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怎樣實(shí)施高效的項目管理
項目管理是一個(gè)很復雜的過(guò)程，需要項目組各成員的努力，那么，怎樣進(jìn)行高效的項目管理呢?我們一起來(lái)探討探討!
一.需求獲取
需求開(kāi)發(fā)在CMMI中有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的過(guò)程域來(lái)描述，它在項目管理過(guò)程中也是很重要的一塊，因為后續的設計、開(kāi)發(fā)等都是基于需求。如果需求獲取不正確或在需求開(kāi)發(fā)過(guò)程中很多功能沒(méi)有挖掘出來(lái)的話(huà)，那么在后期選擇彌補時(shí)，將會(huì )造成項目延期以及成本的大幅度增加。
需求開(kāi)發(fā)的目的是產(chǎn)生和分析客戶(hù)、產(chǎn)品和產(chǎn)品組件需求。需求是客戶(hù)在項目立項時(shí)就有的一個(gè)遠景，在項目管理過(guò)程中它得到不斷的變更和細化�？蛻�(hù)根據需求會(huì )決定在整個(gè)項目的需求中，要承辦方具體要做些什么，即承辦方的任務(wù)，承辦方具體要實(shí)現哪些需求。承辦方在明確了需求后，就會(huì )開(kāi)始后期的設計、開(kāi)發(fā)、測試、部署等工作。
需求獲取的目的是通過(guò)各種途徑獲取用戶(hù)的需求信息，由于在實(shí)際工作中，大部分客戶(hù)是無(wú)法完整地講述其需求，因此需求獲取是一件看似簡(jiǎn)單，做起來(lái)很難的一件事情。在需求獲取過(guò)程中，主要需要弄清楚3個(gè)問(wèn)題，即：明確需要獲取的信息(What)、明確所獲取信息的來(lái)源和渠道(Where)和怎樣獲取需求(How)。下面我們分別對這三點(diǎn)進(jìn)行講述。
1、明確需要獲取的信息(What)
需求分析師應在需求獲取前明確需要獲取的信息，以確保在實(shí)施需求獲取時(shí)有的放矢。
通常需求獲取要獲取的信息包括三大類(lèi)：
1)與問(wèn)題域相關(guān)的背景信息(如業(yè)務(wù)資料，組織結構圖，業(yè)務(wù)處理流程等);
2)與要求解決的問(wèn)題直接相關(guān)的信息;
3)用戶(hù)對系統的特別期望與施加的任何約束信息。
2、明確所獲取信息的來(lái)源和渠道(Where)
接著(zhù)需求分析師還應確定獲取需求信息的來(lái)源與渠道，以提高需求分析師在需求獲取階段的工作效率，使得所收集的信息更加有價(jià)值、更加全面。
需求信息的來(lái)源通常包括：
1)來(lái)自客戶(hù)的需求：
a)舊系統的用戶(hù)或客戶(hù)對系統安裝、使用、維護、管理等方面的需求;
b)系統的潛在用戶(hù)或客戶(hù)對系統的需求。
2)競爭對手的產(chǎn)品優(yōu)勢與不足;
3)國家政策、業(yè)務(wù)規則以及相關(guān)行業(yè)標準;
4)實(shí)施產(chǎn)品設計所需滿(mǎn)足的需求;
5)執行測試驗證工作所需滿(mǎn)足的需求;
6)實(shí)施系統安裝、維護所需滿(mǎn)足的需求。
獲取需求信息的渠道包括：
1)用戶(hù)或客戶(hù);
2)公司研發(fā)管理部門(mén);
3)公司技術(shù)管理部門(mén)
4)項目實(shí)施部門(mén);
5)營(yíng)銷(xiāo)管理部門(mén);
6)舊有系統的研發(fā)項目組;
7)來(lái)自項目組內。
3、怎樣獲取需求(How)
接下來(lái)項目經(jīng)理應選擇至少一種需求獲取技術(shù)獲取相關(guān)的需求，作為需求分析的依據。需求獲取技術(shù)包括但不限于：
1)用戶(hù)訪(fǎng)談
用戶(hù)訪(fǎng)談的形式包括結構化和非結構化兩種。結構化是指事先準備好一系列問(wèn)題，有針對性地進(jìn)行;非結構化是只列出一個(gè)粗略的想法，根據訪(fǎng)談的具體情況進(jìn)行發(fā)揮。有效的訪(fǎng)談需要靈活的結合這兩種方法。
用戶(hù)訪(fǎng)談具有很好的靈活性，有較廣的應用范圍，但實(shí)際操作時(shí)存在許多困難，例如客戶(hù)經(jīng)常很忙，難以獲得充足的訪(fǎng)談時(shí)間;客戶(hù)訪(fǎng)談需要需求分析師有很強的溝通能力，同時(shí)也要求需求分析師有足夠的相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識。
2)用戶(hù)調查
用戶(hù)調查是通過(guò)精心設計提問(wèn)問(wèn)題形成調查問(wèn)卷，然后下發(fā)到相關(guān)人員手中，讓他們填寫(xiě)答案，來(lái)獲取用戶(hù)需求。
