所有時(shí)間管理技巧的精華

　　引導語(yǔ)：光是把這些技巧全部列出來(lái)，可能都要花上不少時(shí)間。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的所有時(shí)間管理技巧的精華，希望對你有所幫助。

　　如何才能最高效地利用時(shí)間?

　　關(guān)于這個(gè)話(huà)題，網(wǎng)上會(huì )有無(wú)數的課程，無(wú)數的公眾號文章，試圖傳授給你種種技巧(我自己也寫(xiě)過(guò)不少)。實(shí)際上，光是把這些技巧全部列出來(lái)，可能都要花上不少時(shí)間。

　　但是，你是否會(huì )覺(jué)得：學(xué)了這么多技巧，還是不知道應該怎么做?

　　這是很自然的。很多時(shí)候，選擇太多，還不如沒(méi)有選擇。尤其是像我這樣的選擇困難癥患者，有一套一以貫之的心法，就已經(jīng)足夠了。

　　所以，我今天打算一勞永逸。

　　我將無(wú)數的時(shí)間管理技巧，總結歸納成了這套「12345法則」。

　　掌握這套法則，不客氣地說(shuō)，90%的時(shí)間管理內容，基本都不用再看了。因為它們的核心，都離不開(kāi)這套法則。

　　我自己就是這套方法的踐行者。這幾年里，得益于它的幫助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享給大家。

　　這套法則，其實(shí)沒(méi)有什么新奇的地方，大多數都是非常經(jīng)典的技巧。但是，它們既容易上手，又切實(shí)有效。任何一個(gè)人，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的練習，都可以掌握，并應用到自己的生活和工作中。

　　下面詳解。

　　1：一件事情

　　簡(jiǎn)而言之：任何時(shí)候，在一段時(shí)間內，只做一件事情。

　　這是這套法則的核心。

　　我在之前的多篇文章里，都提到過(guò)這一點(diǎn)的重要性。

　　很多人在工作中，習慣讓思維不斷地進(jìn)行跳躍。寫(xiě)一會(huì )報告，刷一下網(wǎng)頁(yè)，查一下資料，收一下郵件，做一下數據，回應一下客戶(hù)，再回去貼圖表…… 諸如此類(lèi)。

　　更常見(jiàn)的，是一邊開(kāi)著(zhù)微信客戶(hù)端聊天，一邊工作。我想，絕大所數人，都有這個(gè)習慣。

　　這樣的后果是什么呢?你永遠都沒(méi)有辦法，獲得真正的「專(zhuān)注」。

　　而專(zhuān)注，是這個(gè)時(shí)代最可貴的一種特質(zhì)。

　　我們這個(gè)時(shí)代，有太多的信息和誘惑，每個(gè)人都非常焦慮。焦慮什么呢?焦慮于一種對信息的「不安定感」。

　　我們時(shí)刻都在接收著(zhù)大量的信息，但越是這樣，我們越是擔心：

　　我是否錯過(guò)了什么信息?

　　有哪些信息需要我去處理?

　　如果我沒(méi)有處理，會(huì )不會(huì )產(chǎn)生什么后果?

　　其實(shí)，我們每天接收到的信息，99%，都是無(wú)關(guān)緊要的。

　　最重要的是什么?就是你手上正在做的事情。

　　專(zhuān)注把每一件事情做好，才是最重要的品質(zhì)。

　　因為，定義一個(gè)人社會(huì )價(jià)值的，永遠是他的產(chǎn)出。把一件事情做到100分，勝過(guò)把一堆事情做到80分。在商業(yè)社會(huì )上，「完美」跟「合格」之間的差異，很多時(shí)候是數以百倍計的。

　　但是，投入在一件事情上面久了，很容易產(chǎn)生兩種心理：一是對于結果和預期的不確定，二是長(cháng)時(shí)間缺乏反饋的空虛感。

　　這兩種心理，會(huì )迫使我們，去尋求更短期、能夠獲得即時(shí)反饋的行為，使大腦獲得新鮮刺激。

　　如果你受制于這種心態(tài)，你就很難真正把任何事情，做到100%的極致。

　　而這，也正是「優(yōu)秀人才」和「普通員工」之間的差異所在。

　　2：2個(gè)步驟

　　當你有一個(gè)新任務(wù)需要去做時(shí)，不要著(zhù)急下手，按照這兩個(gè)步驟去做：

　　1)思考：它能夠在一兩分鐘內快速完成?

