高效會(huì )議時(shí)間管理技巧

　　中西方管理學(xué)者們認為，提高會(huì )議效率的因素很多，時(shí)間管理就是其中的一項重要因素。掌握時(shí)間安排技巧，避開(kāi)低效率時(shí)間對提高會(huì )議效率大有裨益。

　　一、會(huì )議日程安排

　　管理者因工作需要經(jīng)常要參加各類(lèi)會(huì )議，合理的安排會(huì )議日程十分必要。日程安排是召開(kāi)會(huì )議最重要的部分之一。

　　首先，把握好會(huì )議總量的統籌�，F代管理學(xué)之父彼得·德魯克曾指出：一個(gè)企業(yè)的經(jīng)理如果用超過(guò)25%的時(shí)間開(kāi)會(huì )，就是一種病態(tài)組織的表現。由此可見(jiàn)，對于中基層管理者而言，會(huì )議所占工作總量的比重應更少。精簡(jiǎn)會(huì )議可以采用很多方法，如合并整合會(huì )議、充分的會(huì )前溝通、減少務(wù)虛的會(huì )議、采用比開(kāi)會(huì )更好的方式等。

　　其次，把握好會(huì )議召開(kāi)日期的統籌。依據人體生物鐘的規律，人在不同時(shí)期精神狀態(tài)和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長(cháng)的假期、一個(gè)星期的開(kāi)頭和結尾召開(kāi)會(huì )議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開(kāi)非緊急會(huì )議。加拿大心理學(xué)家麥吉爾大學(xué)教授德比·莫斯考維茨曾畫(huà)出了一幅一周工作節律圖。根據她的研究，人們在一周之內從事不同任務(wù)，其效率會(huì )有很大不同。星期一適合布置、分派本周的任務(wù)、規劃，設定目標，不適合處理矛盾。因此，周一可安排例會(huì )，但不適合安排中心組重要辦公會(huì )議。周二效率最高，可安排專(zhuān)題研討會(huì )，解決工作中難啃的骨頭。周三思維活躍，心情較好，適合制定戰略決策，是高層召開(kāi)重要會(huì )議的最佳時(shí)機。周四人變得最通融，可交流思想、解決爭議，適合召開(kāi)座談會(huì )、總結會(huì )。周五人易冒險和過(guò)激，一般應少開(kāi)會(huì )。

　　再次，把握好會(huì )議類(lèi)型的統籌。對各類(lèi)會(huì )議按重要程度排序，上級單位組織召開(kāi)的緊急重要會(huì )議應首先考慮，預留時(shí)間;例行會(huì )議合理安排周期;臨時(shí)會(huì )議務(wù)求精練緊湊。

　　最后，把握好會(huì )議制定計劃的統籌。每年年初或年底由指定部門(mén)根據上級指示精神和本單位實(shí)際情況提出召開(kāi)本單位各類(lèi)會(huì )議的計劃。

　　二、會(huì )議時(shí)間安排

　　(一)科學(xué)地擬定會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間。首先，需了解一天當中何時(shí)開(kāi)會(huì )較為妥當。一般來(lái)說(shuō)，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開(kāi)會(huì )。隨著(zhù)時(shí)間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專(zhuān)注性被漸漸地消磨，需要快速得出結論的會(huì )議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會(huì )議之中，午餐開(kāi)會(huì )既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，共享食物是聯(lián)系人們之間感情的一種方法，會(huì )議與午餐結合在一起強調了人的社交性，在充滿(mǎn)民主氛圍的會(huì )議上發(fā)給與會(huì )者一些茶點(diǎn)、果盤(pán)就可以起到氣氛輕松融洽的作用。

　　其次，會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間點(diǎn)不易在上下班前后半小時(shí)。因為這時(shí)人的注意力也較為分散。哈佛時(shí)間管理理論認為：開(kāi)會(huì )的時(shí)間可以采用“零數效應”。人的生物鐘在整點(diǎn)的時(shí)候會(huì )提醒自己的作息安排，把會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間設定為整點(diǎn)后十至十五分鐘這樣的零數時(shí)間，便于整點(diǎn)時(shí)人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。

　　再次，在選擇開(kāi)會(huì )時(shí)間的時(shí)候，應當確保決策者和絕大多數參與者能夠出席�？梢蕴崆罢髟�(xún)，供參會(huì )者選擇時(shí)間。

　　最后，考慮會(huì )議召開(kāi)期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現后，受消極因素的影響，與會(huì )者無(wú)法安心開(kāi)會(huì )。

　　(二)科學(xué)地擬定會(huì )議持續時(shí)間。據心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45分鐘至60分鐘，超過(guò)這個(gè)時(shí)間，人最容易精神分散，超過(guò)90分鐘則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開(kāi)會(huì )議的時(shí)間。如果會(huì )議需要較長(cháng)時(shí)間，則應在會(huì )議中途安排休息。不同會(huì )議類(lèi)型決定了會(huì )議時(shí)間長(cháng)短，大型會(huì )議一般會(huì )期不宜超過(guò)2天，專(zhuān)題會(huì )、研討會(huì )可2小時(shí)左右，總結會(huì )通常約略短至1小時(shí)左右，例會(huì )短小精悍，以十分鐘左右為宜。

