- 相關(guān)推薦
項目管理的四步走
您可能已經(jīng)知道在您的企業(yè)中的某些項目的定位不是很成功，但這些項目仍然在消耗資金和相關(guān)的人員配置。
當您評估您的項目當前的運行狀態(tài)時(shí)，您是否有專(zhuān)門(mén)留意到如下這些跡象?
·關(guān)鍵問(wèn)題持續存在，但一直沒(méi)有得到解決。項目管理者聯(lián)盟
·項目范圍不斷變化。
·盡管一直在努力試圖趕上工作進(jìn)度，但該項目的實(shí)際運作狀況一直落后于原計劃。
·競爭性的交付分散了您的注意力。
如果上述問(wèn)題的答案皆為肯定的，那么，現在可能是時(shí)候采取相關(guān)措施以減少您的損失了：終止這些項目，或者至少要從根本上進(jìn)行結構性的調整。您比任何人都清楚，繼續投資于不好的項目不會(huì )有任何意義。因為花再多的錢(qián)也無(wú)法從根源上解決這些項目的困境。
要制定出一套行之有效的應對策略，您可以試著(zhù)針對這些項目做如下幾個(gè)方面的分析：
·還有哪些地方可以挽救?
·除了時(shí)間和剩下的預算，還有什么是可交付的?
·您有沒(méi)有更適合的領(lǐng)導人員來(lái)成功地完成這些項目?轉自項目管理者聯(lián)盟
·原定的計劃是否真的切實(shí)可行?
·您和您的管理團隊是否竭盡所能的支持了該項目按原計劃的實(shí)施?
如果利用余下的預算，部分或所有的項目都還可以挽救并按時(shí)交貨;或者如果有合適的領(lǐng)導人出面督導這些項目;又或者說(shuō)如果新的計劃是切實(shí)可行的，而且管理層將繼續支持該項目。那么，如下四個(gè)步驟將幫助您重新獲得主動(dòng)權，并最終帶來(lái)項目的成功。這些步驟其實(shí)是最基本的阻止和處理，但其背后包括了更多更重要的具體細節：執行和重點(diǎn)項目團隊的努力將決定該項目是否能夠復蘇，并最終取得成功。
1、局勢評估
盡可能多的收集關(guān)于項目當前運行狀態(tài)的信息。利用這些數據幫助您作出明智的，關(guān)于下一步將會(huì )發(fā)生什么的決定。在這個(gè)階段，不要害怕出現的問(wèn)題比答案多，這是很正常的。關(guān)鍵是要能夠提出正確的問(wèn)題，以獲得對項目當前狀態(tài)的準確的定位。下面的幾個(gè)問(wèn)題是您在解決關(guān)鍵數據時(shí)需要收集的切入點(diǎn)：
·交貨日期的重要程度怎樣?
·哪些功能是交付日期明確要求的?
·哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)尚未解決?
·項目的相關(guān)人員是否愿意改變工作的范圍、時(shí)間和預算?
最后一個(gè)關(guān)于項目相關(guān)變化的問(wèn)題至關(guān)重要。因為其涉及到了目前企業(yè)運行中的相關(guān)人員及制定的政策。即使明知肯定會(huì )面臨失敗，人們也很難接受改變。除非這些改變會(huì )給他們和他們的團隊帶來(lái)直接的好處。而對于有機會(huì )恢復的項目，人們其實(shí)是期望有所改變的，特別是對于那些‘關(guān)鍵利益相關(guān)者 ’來(lái)說(shuō)更是如此。
當收集到了有關(guān)該項目當前運行狀態(tài)的數據之后，不要忘記征求當前團隊的意見(jiàn)，咨詢(xún)一下他們哪里出了問(wèn)題。您可能很容易忽略他們的意見(jiàn)，因為畢竟是他們的原因才導致了項目目前的運行不利狀況。事實(shí)上，每個(gè)人都可以為您提供項目為何會(huì )形成目前的狀態(tài)的相關(guān)啟示。與關(guān)鍵團隊成員 進(jìn)行深入的接觸，并了解糾正當前情況的建議。
2、為項目的恢復而組建團隊小組
項目的每一個(gè)參與者，上至項目執行管理者、利益相關(guān)者，下至項目團隊成員都必須承認目前的項目存在問(wèn)題，需要加以改正。他們還需要接受的觀(guān)點(diǎn)包括，現有的項目計劃和項目交付方式是有缺陷的，需要加以調整。如果他們不接受上述這些事實(shí)，他們可能會(huì )抵制恢復所需采取的相關(guān)步驟措施。
