項目管理系統特征

　　成本預算

　　大部分項目管理系統系統都可以用來(lái)獲得項目中各項活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計算，也可以具體明確到期支付日;對于原材料，可以確定一次性或持續成本;對各種材料，可以設立相應的會(huì )計和預算代碼。另外，還可以利用用戶(hù)自定義公式來(lái)運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來(lái)幫助計算項目成本，在項目過(guò)程中跟蹤費用。項目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團隊資源或整個(gè)項目的實(shí)際成本與預算成本進(jìn)行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源(人員、機器等)或整個(gè)項目的費用情況。

　　日程表

　　日程表程序主要用來(lái)對項目中各個(gè)單項資源或一組資源確定工作時(shí)間�？梢杂眠@些日程表計算出項目的進(jìn)度計劃。大部分系統軟件都對基本工作時(shí)間設置一個(gè)默認值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對于各個(gè)單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班(白天、夜晚)，包括節假日以及數量單位(小時(shí)、天、周)。匯報工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通�？梢愿鶕�每個(gè)單項資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。

　　電子郵件

　　一些項目管理系統程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶(hù)不必通過(guò)打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進(jìn)度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。

　　圖形表格

　　對于有大量活動(dòng)事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò )圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是能在最新數據資料的基礎上簡(jiǎn)便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò )圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統中，圖表自動(dòng)會(huì )反映出這些改變。項目管理系統可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來(lái)，顯示出工作流程。特別是用戶(hù)可以?xún)H用一個(gè)命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò )圖之間來(lái)回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶(hù)使用：

　　進(jìn)行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過(guò)圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過(guò)擴展活動(dòng)持續顯示功能來(lái)改變活動(dòng)持續時(shí)間。

　　定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。

　　顯示任務(wù)或成本的基準對照表。

　　突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動(dòng)的延緩。

　　放大或縮小顯示圖像。

　　資料轉換

　　許多項目管理系統包允許用戶(hù)從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理系統輸入信息的過(guò)程叫做轉入。例如，你只需在需要時(shí)轉入某個(gè)電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統程序，而且這樣還可能會(huì )輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理系統的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過(guò)程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進(jìn)度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。

　　絕大部分項目管理系統程序允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統中。

　　多項處理

　　有些項目規模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項目。另一種情況是經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理同時(shí)管理好幾個(gè)項目，而且，團隊成員也同時(shí)為多個(gè)項目工作，在多個(gè)項目中分派工作時(shí)間。在這種情況下，大部分項目管理系統程序能提供幫助。它們通�？梢詫⒍鄠�(gè)項目?jì)Υ嬖诓煌�文件里，這些文件相互連接。項目管理系統也能在同一個(gè)文件中儲存多個(gè)項目，同時(shí)處理幾百個(gè)甚至幾千個(gè)項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò )圖。

　　制作報表

　　項目管理系統包在最初應用時(shí)，一般只有少數報表，通常是列表總結進(jìn)度計劃、資源或預算。今天，決大多數項目管理系統包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容：

　　項目全面匯報報表。

　　項目主要階段(里程碑)報表。

　　一定時(shí)期內的各種信息，例如這一時(shí)期內完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準備開(kāi)始的任務(wù)。

　　財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個(gè)項目預算、超支情況、累計預算成本、實(shí)際成本以及承付款項。

　　成本/進(jìn)度控制系統準則(c/scsc)報表。通常美國國防部進(jìn)行國防項目時(shí)要求使用這個(gè)報表。

　　對項目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報表。

　　定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。

　　資源管理

　　項目管理系統都有一份資源清單，列明各種資源的名稱(chēng)、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標準及過(guò)時(shí)率、資源的收益方法和文本說(shuō)明。每種資源都可以配以一個(gè)代碼和一份成員個(gè)人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時(shí)間數量。用戶(hù)可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對每項資源的備注和說(shuō)明。系統能突出顯示并幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數以千計的資源。

　　計劃分類(lèi)

　　在所有項目管理系統包中，用戶(hù)都能界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個(gè)活動(dòng)或任務(wù)清單。用戶(hù)對每項任務(wù)選取一個(gè)標題、起始與結束日期、總結評價(jià)，以及預計工期(包括按各種計時(shí)標準的樂(lè )觀(guān)、最可能及悲觀(guān)估計)，明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負責人。通常，項目管理系統中的項目會(huì )有幾千個(gè)相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng )建工作分析結構，協(xié)助進(jìn)行計劃工作。

　　監督跟蹤

　　項目管理的一項基本工作是對工作進(jìn)程、實(shí)際費用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。大部分項目管理系統包允許用戶(hù)確定一個(gè)基準計劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準計劃里的相應部分進(jìn)行比較。大部分系統能跟蹤許多活動(dòng)，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。

　　進(jìn)度安排

　　在實(shí)際工作中，項目規模往往比較大，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)就顯得極為復雜了。項目管理系統包能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動(dòng)化的。大部分系統能根據任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò )圖，對于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì )自動(dòng)反映出來(lái)。此外，用戶(hù)還能調度重復任務(wù)，制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進(jìn)行反向進(jìn)度安排(從末期到日首期)，確定工作輪班，調度占用時(shí)間，調度任務(wù)，確定最晚開(kāi)始或盡早開(kāi)始時(shí)間，明確任務(wù)必須開(kāi)始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。

　　保密功能

　　項目管理系統一個(gè)相對新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統對項目管理包自身、單個(gè)項目文件、項目文件中的基本信息(例如工資)均設有口令密碼。

　　排序篩選

　　利用排序，用戶(hù)可以按隨心所欲的順序來(lái)瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱(chēng)或任務(wù)名稱(chēng)。大部分程序有各種排序方式(例如：按名、姓等)。篩選功能幫助用戶(hù)選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶(hù)如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來(lái)就可以了。

　　假設分析

　　項目管理系統一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設分析。用戶(hù)可以利用這一特點(diǎn)來(lái)探討各種情形的效果。在某一項目的一些節點(diǎn)上，用戶(hù)可以向系統詢(xún)問(wèn)："如果拖延一周，會(huì )有什么結果?"系統會(huì )自動(dòng)計算出延遲對整個(gè)項目的影響，并顯示出結果。例如，某個(gè)建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關(guān)費用成本就能顯示出來(lái)。幾乎可以對項目中所有變量(人員、工資率、成本)進(jìn)行測試，觀(guān)察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。

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