　　2)行動(dòng)：如果可以，立刻著(zhù)手完成它;如果不行，把它記下來(lái)，安排時(shí)間去做。

　　舉一個(gè)最常見(jiàn)的場(chǎng)景：

　　你專(zhuān)心工作了半小時(shí)，終于告一段落。停下來(lái)，打算休息5分鐘，再著(zhù)手去做下一項任務(wù)。這時(shí)，你打開(kāi)微信，發(fā)現同事問(wèn)了你一個(gè)問(wèn)題，希望你給他傳一份資料，你應該怎么做?

　　最好的方式，是先思考：幫他找這份資料，需要花費多長(cháng)時(shí)間?

　　如果僅僅是舉手之勞，一兩分鐘就能搞定，就馬上找給他;

　　如果比較麻煩，需要整合，需要從多個(gè)位置尋找，那么，回復他：我現在比較忙，一會(huì )有空了再弄。然后，把這件事情記在清單上，等有空的時(shí)候再去做。

　　這個(gè)原則的目的是什么呢?避免我們的計劃受到干擾。

　　很多人會(huì )有一種感受：明明制定好了每天的計劃，但是一天下來(lái)，總覺(jué)得自己什么都沒(méi)干，待辦清單上面滿(mǎn)滿(mǎn)的都是「未完成」。

　　為什么?很簡(jiǎn)單。因為我們一整天的時(shí)間，都在處理「應急的事情」和「別人的事情」。

　　我們制定的計劃，不可避免的，總會(huì )受到干擾。如何最大化地保證計劃的效果，降低干擾?

　　這就需要插入這兩個(gè)步驟：對所有干擾進(jìn)行快速預判：是立刻執行，還是寫(xiě)到計劃里面，等待下一步去執行?

　　然后，再按照預判結果去行動(dòng)。

　　具體的標準以多久為宜呢?建議是以2分鐘，作為「立刻去做」和「規劃去做」的一個(gè)界線(xiàn)。

　　它能夠實(shí)現這么一個(gè)平衡：既可以把細小的瑣事盡快搞定，避免別人等太久;又可以避免計劃中斷，一直忙于應對外界的影響。

　　其實(shí)，延伸來(lái)講，任何事情，都需要兩個(gè)步驟：「思考」和「行動(dòng)」。

　　如果對于一項任務(wù)，我們判定它超過(guò)2分鐘，需要另外安排時(shí)間執行 —— 那么，我們可以再次對它進(jìn)行分析：這個(gè)任務(wù)，是可以立即執行，還是需要先進(jìn)行思考和規劃，然后再執行?

　　如果是后者，我們就可以在清單上，為它留出思考的時(shí)間，和執行的時(shí)間。

　　然后，再在合適的時(shí)間，按照我們的安排，去完成這項任務(wù)。

　　3：三個(gè)清單

　　在第二點(diǎn)中，我們記下來(lái)的任務(wù)，如何呈現在清單上，如何給它們安排合理的時(shí)間段?

　　這里，可以參考我在《高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單》里提到的「AFD清單工作法」。

　　簡(jiǎn)而言之，所有的任務(wù)，都可以分成三大類(lèi)：

　　1)可以明確執行的(Action);

　　2)需要進(jìn)行思考的(Focused)

　　3)簡(jiǎn)單，瑣碎，不重要的(Dessert)。

　　第一類(lèi)，盡量留出一整段時(shí)間專(zhuān)注去做，屏蔽一切干擾。每段時(shí)間以25分鐘到40分鐘為宜。如果你狀態(tài)非常好，注意力極其集中，也可以適當延長(cháng)。

