企業(yè)溝通的管理
溝通分為正式溝通和非正式溝通，這兩者都遵從溝通固有的步驟來(lái)進(jìn)行信息的傳遞和反饋。下面小編準備了關(guān)于企業(yè)溝通管理的文章，歡迎大家參考!
非正式溝通管理
非正式溝通是企業(yè)以個(gè)人或者非正式系統為渠道進(jìn)行的溝通，傳播的是職工感興趣的信息或者是與職工利益相關(guān)的信息。非正式溝通的存在有其必然性，畢竟人們的活動(dòng)不僅存在于工作之中，也存在于生活和情感之中。而非正式溝通的對象往往與上述內容相關(guān)。
非正式溝通有如下特點(diǎn)：非正式溝通信息傳播速度快，由于非正式溝通中的信息是與職工利益相關(guān)，因此傳播速度要大大快于正式溝通，因為正式溝通的信息傳播要經(jīng)過(guò)一些正規的程序。通常，企業(yè)內部信息都是通過(guò)組織內部的正式溝通渠道，或是自上而下，或是自下而上地進(jìn)行書(shū)面的或口頭的傳播。這勢必造成信息傳遞的速度較慢，由此會(huì )導致一個(gè)時(shí)間差，即人們需要適當的信息的時(shí)刻和信息最終到達時(shí)刻之間的時(shí)間差。而非正式的信息傳播渠道，恰好可以彌補這一空缺，由于它是一種多方位的信息傳遞方式，即信息傳遞不僅可以是垂直的，還可以是橫向的、斜向的甚至是跳躍的，信息通道全方位發(fā)散，使信息的傳遞更迅速。此外，這種信息由于是個(gè)人之間的私人交流，所以信息傳遞也不受時(shí)間限制，可以在24小時(shí)內全天候進(jìn)行有效傳播，這無(wú)疑也加快了它的傳遞速度。
非正式溝通有一定的片面性，其中的信息內容往往會(huì )被夸大和曲解。這是由于每個(gè)傳播信息的人都會(huì )加入自己的理解，甚至會(huì )摻雜個(gè)人的情感評價(jià)，如此信息的片面和扭曲都是容易產(chǎn)生的;非正式溝通可以滿(mǎn)足員工的尊重需求、社交需求。當一個(gè)員工傳播別人感興趣的信息時(shí)，該員工自然而然會(huì )有一種被重視的感覺(jué)。在信息的傳播過(guò)程中，人們完成了與人打交道的行為，與他人進(jìn)行信息和情感的交流，從而滿(mǎn)足了社交需求。
非正式溝通和謠言有著(zhù)本質(zhì)的區別。雖說(shuō)兩者在信息傳播渠道、傳播方式、傳播內容上一致，即謠言和非正式溝通都是依靠個(gè)人或者非正式組織來(lái)進(jìn)行信息的傳遞的，傳播的都是與職工利益相關(guān)或者他們感興趣的內容，但是非正式溝通大多是在傳播以真實(shí)性信息為基礎經(jīng)過(guò)夸大的或者片面的信息，而謠言則完全是無(wú)中生有，是與事實(shí)的真實(shí)性完全背離的。非正式溝通的信息往往會(huì )很準確，研究表明，非正式溝通中信息的準確性高達80%。一些信息適宜從非正式溝通渠道獲得，如公司的背景、內部明爭暗斗的人際關(guān)系、上司的喜好、公司內部一些未成文的約定俗成的做法等等，是根本無(wú)法從正式渠道獲得的，而這些有時(shí)卻是員工在一個(gè)組織中工作所必須了解的。
無(wú)論管理者喜愛(ài)還是厭惡非正式溝通，它都作為一種客觀(guān)存在于組織之中，并且扮演者非常重要的角色，管理者應該小心謹慎地對待非正式溝通。那么，管理者應該如何對待非正式溝通呢?