用戶(hù)調查的方法最大的缺點(diǎn)是缺乏靈活性，由于缺乏面多面的交流，所獲取的信息量也比較有限。因此在實(shí)際工作中，我們建議可以先采用用戶(hù)調查的方式獲取一定量的信息，然后有針對性地開(kāi)展用戶(hù)訪(fǎng)談。
3)現場(chǎng)觀(guān)摩用戶(hù)的工作流程，觀(guān)察用戶(hù)的實(shí)際操作
俗話(huà)說(shuō)，“百聞不如一見(jiàn)”，對于一些較為復雜的流程和操作而言，是比較難以用語(yǔ)言和文字進(jìn)行表達的，對于這種情況，可以采用到客戶(hù)的工作現場(chǎng)，一邊觀(guān)察，一邊聽(tīng)客戶(hù)講解，從而更直觀(guān)的了解客戶(hù)需求。
4)從行業(yè)標準、規則中提取需求
如果用戶(hù)要求所開(kāi)發(fā)的軟件產(chǎn)品必須滿(mǎn)足一定的行業(yè)標準和業(yè)務(wù)規則，需求分析師可以通過(guò)閱讀政策法規、業(yè)務(wù)規則以及行業(yè)標準等各類(lèi)相關(guān)的文檔，并與相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)專(zhuān)家進(jìn)行業(yè)務(wù)交流來(lái)了解客戶(hù)的需求。
這種方法要求需求分析師有一定的行業(yè)從業(yè)經(jīng)驗，能夠了解行業(yè)的發(fā)展動(dòng)向，這對從技術(shù)出生的需求分析師來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的考驗。
5)文檔考古
對于一些數據流比較復雜的、工作表單較多的項目，有時(shí)是難以通過(guò)說(shuō)或者觀(guān)察來(lái)了解需求細節的.
這個(gè)時(shí)候就可以通過(guò)對歷史存在的一些文檔進(jìn)行研究，考古一詞非常形象地說(shuō)明了其主要的工作重心是通過(guò)已經(jīng)填寫(xiě)完畢的、也就是帶有數據的文件、表單、報告，獲得所需的信息。
6)需求討論會(huì )
這是一種相對來(lái)說(shuō)成本較高的需求獲取方法，但也是十分有效的一種。它通過(guò)聯(lián)合各個(gè)關(guān)鍵客戶(hù)代表，分析人員，開(kāi)發(fā)人員，通過(guò)有組織的會(huì )議來(lái)討論需求。
在會(huì )議之前，應該將與討論主體相關(guān)的材料提前分發(fā)給所有將要參加會(huì )議的人。在會(huì )議開(kāi)始之后，先針對材料所列舉的問(wèn)題進(jìn)行逐項專(zhuān)題討論，然后對原有系統、類(lèi)似系統的不足進(jìn)行開(kāi)放性交流，并在此基礎上對新的解決方案進(jìn)行構思，在此過(guò)程中將所有的想法、問(wèn)題和不足記錄下來(lái)，形成一個(gè)要點(diǎn)清單，作為后續需求分析的依據。
7)原型法
原型(prototype)即把系統主要功能和接口通過(guò)快速開(kāi)發(fā)制作為“軟件樣機”，以可視化的形式展現給用戶(hù)，及時(shí)征求用戶(hù)意見(jiàn)，從而明確無(wú)誤地確定用戶(hù)需求。同時(shí)，原型也可用于征求內部意見(jiàn)，作為分析和設計的接口之一，可方便于溝通。原型法主要價(jià)值是可視化，強化溝通，降低風(fēng)險，節省后期變更成本，提高項目成功率。
原型法的優(yōu)點(diǎn)是：
i)鼓勵業(yè)務(wù)管理者的積極參與;
ii)有助于解決業(yè)務(wù)管理者之間的差異; 來(lái)源:學(xué)優(yōu)網(wǎng)網(wǎng)
iii)能給業(yè)務(wù)管理者一個(gè)對最終系統的直觀(guān)感受;4)周期短;5)成本低;6)用戶(hù)較滿(mǎn)意。
但原型法也有缺點(diǎn)，主要為：
i)導致人們認為最終系統將很快產(chǎn)生;
ii)對系統操作權限的說(shuō)明較弱;
iii)不適合于開(kāi)發(fā)大系統;
iv)開(kāi)發(fā)過(guò)程管理困難。
在實(shí)際開(kāi)發(fā)過(guò)程中，筆者所在公司一般比較常用的需求獲取方法是用戶(hù)訪(fǎng)談、需求討論會(huì )和原型法。對于相對較小的項目，筆者極力推薦原型法，因為通過(guò)可視化的界面，可更容易的、更快的挖掘客戶(hù)的需求。 來(lái)
二、人員配置
在整個(gè)項目的生命周期中，可能涉及到開(kāi)發(fā)方的角色如下：
1、需求分析師