　　第二類(lèi)，在你完成一個(gè)任務(wù)，覺(jué)得疲勞，需要放松和休息的時(shí)候去做。這樣，可以激活大腦不同的區域，讓負責執行的部分得到休息，同時(shí)維持大腦的活躍和動(dòng)力。

　　另外，也可以放在碎片時(shí)間去做。例如，我常常會(huì )把「撰寫(xiě)文章」分解成多個(gè)部分。像「思考結構」「尋找選題」「尋找切入點(diǎn)」等等任務(wù)，就會(huì )放在平時(shí)的碎片時(shí)間里(比如乘車(chē)，步行，吃飯)，利用這部分閑暇去做。一來(lái)節省時(shí)間，二來(lái)也可以把這部分時(shí)間利用起來(lái)，不至于浪費。

　　第三類(lèi)，在自己狀態(tài)低落，情緒消沉的時(shí)候去做。

　　一方面，可以見(jiàn)縫插針完成這些事項，另一方面，也可以通過(guò)不斷積累「成就感」，讓自己迅速擺脫低落的狀態(tài)，快速進(jìn)入狀態(tài)。

　　這里也提一個(gè)很常見(jiàn)的問(wèn)題。

　　有讀者問(wèn)：看過(guò)很多講時(shí)間管理的文章，有些會(huì )說(shuō)，優(yōu)先做最困難的事，這樣后面會(huì )更順手;有些會(huì )說(shuō)，優(yōu)先從簡(jiǎn)單的做起，逐步積累成就感，讓自己狀態(tài)得到提升。究竟應該先做什么?

　　這其實(shí)需要看你的狀態(tài)。

　　如果你狀態(tài)高漲，精力充沛，那最好按照「Action」里面的清單，按照優(yōu)先級，先全力以赴解決最困難的事情。這樣，就算后面什么都沒(méi)做，你這一天也不至于浪費。

　　如果你狀態(tài)不佳，那就從簡(jiǎn)單的做起，先把「Dessert」里面的事項搞定。以期快速恢復狀態(tài)，去做「Action」里面的任務(wù)。

　　利用好這套「AFD清單」，可以讓每一天的時(shí)間，得到更加合理的利用。

　　4：四個(gè)象限

　　寫(xiě)在「Action」和「Focused」里面的事項，應該按照什么順序去做呢?

　　這里需要用到一個(gè)非常經(jīng)典的技巧：四象限法。

　　簡(jiǎn)單介紹一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「緊急性」兩個(gè)維度進(jìn)行分類(lèi)。

　　于是，我們就會(huì )得到四個(gè)象限：

　　重要且緊急;重要不緊急;不重要但緊急;不重要且不緊急。

　　接著(zhù)，再根據這四個(gè)象限的內容，安排不同的應對策略：

　　1)重要且緊急的事優(yōu)先去做。

　　它們應該被寫(xiě)在「Action」中，有明確的執行步驟和標準，可以立刻行動(dòng)，不需要經(jīng)過(guò)思考。

　　2)重要不緊急的事，每天安排固定時(shí)間去做。

　　它們有兩類(lèi)。一類(lèi)是每天堅持的習慣，比如背單詞，健身，讀書(shū)等。這一類(lèi)應該寫(xiě)入「Action」，并有明確的執行步驟和方式。

　　第二類(lèi)，是需要思考的問(wèn)題，以及沒(méi)有明確分解的任務(wù)。這一類(lèi)，應該處于「Focused」之中，通過(guò)安排碎片時(shí)間思考，對它們進(jìn)行剖析，分解，從而，從「Focused」中轉移到「Action」，并設定好具體的執行步驟和時(shí)間。

　　3)不重要但緊急的事，盡量安排別人去做。

　　這一類(lèi)事情，包括回應，對接，等等。如果可以，盡量讓更適合的人去做(也就是對他來(lái)說(shuō)是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做，盡量簡(jiǎn)明扼要，以結果為先，快速落地，不要在上面花費太多時(shí)間。