1、非正式溝通作為伴隨著(zhù)人類(lèi)生活而產(chǎn)生的一種溝通方式，不是管理者通過(guò)消滅打擊否認就可以阻止其傳播的。如果管理者試圖消滅阻止打擊非正式溝通，勢必在組織人群中形成逆反心理，同時(shí)也會(huì )在暗示組織人群，正在傳播的非正式溝通信息非�？赡苁钦鎸�(shí)的，有一句俗語(yǔ)來(lái)形容這種逆反心理就是，解釋就意味著(zhù)掩飾。但是，也并不是說(shuō)管理者對非正式溝通就無(wú)計可施，堵不如疏，管理者可以通過(guò)建立健全相關(guān)的正式溝通渠道，各種標準如工資標準、人事變動(dòng)等方面信息完全透明化、公開(kāi)化，就可以打消人們的疑慮和議論，從而在一定程度上減少關(guān)于這方面的非正式溝通的信息。
2、對于非正式溝通中產(chǎn)生的錯誤信息，可以考慮通過(guò)非正式溝通渠道加以修正，以其人之道還治其人之身，也可以考慮通過(guò)正式溝通渠道予以澄清。雙管齊下可以起到更好的效果。通過(guò)非正式溝通渠道糾正非正式溝通產(chǎn)生的錯誤信息，由于新的非正式溝通信息是完整的，更加真實(shí)的，更加具有可信性的，因此可以很快替代原先的錯誤信息。如果問(wèn)題很?chē)乐�，組織內的士氣和凝聚力已經(jīng)被非正式溝通的錯誤信息所影響，此時(shí)還可以通過(guò)召開(kāi)全體職工會(huì )議、下達文件指示等方式予以澄清和糾正。
3、管理者可以將自己想傳遞但是又不便于從正式溝通渠道傳遞的信息從非正式溝通渠道傳遞出去，從而達到某種管理效果。如管理者可能要面臨人事選舉，他可以通過(guò)非正式溝通渠道向他的員工表示未來(lái)他的計劃和打算，從而贏(yíng)得這些員工的支持。管理者也可以通過(guò)非正式溝通渠道聽(tīng)到從正式溝通渠道聽(tīng)不到的信息，從而可以在決策時(shí)作為參考的依據之一。如管理者可以通過(guò)非正式溝通渠道了解到某個(gè)員工性格特征和優(yōu)缺點(diǎn)，以及從事的其他社會(huì )活動(dòng)是什么，從而為將來(lái)的人事調動(dòng)和工作分配決策打下基礎。管理者也可以通過(guò)非正式溝通渠道了解到員工的主導需求是什么?如物質(zhì)需求還是精神需求，這樣管理者可以做到有的放矢，有針對性地對不同員工實(shí)施不同的激勵措施。
正式溝通的管理
正式溝通即是以組織的正式溝通渠道進(jìn)行的溝通，比如上下級的意見(jiàn)交流、日常會(huì )議、市場(chǎng)調查、組織間的訪(fǎng)問(wèn)等。正式溝通是圍繞組織的正式目標展開(kāi)的，是為了達到組織目標而服務(wù)的。企業(yè)只有通過(guò)正式溝通才可以發(fā)現存在的問(wèn)題，將問(wèn)題消除于無(wú)形之中;企業(yè)只有通過(guò)正式溝通才可以協(xié)調各個(gè)個(gè)體、要素、部門(mén)之間的矛盾和沖突;企業(yè)也只有通過(guò)正式溝通才可以與外界進(jìn)行信息交流，獲取目標市場(chǎng)、國家法律政策、先進(jìn)技術(shù)、競爭者的競爭策略等信息，并提前做出應對措施。因此，正式溝通對于企業(yè)的運營(yíng)來(lái)說(shuō)是必不可少的環(huán)節。
企業(yè)應該加強對正式溝通環(huán)節的管理。方法如下：
1、建立嚴格的規章制度。上下級之間根據業(yè)務(wù)的需要定期進(jìn)行信息的交換，交換的信息內容必然是有關(guān)企業(yè)運營(yíng)過(guò)程中出現的問(wèn)題;企業(yè)的管理者在自己所管轄的部門(mén)范圍內應該定期召開(kāi)部門(mén)全體員工會(huì )議，在會(huì )議上，一方面員工之間可以加強對工作的經(jīng)驗交流，另一方面也可以對出現的問(wèn)題進(jìn)行群策群力的解決。建立總經(jīng)理信箱，該信箱的存在是為了鼓勵普通員工對企業(yè)的發(fā)展和建設提出合理化建議，并且通過(guò)該信箱，總經(jīng)理可以很容易地了解企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中出現的問(wèn)題有哪些。設立總經(jīng)理接待日，在該接待日，任何人都可以來(lái)到總經(jīng)理辦公室進(jìn)行問(wèn)題的反映，提出自己對于整個(gè)企業(yè)發(fā)展的合理化建議，或者對企業(yè)已經(jīng)存在的問(wèn)題進(jìn)行反映。上述這些內容應該以規章制度的形式落實(shí)下來(lái)，認真執行，而不是僅僅出現在書(shū)面的文件上。
