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企業(yè)采購與付款間的關(guān)系
企業(yè)采購是指購買(mǎi)物資并支付價(jià)款的行為。由于目前企業(yè)的采購計劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，導致了企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。下面是yjbys小編分享的一些相關(guān)資料，供大家參考。
1、采購與付款控制的目的
由于企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)頻繁，環(huán)節比較多，很容易產(chǎn)生漏洞，因此內部控制顯得尤為重要。內部控制的目的：保障采購業(yè)務(wù)合法和資產(chǎn)安全，采購業(yè)務(wù)必須符合國家法律規定，所使用的合同也都要符合我國法律規定;所謂采購的資產(chǎn)安全性就是付款的同時(shí)要獲取相應的貨物，并且保證付款的真實(shí)性和嚴密性，保證采購業(yè)務(wù)的適應性和提高經(jīng)濟效益。所謂適應性，就是說(shuō)采購業(yè)務(wù)適應管理、生產(chǎn)以及銷(xiāo)售的需求;采購業(yè)務(wù)在滿(mǎn)足企業(yè)需求的基礎上，要最大程度地降低成本，減少損失，提高經(jīng)濟效益，此外還要防止因個(gè)人私利行為所導致的資產(chǎn)損失。
2、采購與付款的控制流程
2、1制定計劃
企業(yè)應該控制采購預算，對于采購項目，物資部門(mén)要嚴格按照預算進(jìn)行采購，對于預算外的采購，需要報批審核，審核通過(guò)后才可以進(jìn)行采購。建立采購申請制度，根據采購物資的類(lèi)型，確定管理的部門(mén)，并且授予權限，明確工作人員職責，制定相應的采購程序。建立嚴格的審批制度，避免多頭采購或分散采購，提高采購效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞。制定采購計劃，對采購的項目進(jìn)行合理的授權。日常所需如原材料和零配件等物資的采購，應以預算為前提，正確填寫(xiě)請購單進(jìn)行審批，請購單應該注明請購的部門(mén)，物品的名稱(chēng)、數量、規格、用途以及到貨日期等重要信息。如果采購申請不符合企業(yè)規定，應拒絕批準。重要物資的采購需要經(jīng)過(guò)決策才能進(jìn)行。由于采購的物資品種多涉及金額大，因此要避免盲目采購造成積壓。
2、2訂購
采購部門(mén)應清楚地知道訂購量，從哪里訂購，何時(shí)發(fā)訂貨單。以上三個(gè)方面確定之后，將信息反饋給請購部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、倉庫等。采購部門(mén)根據審批后的請購單，及時(shí)與供應商簽訂合同，合同要列出物資的名稱(chēng)、單價(jià)、數量、規格、折扣條件、交貨方式、交貨日期以及售后服務(wù)等，采購合同必須由授權人審核同意后，簽名蓋章才能生效。采購合同一式四份，一份給供貨商，一份給采購部門(mén)，一份給會(huì )計部門(mén)，一份給倉庫，從而保證發(fā)貨、合同執行、監督和驗收物品以及核對發(fā)票的工作順利進(jìn)行。訂貨單發(fā)出之前，要核查是否審批，確保訂貨單的有效性。
2、3驗收貨物
企業(yè)應當建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式。物資到達企業(yè)后，應由生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)及倉庫按照合同，對采購貨物的名稱(chēng)、數量、規格以及質(zhì)量等內容進(jìn)行檢驗，確認無(wú)誤后進(jìn)行簽收�？刂曝浳矧炇湛梢钥刂瀑徺I(mǎi)環(huán)節，同時(shí)還要控制存貨。因此企業(yè)應當做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節的記錄，實(shí)行全過(guò)程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過(guò)程的可追溯性。
2、4付款控制
企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關(guān)單據憑證和審批程序等內容，審核無(wú)誤后按合同規定及時(shí)辦理付款。同時(shí)要重視采購付款的過(guò)程控制和跟蹤管理，發(fā)現問(wèn)題，應當拒絕付款，避免出現資金損失。企業(yè)財會(huì )部門(mén)在付款過(guò)程中，要嚴格審核采購發(fā)票、結算憑證和驗收證明等資料的真實(shí)性、合法性以及有效性，發(fā)現虛假的發(fā)票，應查明原因，及時(shí)報告處理。企業(yè)應該加強應付賬款、預付賬款和定金的管理。綜合分析預付賬款的期限、合理性及風(fēng)險情況，發(fā)現問(wèn)題應當及時(shí)采取措施。對于已經(jīng)到期應付賬款，必須經(jīng)過(guò)審批才可支付。建立退貨管理制度，明確規定退貨的條件及退貨的手續等。企業(yè)應當加強對購買(mǎi)、驗收及付款業(yè)務(wù)的會(huì )計系統控制，詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、入庫憑證、款項支付等情況，確保會(huì )計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。此外還要定期與供應商進(jìn)行往來(lái)款項的核對。
3、企業(yè)采購與付款控制的措施
3、1、崗位控制
建立采購與付款的崗位責任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責和權限，確保采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相分離，制約并形成有效監督。在采購業(yè)務(wù)中，要分工的崗位有：申請與審批;詢(xún)價(jià)與確定供應商;采購合同的簽訂、審核與審批;采購與驗收;采購、驗收與相關(guān)會(huì )計記錄;付款的審批與付款的執行�？傊荒苡赏粋�(gè)部門(mén)或個(gè)人辦理采購與付款的全過(guò)程。
3、2規范采購付款業(yè)務(wù)授權批準制度
一般情況下，生產(chǎn)部門(mén)會(huì )根據顧客的訂單或者通過(guò)分析銷(xiāo)售預測和存貨要求來(lái)決定生產(chǎn)授權。特別授權只允許特定的人員提出請購。合同以及采購物資的支付必須由專(zhuān)人審批。
總之，企業(yè)應在實(shí)際工作中，根據采購與付款的特點(diǎn)，不斷完善修訂內部會(huì )計控制制度，以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序高效進(jìn)行，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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