳化。物流管理信息化綜合采購模式具備以下的功能：
(1)可進(jìn)行動(dòng)態(tài)庫存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)期間不影響庫房的出庫、入庫、退貨、退庫、報廢等業(yè)務(wù)處理。
(2)把企業(yè)現有的信息、物資采購數據庫信息、新供應商信息和入庫單有關(guān)信息相組合，并系統記錄供應商的信用等級、質(zhì)量等級、交貨周期、歷史交易價(jià)格，形成“貨比多家數據庫”。
(3)可以查詢(xún)出材料的積壓狀況，對過(guò)期材料做出及時(shí)處理。
(4)將企業(yè)計劃、審批，驗收，庫存、財務(wù)等有機的結合起來(lái)，對復雜交叉的計劃情況，對以前未完成的計劃進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)生出的新計劃，能使企業(yè)始終保持最低的合理庫存量，保證采購數量的準確。
(5)能對以前未完成的計劃進(jìn)行跟蹤，為企業(yè)管理者提供及時(shí)、準確的庫存信息和合理的補庫計劃，解決企業(yè)因庫存積壓和缺件引起的生產(chǎn)風(fēng)險。
(6)審計部門(mén)和領(lǐng)導者可隨時(shí)查詢(xún)各類(lèi)采購物資的價(jià)格，達到全程監督審計的目的。
三、物資采購管理信息化的措施
(一)加強采購數字化
(1)建立物資信息的動(dòng)態(tài)化跟蹤管理信息處理平臺，實(shí)現庫存查詢(xún)、單據查詢(xún)、物耗查詢(xún)、合同查詢(xún)、計劃與合同分析，并據此編制短缺前的采購計劃，有效防止生產(chǎn)中斷，提高物資管理水平。
(2)建立對供應商的檔案化管理機制記錄供應商成交的數量、價(jià)格，及時(shí)性等指標，通過(guò)指標分析，實(shí)行考評動(dòng)態(tài)管理形成貨源穩定、質(zhì)量?jì)?yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應商伙伴關(guān)系，通過(guò)長(cháng)期協(xié)作關(guān)系的建它，可以有效地避免分散采購帶來(lái)的質(zhì)量差等弊端。
(3)同時(shí)對市場(chǎng)上的供應信息加以記錄分析，并以之與供應商的供應信息相比較，準確把握各種需求物資的市場(chǎng)走向、精準價(jià)格、需求等信息，避免盲目采購。
(4)深入淺出地匯集需求信息，物資管理部門(mén)要深入生產(chǎn)一線(xiàn)聽(tīng)取生產(chǎn)部門(mén)對物資質(zhì)量等方面的意見(jiàn)，建立信息反饋機制有利于精準生產(chǎn)需求，有的放矢，同時(shí)也為評判供應商實(shí)施等級化管理提供了可行條件。
(二)逐步建立企業(yè)采購或物流信息系統
采用先進(jìn)技術(shù)手段，以利于采購活動(dòng)的正規和提高效率，并與計劃、庫存相結合，建立企業(yè)本身所需供應商的產(chǎn)品貨比多家數據庫和產(chǎn)品動(dòng)態(tài)比價(jià)數據庫。通過(guò)改進(jìn)庫存管理，可以將備用物資由分別儲備改為集團統一儲備，實(shí)現信息共享，相互調配，以人幅度減少備用物資的積壓和資金占用;可以增加各企業(yè)已有積壓物資的改代利用機會(huì )，以逐漸減少各企業(yè)積壓，盤(pán)活資產(chǎn);可以提高各企業(yè)的緊急需求滿(mǎn)足率，減少因物資供應短缺造成的生產(chǎn)停頓損失。通過(guò)企業(yè)網(wǎng)站，增加網(wǎng)上招標功能，提出采購需求，由多個(gè)供應商進(jìn)行競價(jià)。每年要發(fā)布一些年度采購物資目錄，建立網(wǎng)上供應商及其產(chǎn)品的登記。
(三)采購系統與企業(yè)內部管理信息進(jìn)行結合
將企業(yè)外部采購系統與企業(yè)內部管理信息系統結合起來(lái)，對內部物流系統進(jìn)行延伸。企業(yè)在內部網(wǎng)上提出購物申請，庫中有貨則可以發(fā)放，無(wú)貨則進(jìn)行缺貨登記，系統數據轉入外網(wǎng)進(jìn)行競價(jià)采購。這樣做可以全面管理企業(yè)內部進(jìn)貨、發(fā)放，庫存業(yè)務(wù)，進(jìn)行統計分析，主管領(lǐng)導根據權限可以隨時(shí)查詢(xún)有關(guān)部門(mén)物資使用情況。
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