2、溝通雙方應該有真誠的態(tài)度。企業(yè)的正式溝通可能是上下級之間對于工作進(jìn)行信息交流;可能是上級對下級進(jìn)行工作安排，命令發(fā)布;可能是下級在工作遇到挫折感到沮喪時(shí)，領(lǐng)導者對其進(jìn)行鼓舞使其恢復信心;也有可能是同事之間就工作經(jīng)驗或者在協(xié)作過(guò)程中出現的問(wèn)題進(jìn)行交流。無(wú)論是哪種情況，都需要溝通的雙方有一個(gè)正確的溝通態(tài)度，即應該明確溝通的目的是為了解決問(wèn)題，協(xié)作一致共同為了企業(yè)的目標而努力。領(lǐng)導者應該真心實(shí)意地對下屬進(jìn)行關(guān)心和愛(ài)護，在其工作上出現困難的時(shí)候，予以工作方法上耐心的指導，在其出現沮喪等情緒時(shí)，對他進(jìn)行鼓勵，在他工作做出了成績(jì)的時(shí)候，上級應該對其進(jìn)行獎賞和肯定。在工作上有來(lái)往的同事之間應該樹(shù)立互相幫助的氛圍和習慣，這樣才可以減少協(xié)作成本，才可以在問(wèn)題出現的時(shí)候團結一致共同解決該問(wèn)題，而不是互相扯皮，互相推諉。當然，這種溝通過(guò)程中的真誠應該來(lái)源于組織文化的建設，企業(yè)應該樹(shù)立健康、積極、團結的組織文化，并使得這種價(jià)值觀(guān)念深入到每一個(gè)員工的日常行為之中。擁有這種組織文化的企業(yè)更加容易建立暢通、有效的正式溝通渠道。
3、企業(yè)與外界環(huán)境的溝通管理。外界環(huán)境與本企業(yè)也在發(fā)生著(zhù)信息的交流和交換。外界環(huán)境包括的要素有供應商、競爭者、政府機關(guān)、顧客等。企業(yè)應該加強與供應商的聯(lián)系，密切注視供應商供應能力的變化，即供應商供應原材料的數量和價(jià)格的變化，以及這種變化對本企業(yè)產(chǎn)品的影響。供應商在很大程度上會(huì )影響到企業(yè)的產(chǎn)品價(jià)格。如果供應商的價(jià)格提高，那么企業(yè)應該及時(shí)尋找替代的供應商或者考慮對供應商進(jìn)行并購來(lái)減少自己的供應鏈風(fēng)險。企業(yè)也應該密切注意獲取競爭者的信息，因為競爭者的市場(chǎng)策略會(huì )影響到本企業(yè)的市場(chǎng)策略，如果競爭對手采取了降價(jià)策略，本企業(yè)是否跟隨降價(jià)或者干脆價(jià)格不進(jìn)行變動(dòng)，而是提高自己產(chǎn)品的質(zhì)量。如果競爭對手開(kāi)發(fā)了新產(chǎn)品并且投入市場(chǎng)，本企業(yè)是否應該對這種新產(chǎn)品的市場(chǎng)前景進(jìn)行分析，而考慮采用相應的應對策略。企業(yè)應該密切關(guān)注國家法律政策的變化，這些變化要么對企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本帶來(lái)影響，要么干脆就會(huì )影響到企業(yè)的生死存亡。如果國家準備對本行業(yè)提高稅收，企業(yè)是否應該拿出相應的降低成本的策略?如果國家準備投入替代產(chǎn)品的行業(yè)，本企業(yè)應該如何應對?企業(yè)應該密切注意消費者消費偏好的變化，人的消費欲望總是無(wú)止境而且喜新厭舊的，企業(yè)應該多做市場(chǎng)調查，關(guān)注消費偏好的轉移，設計和開(kāi)發(fā)相應的產(chǎn)品來(lái)滿(mǎn)足人們日益提高的物質(zhì)消費欲望。與供應商的信息交流、市場(chǎng)情報的獲取、國家法律政策的獲取，這些都涉及到企業(yè)的正式溝通。企業(yè)應該重視本組織與上述因素的溝通。
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