　　三、會(huì )議進(jìn)程安排

　　在注重生產(chǎn)效率的美國和日本的一些大型企業(yè)里，通常會(huì )核算會(huì )議的成本。會(huì )議成本=X+2×3×J×N×T。X表示顯性成本的總和，即會(huì )議明顯的耗費，如會(huì )場(chǎng)租借費、文件材料費、與會(huì )者的交通費、食宿費、活動(dòng)費以及服務(wù)人員的工資等。J代表與會(huì )人員每小時(shí)平均工資;3表示勞動(dòng)產(chǎn)值要遠比職工工資高;2表示會(huì )使經(jīng)常性的工作和生產(chǎn)中斷，損失應以此計;N表示參加會(huì )議人數，T代表會(huì )議時(shí)間(小時(shí))。按此公式可計算出為了召開(kāi)此次會(huì )議導致暫停生產(chǎn)所付出的代價(jià)。開(kāi)會(huì )時(shí)，將這一計算過(guò)程和結果粘貼在會(huì )議室的門(mén)口，提醒與會(huì )者提高會(huì )議效率。為了使會(huì )議安排得緊湊有序，應在會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后做好以下事項：

　　(一)會(huì )前。預留出充分的準備時(shí)間，因為許多成功的會(huì )議都在會(huì )前的充分準備和有效溝通方面下足了功夫。預設出會(huì )議的程序、評估會(huì )議內容所需時(shí)間并于會(huì )議開(kāi)始時(shí)告知與會(huì )者。在會(huì )議室預備時(shí)鐘、鬧鐘、計時(shí)器等。大型會(huì )議需提前5分鐘入場(chǎng)。

　　(二)會(huì )中。1.合理安排會(huì )序。開(kāi)會(huì )伊始，與會(huì )者精神狀態(tài)最佳，一般應將重要的議題安排在議程前面。但是，如果會(huì )前發(fā)現有些重要議題在與會(huì )者之間存在爭議，需要在與會(huì )者之間建立和諧融洽的關(guān)系，提升凝聚力，這時(shí)可考慮用次要議題提前做鋪墊，把沖突放在后邊，以利達成共識。2.限制與會(huì )者發(fā)言時(shí)間�！�對于“馬拉松”式的發(fā)言應制止，已經(jīng)取得一致的意見(jiàn)要及時(shí)歸納“拍板”，發(fā)現跑題現象應及時(shí)鞭策，出現沉默應適當啟發(fā)，這樣才會(huì )使會(huì )議主題明確、高效實(shí)際。即時(shí)性會(huì )議可以站著(zhù)進(jìn)行并不備茶水，使其不得不簡(jiǎn)明扼要。

　　(三)會(huì )后。德國心理學(xué)家艾賓浩斯研究發(fā)現的著(zhù)名　“艾賓浩斯遺忘曲線(xiàn)”告訴我們，遺忘的規律是先快后慢，特別是48小時(shí)后會(huì )遺忘75%。鑒于此，會(huì )后應及時(shí)整理會(huì )議記錄，將有關(guān)情況反饋給相關(guān)部門(mén)，請求簽批。會(huì )議的決議應及時(shí)以公告、文件、網(wǎng)站等形式對外發(fā)布。因為有些重要的會(huì )議會(huì )引起未參會(huì )人員的關(guān)注，如果不及時(shí)從正規渠道發(fā)布，參會(huì )者可能會(huì )打探小道消息，以訛傳訛，捕風(fēng)捉影，曲解會(huì )議精神和決議，散步負面信息，帶來(lái)不必要的麻煩。最后，及時(shí)做好會(huì )議資料的歸檔工作。

　　四、會(huì )議通知安排

　　會(huì )議通知是向與會(huì )者傳遞召開(kāi)會(huì )議信息的載體。會(huì )議通知的種類(lèi)和方式多種多樣，如當面告知、打電話(huà)、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內容應包括會(huì )議的時(shí)間，即開(kāi)始時(shí)間、報到時(shí)間、結束時(shí)間、發(fā)出通知的時(shí)間等。

　　要恰當地選定會(huì )議通知的發(fā)送時(shí)間。如發(fā)送過(guò)早，容易被人忘記，如發(fā)送過(guò)晚，與會(huì )人員準備不足，影響會(huì )議效果。會(huì )議通知的發(fā)送應讓與會(huì )者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì )準備，并能準時(shí)到達會(huì )議場(chǎng)所。

　　重要的會(huì )議需要設定會(huì )議通知收到回復的時(shí)間。確定下發(fā)會(huì )議資料、收集會(huì )議案例、會(huì )議報名的時(shí)間。應在會(huì )議召開(kāi)前再次詢(xún)問(wèn)、確認會(huì )議關(guān)鍵人是否赴會(huì )。如遇特殊情況，會(huì )議改期應通過(guò)電話(huà)逐一通知或書(shū)面登記通知。

　　總之，會(huì )議的時(shí)間技巧由會(huì )議本身的特點(diǎn)和人的生理、生活規律決定。只有順應并準確地把握利用這些特點(diǎn)和規律，才能使會(huì )議變得高效成功，進(jìn)而提升工作效率。

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