一旦每個(gè)人都接受了項目運行需要改變的觀(guān)念，那么就該針對目前的狀態(tài)制定出切實(shí)可行的交付時(shí)間表。同樣還必須確立項目成功和恢復控制的相關(guān)指標。如果您有項目開(kāi)始時(shí)的相關(guān)數據資料，那么您可能需要制定一個(gè)新的數據庫。
項目的管理團隊和項目經(jīng)理在負責項目的恢復期間需要營(yíng)造一個(gè)支持全體團隊成員的環(huán)境。制定出切實(shí)的目標，并為團隊成員提供他們所需要的空間、設備和培訓以促使項目的成功。
最后，重要的是要充分利用項目恢復為全體成員所帶來(lái)的新的工作勢頭和各項新的動(dòng)力優(yōu)勢。這有利于每一位項目參與者都集中精力并彼此鼓舞。這將保證項目小組全體成員都鼓足干勁，而不會(huì )覺(jué)得僅僅是為了利益相關(guān)者的所需而執行任務(wù)。
3、為項目的恢復而制定一個(gè)計劃
將恢復的項目 視為一個(gè)新的項目，從而將其與舊的項目分開(kāi)。圍繞這一新項目的成功 交付，需要制定出新的工作范圍和新的標準。新的工作范圍可能需要您確定該項目是否擁有恰當的資源或權利，甚至還需要您重新選擇團隊中的相關(guān)工作成員。
根據項目新的工作范圍，項目經(jīng)理和項目團隊應該制定出一個(gè)明確的、切實(shí)的流程圖，以實(shí)現這些目標。在這次計劃的主要區別是，它絕不能失敗。其同時(shí)也將受到更大的管理監督。因此，在每一個(gè)較短的時(shí)間內都制定一個(gè)有里程碑意義的中短期目標，以確保項目的最終成功也將是至關(guān)重要的。并且，如果有必要的話(huà)，這些中短期目標也是允許修改的。中短期的里程碑將提供寶貴的數據，以確定該項目早期的良性運行。
4、計劃執行的博弈
隨著(zhù)新的計劃的制定完成，是時(shí)候開(kāi)始設計正式的業(yè)務(wù)階段了。請記住，在執行過(guò)程中，不僅僅只是項目的執行成員需要對項目負責。從管理層下到每個(gè)團隊成員 都必須要有責任掛鉤。所有的項目方方面面，從環(huán)境到各種支持，在任何時(shí)候都需要同步，每個(gè)團隊成員都需要知道他們在該項目中具體是負責什么，直至該項目的成功恢復。
為了確保每個(gè)人在項目的恢復過(guò)程中對整個(gè)項目的了解都是同步的，該項目就需要有明確的、內容豐富和頻繁的溝通。明確定義您團隊的溝通計劃、信息將如何傳播、緊急事項將如何處理、以及重要決定將如何作出。
鑒于計劃和項目新增的相關(guān)審議，團隊需要能夠隨時(shí)提供最新的數據，以顯示對項目改進(jìn)的控制將是非常關(guān)鍵的。這些數據也可以讓您迅速改正任何明顯的麻煩問(wèn)題。
要使一個(gè)失敗的項目重新回到正軌不是件容易的事。它需要持續的努力、把握重點(diǎn)、堅守承諾和客觀(guān)性。在項目恢復的過(guò)程中也沒(méi)有個(gè)人議程的時(shí)間。如何針對該項目最好的看到問(wèn)題并采取相關(guān)行動(dòng)是對每個(gè)團隊成員的要求。
同樣重要的是不要無(wú)視每個(gè)團隊成員所面臨的壓力。確保對每個(gè)團隊成員都要有積極的關(guān)注。團隊在埋頭于手頭的工作重點(diǎn)的同時(shí)還需要有輕松活潑的氛圍。
當該項目成功交付之后，慶功宴上要肯定每一個(gè)團隊成員的努力。最后，要從這次項目的成功恢復總結經(jīng)驗教訓，好使您和您的企業(yè)不必再次進(jìn)行項目恢復的工作。對警告標志要高度警惕并迅速行動(dòng)，果斷作出更正，以確保項目在其生命周期內一次性成功交付。
【項目管理的四步走】相關(guān)文章：
小升初復習合理規劃分四步走10-11
管理職能提升四步曲07-03
美術(shù)高考中的素描頭像高分四步走10-15
中國精算師考試四步走順利通關(guān)09-22
項目管理的管理形式有哪些-項目管理的形式10-21
項目管理流程管理07-18
項目管理的量化管理06-06