　　4)不重要且不緊急的事，不要去做。

　　這種事情，除了浪費我們的時(shí)間，沒(méi)有任何價(jià)值。除非是需要娛樂(lè )消遣，否則不要去碰。

　　5：5分鐘

　　當你即將動(dòng)手去做一件事情時(shí)，告訴自己：

　　什么都不要想，先做5分鐘再說(shuō)。

　　理想情況下，當你去執行「Action」里面的任務(wù)時(shí)，你應該事先已經(jīng)對它做好了規劃：該做什么，怎么做，按什么步驟做，需要什么資源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻動(dòng)手。

　　但實(shí)踐中，很多時(shí)候，未必能做到這樣。你可能會(huì )耽于思考，會(huì )畏手畏腳，會(huì )沉吟不定。

　　—— 這其實(shí)是最浪費效率的做法。

　　很多時(shí)候，明明確定好的任務(wù)，也許就在你反復思考的過(guò)程中，不知不覺(jué)被拖過(guò)了時(shí)間。

　　你會(huì )驟然發(fā)現：怎么這就下午了?我還什么都沒(méi)做呢!

　　這也是許多拖延癥患者的癥結�？偸菍σ患�事情抱著(zhù)種種疑慮和擔憂(yōu)：我要是做不好怎么辦?會(huì )不會(huì )產(chǎn)生什么問(wèn)題?是不是還會(huì )有更好的方法?諸如此類(lèi)。

　　但其實(shí)，我在前面已經(jīng)提過(guò)：大多數的任務(wù)，都需要經(jīng)過(guò)兩步：思考和執行。執行的時(shí)候，不要再花時(shí)間去思考 —— 這是「思考」這一步里面，應該完成的事情。

　　還是以撰寫(xiě)文章為例子，講一下。

　　假設我把「撰寫(xiě)文章」分成兩部分。思考部分，Deadline為4號晚上24點(diǎn)。執行部分，Deadline為5號晚上24點(diǎn)。

　　那么，當時(shí)間走到4號晚上24點(diǎn)的時(shí)候，即使我覺(jué)得還有幾個(gè)地方不夠完善，也得在這里停下來(lái)。因為，我留給自己思考的時(shí)間已經(jīng)到極限了。如果再花時(shí)間去思考細節，就會(huì )導致后面的「執行」被拖延 —— 我就沒(méi)法在5號晚上24點(diǎn)前完成這篇文章了。

　　同樣，當我結束思考之后，下一步，就是把之前思考的內容，組織成文 —— 這是「執行」的環(huán)節。在這個(gè)環(huán)節，即使自己不夠滿(mǎn)意，也不要再花時(shí)間去反復思考，這樣只會(huì )導致計劃被打亂。

　　所以，避免這種情況，最好的方式，就是始終保持這種習慣：

　　當需要「執行」的時(shí)候，不要遲疑，先立刻開(kāi)工，先做5分鐘再說(shuō)。

　　人是一種很奇怪的生物，當你開(kāi)工之前，你會(huì )猶豫、躊躇很久;但當你開(kāi)工之后，你就很難停下來(lái)了。因為「契可尼效應」的存在，如果你停下來(lái)，你的心里會(huì )始終掛念著(zhù)這件事情，從而降低你在其它事情上的投入狀況。

　　所以，這也是消滅拖延癥的最好方法：不管三七二十一，先行動(dòng)了再說(shuō)。

　　用行動(dòng)倒逼思考，把一切拖延，扼殺在搖籃里。

　　最后，復習一下這套「12345法則」。

　　一件事情(核心)

　　兩個(gè)步驟(任務(wù)記錄)

　　三個(gè)清單(任務(wù)規劃)

　　四個(gè)象限(策略分析)

　　5分鐘(執行)

　　當然，這套法則，只是一套心法，實(shí)踐操作中，也許還會(huì )有很多問(wèn)題：如何分解，如何規劃，如何分析，如何思考……等等。

　　所以，后面還是會(huì )寫(xiě)相關(guān)的文章，詳細講講這些細節。如果有需要，也可能會(huì )開(kāi)相應的課程。

　　畢竟，學(xué)會(huì )管理時(shí)間，讓自己的時(shí)間效益最大化，是這個(gè)時(shí)代的我們，最基本的「自我增值」技能。

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