完成產(chǎn)品或項目的需求調研和開(kāi)發(fā)，將客戶(hù)的需求變成產(chǎn)品需求，參與需求的討論和分析，完成需求規格說(shuō)明書(shū)等的編寫(xiě)。
2、系統架構師
系統架構師負責理解系統的業(yè)務(wù)需求，并創(chuàng )建合理、完善的系統體系架構。架構師也負責通過(guò)軟件架構來(lái)決定主要的技術(shù)選擇。這典型的包括識別和文檔化系統的重要架構方面，他側重于系統的質(zhì)量屬性設計，包括系統的可靠性、可測試性、可重用性、可維護性、可重用性、可擴展性、性能指標、組件框架設計、共用基礎結構等。
3、系統分析員
該角色是系統設計中的一個(gè)主要角色，他參與需求分析、系統功能設計、系統質(zhì)量屬性設計等過(guò)程。
4、項目經(jīng)理
項目經(jīng)理是項目溝通的紐帶，他執行項目的進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量管理、客戶(hù)非技術(shù)人員業(yè)務(wù)交流、項目成員共同、非技術(shù)風(fēng)險管理等職責。
5、配置管理員
該角色的職責是完成項目中各文檔的管理等。
6、QA
重點(diǎn)關(guān)注軟件過(guò)程的質(zhì)量，在項目中，主要執行的是監督的作用，他參與需求評審、設計評審等過(guò)程。
7、開(kāi)發(fā)人員
完成系統的編碼，在有些公司，開(kāi)發(fā)人員還需要進(jìn)行部分功能模塊的設計。
8、測試人員
進(jìn)行系統的測試，例如功能測試、集成測試、系統測試和驗收測試等，在測試前期，需要編寫(xiě)測試計劃，并編寫(xiě)測試用例來(lái)輔助測試。
9、美工
負責美化系統界面。
10、項目實(shí)施人員
職責為進(jìn)行項目的實(shí)施。
根據項目的大小等的不同，上面的人員配置可能有一些合并，例如在一些較小的項目中，可能會(huì )將系統架構師、系統分析師、項目經(jīng)理的職責都統一到項目經(jīng)理身上。在一些項目中，若具有系統架構師、系統分析師和項目經(jīng)理三個(gè)角色，有一些人也很容易搞混，在網(wǎng)上有人進(jìn)行了比較明確的區分，下面讓我們來(lái)看看下面的表格：
三、項目管理中需要注意的問(wèn)題
大家都知道，項目管理的四要素為：質(zhì)量、進(jìn)度、成本和資源。這四項如果有一項超出控制，項目就可能會(huì )失敗。在筆者的實(shí)踐過(guò)程中，總結了如下注意事項：
1、明確各人員的任務(wù)
明確各人員的任務(wù)并對其進(jìn)行確認。例如，對各開(kāi)發(fā)人員任務(wù)的詳細分配后，有些開(kāi)發(fā)人員并不一定清楚了自己所要做的事或理解有出入，做到后來(lái)，才發(fā)現所做的和項目所需要的南轅北轍，到了這個(gè)時(shí)候才發(fā)現問(wèn)題，補救不及時(shí)的話(huà)很可能引起進(jìn)度的拖延和成本的增加，所以項目經(jīng)理需要進(jìn)行確認。
2、跟蹤項目情況
很多開(kāi)發(fā)人員都有這樣的情況，前期開(kāi)發(fā)比較輕松，一到要驗收的時(shí)候，才發(fā)現很多功能還不完善，存在很多bug，于是為了在指定時(shí)間內完成任務(wù)，只得加班加點(diǎn)。其實(shí)這也是管理不善引起的，因為沒(méi)有定期的跟蹤項目，對項目所處的狀態(tài)不太清楚，所以導致了這種情況。
3、進(jìn)行風(fēng)險分析和管理
在項目管理過(guò)程中，風(fēng)險分析也是一個(gè)很重要的方面，風(fēng)險包括很多方面，例如技術(shù)風(fēng)險、人員風(fēng)險等。
若在項目管理不注意風(fēng)險的管理，那么當項目中的風(fēng)險發(fā)生時(shí)，很可能引起項目管理的四要素的問(wèn)題出現。例如若項目組盲目引入新技術(shù)，在中后期才發(fā)現該新技術(shù)在該系統中不合適。再例如，若在項目后期主要設計或開(kāi)發(fā)人員跳槽，若沒(méi)有風(fēng)險管理，沒(méi)有采取規避或減弱措施，那么當這些風(fēng)險產(chǎn)生時(shí)，將會(huì )帶來(lái)很大的影響。
4、重視需求開(kāi)發(fā)
有些項目組對需求開(kāi)發(fā)不太重視，做需求開(kāi)發(fā)時(shí)沒(méi)有深度挖掘客戶(hù)的需求，在中后期還在進(jìn)行需求的大幅調整，在進(jìn)度等方面當然也會(huì )受到很大的影響。需求是后續開(kāi)發(fā)的根本，后續的設計、開(kāi)發(fā)、測試等都是基于它的，因而也是重中之重，需要引起大家的重視。
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