績(jì)效溝通在績(jì)效考核過(guò)程中的作用
一、面談前管理者應做好充分準備
做任何一項工作事前都需要做好充分的準備，否則，你將難以駕馭整個(gè)局面，績(jì)效反饋尤其如此。
主管要事前應做好演練，針對每個(gè)員工的績(jì)效考評結果，結合員工的特點(diǎn)，事前要預料到員工可能會(huì )對哪些內容有疑問(wèn)，哪些內容需要向員工作特別的澄清說(shuō)明。
只有每項內容都準備充分了，才能更好地駕馭整個(gè)面談的局面，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。僵局和爭吵都會(huì )損壞你和員工的關(guān)系，不利于以后的工作安排。因此，主管事前要收集以下資料：
1、績(jì)效考評表
告訴員工本次績(jì)效考評的結果是績(jì)效面談工作的目的之一，所以準備好員工的績(jì)效考評表是必需的。同時(shí)還要把它拿出來(lái)讓員工簽字認可。
2、目標管理卡
當初與員工一起制訂的績(jì)效管理目標，可能是目標管理卡，也可能是績(jì)效計劃，這是當初你和員工共同的承諾，是你們共識的結果，也是績(jì)效管理整個(gè)過(guò)程的重要依托，直到績(jì)效反饋，它依然是重要的信息來(lái)源。所以一定要再一次把績(jì)效管理目標拿出來(lái)，作為你們談話(huà)的重要內容，以備隨時(shí)參閱。
3、職位說(shuō)明書(shū)
職位說(shuō)明書(shū)作為人力資源管理最基礎和最重要的文件當然是績(jì)效面談的內容之一。管理活動(dòng)是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，員工的工作有可能在過(guò)程當中發(fā)生改變，可能增加一些當初制訂績(jì)效目標時(shí)所未能預料的內容，也有可能一些目標因為一些原因沒(méi)能組織實(shí)施，那么，這個(gè)時(shí)候，職位說(shuō)明書(shū)作為重要補充將發(fā)揮重要作用。所以，員工的職位說(shuō)明書(shū)也一定要置于案頭以備查閱。
4、員工的績(jì)效檔案
所謂績(jì)效檔案，就是在平時(shí)的管理活動(dòng)中跟蹤員工績(jì)效目標的時(shí)候所發(fā)現和記錄的內容，這些是作績(jì)效評價(jià)的重要輔助資料，是造成事實(shí)的證據，主管應拿出來(lái)。
這個(gè)工作可能是一些管理者的薄弱環(huán)節，平時(shí)只忙于事務(wù)，可能無(wú)暇收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個(gè)環(huán)節。缺少績(jì)效檔案主管往往無(wú)法正確的向員工解釋考評結論，員工也不會(huì )認可結論，那么績(jì)效面談肯定會(huì )陷入尷尬的僵局甚至是面紅耳赤的爭吵。
二、安排面談?dòng)媱澆⒆寙T工做好準備
通常一個(gè)經(jīng)理有若干個(gè)下屬，你不可能同時(shí)面對一群人來(lái)面談，你只能一個(gè)一個(gè)單對單地面談。所以你必須有一個(gè)統籌的安排，根據自己的工作安排，與員工進(jìn)行適當的溝通之后，擬訂一個(gè)行之有效的面談?dòng)媱潯?/p>
同時(shí)應將計劃告訴員工，讓員工有一個(gè)心理和行動(dòng)上的準備，因為員工對考核主管多少還是有些心理恐慌，最好的辦法是能提前幾天通知該員工，讓其恐慌心理得到緩解。另外，在知曉結果的情況下，也利于該員工預先檢討自己的工作績(jì)效，分析自己所遇到的問(wèn)題，明確面談的.目標。
三、面談時(shí)管理者應靈活運用正面和負面反饋
正面的反饋是要讓員工知道他的表現達到或超過(guò)了經(jīng)理的期望，得到了經(jīng)理的認可。要強化員工的正面表現，使之在以后的工作中不斷發(fā)揚光大，繼續為公司做出更多的貢獻。在表?yè)P和激勵員工時(shí)，要讓員工真實(shí)地感受到你確實(shí)對他的表現很滿(mǎn)意。
你的表?yè)P確實(shí)是真情流露，而不是套近乎，拉關(guān)系。只有這樣，員工才會(huì )把你的表?yè)P當成激勵，在以后的工作中更加賣(mài)力。而且，表?yè)P一定要具體。要對員工所做的某件事有針對性地提出表?yè)P，而不是籠統地說(shuō)“你表現很好”就完事。
當下屬績(jì)效不佳時(shí)，首先主管應該把自己工作經(jīng)驗與下屬分享，對員工進(jìn)行啟發(fā)。
不要倚仗職位和權利粗暴地否定對方的意見(jiàn)，讓別人屈從于自己的看法；也不應動(dòng)則擺出“訓導的姿態(tài)，指手畫(huà)腳地指責和抱怨下屬的疏忽。要以聆聽(tīng)的態(tài)度聽(tīng)取員工本人的看法與員工共同商定未來(lái)工作中如何加以改進(jìn)，并形成書(shū)面材料。
其次在做負反饋時(shí)，要具體描述員工存在的不足，對事不對人，描述而不作判斷。不能因為員工的某一點(diǎn)不足，就做出員工”如何不好“之類(lèi)的感性判斷；要客觀(guān)、準確、不指責地描述員工行為所帶來(lái)的后果，員工自然就會(huì )意識到問(wèn)題的所在。
四、針對不同的員工采取不同的面談對策
在績(jì)效反饋面談時(shí)，管理者會(huì )遇到不同情況的員工，針對不同員工的不同特點(diǎn)與他們進(jìn)行交流和溝通。
五、以積極的方式結束面談并制定相應的績(jì)效改進(jìn)計劃面談結束時(shí)，面談雙方應對績(jì)效的改進(jìn)達成基本共識，主管要讓下屬感覺(jué)到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導性的建議。比如，可以充滿(mǎn)熱情地和員工握手并真誠地說(shuō)。如果在工作中遇到麻煩和問(wèn)題我會(huì )盡力給予支持，相信你會(huì )取得更好的成績(jì)。
另外主管還可以幫助員工制定培訓規劃。與員工一起做好全面的培訓規劃與設計，幫助下屬員工進(jìn)行職業(yè)生涯規劃，把員工自身發(fā)展的需求變?yōu)椴粩嗵岣呖?jì)效的動(dòng)力。
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