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推行項目管理信息化
1、項目管理信息化的重要性
1.1 項目管理遇到的問(wèn)題
在實(shí)際工作中我們往往發(fā)現，有的項目已經(jīng)施工一段時(shí)間了，但圖紙還沒(méi)有完成，為了避免造成項目延期，于是在沒(méi)有預算的情況下材料和人工就已經(jīng)到位并進(jìn)行施工，個(gè)別項目甚至在工期進(jìn)行到了將近一半都無(wú)法得到完整的圖紙。長(cháng)此以往，會(huì )對以后的項目進(jìn)行造成無(wú)法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來(lái)控制項目成本，但是這些剛性的規章制度在實(shí)施過(guò)程中執行不力。既然依靠員工自身無(wú)法推行，所以就需要一套成熟的系統的信息化工具來(lái)執行，通過(guò)電腦來(lái)規范這些過(guò)程，目的是使項目的整個(gè)過(guò)程更加透明、規范、科學(xué)，從而達到有效控制項目成本的目的。
1.2 成本控制是項目管理信息化重點(diǎn)
在項目管理中成本控制是最大的問(wèn)題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個(gè)項目成本中占的比重約為80%，能否對材料進(jìn)行有效的管理可以說(shuō)是項目資金運作的關(guān)鍵。還有，例如：施工任務(wù)書(shū)的編制，很多項目不按照要求進(jìn)行人工結算，而將“領(lǐng)料”作為結算人工的方式，然后再根據“結算”的結果重新制作施工任務(wù)書(shū)。這種“以領(lǐng)代耗”的方式一直是項目管理中一個(gè)長(cháng)期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事后匯總”。
項目管理軟件開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)就在于控制成本，主要有以下幾點(diǎn)：
�、倏刂乒こ讨苯映杀荆翰牧铣杀�、人工費、機械費。
�、诩訌娰|(zhì)量管理，控制質(zhì)量成本。質(zhì)量成本是指項目為保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。
�、劢M織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。
�、芗訌婍椖抠Y料的及時(shí)整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時(shí)間，而且可以在遇到糾紛時(shí)及時(shí)索賠，從而降低成本。
1.3 提高員工管理能力，規范施工體系
在許多項目中，項目經(jīng)理會(huì )發(fā)現項目部的員工工作自覺(jué)性不夠，其實(shí)這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對于項目進(jìn)行情況不了解，導致了項目工作人員不知道近期要做什么，這樣就加重了項目經(jīng)理的工作量，同時(shí)讓業(yè)主覺(jué)得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是為了通過(guò)軟件規范項目管理的各個(gè)分部分項，明確告訴項目實(shí)施人員應該做什么和必須做什么。整個(gè)信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成一種統一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說(shuō)是公司在施工過(guò)程中的企業(yè)文化。當公司在完成信息化項目管理后，在工作中員工可以通過(guò)相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當項目部所有的人都明確了工作后，項目經(jīng)理也可以有更多的時(shí)間處理其他事務(wù)，這樣同樣可以減少生產(chǎn)成本、提高效益，并且樹(shù)立公司規范管理的形象。
2、項目管理系統軟件
2.1 項目管理軟件設計開(kāi)發(fā)理念
項目管理是一個(gè)復雜的多方位的行為活動(dòng)，項目管理是由一條主線(xiàn)流程和多條支線(xiàn)流程所組成的。一個(gè)項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進(jìn)度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術(shù)，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設置了相應的工作模塊，提供了詳實(shí)的數據資料和各類(lèi)表單。將原來(lái)的大量文字材料和表格整合為一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單明了的模塊。
從開(kāi)發(fā)的目的以及項目管理的概念來(lái)看，我們開(kāi)發(fā)項目管理系統的重點(diǎn)是創(chuàng )造一個(gè)能有效控制項目成本，規范人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預算為管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個(gè)項目人員的工作責任和權限，然后由各個(gè)施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為項目開(kāi)始以及系統運行的基礎，通過(guò)系統限定強制預算（軟件設定每個(gè)項目在進(jìn)行初始必須有預算，否則無(wú)法進(jìn)行）的必要性，有效保障項目的成本不會(huì )超出預算。雖然在發(fā)生預算需要變化的情況下，可以通過(guò)各種簽證單來(lái)修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每一筆發(fā)生的成本變動(dòng)，并通過(guò)名為“成本管理”的模塊迅速查詢(xún)分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的每一分錢(qián)都記得明明白白。
在主預算完成后，預算之后的每一筆進(jìn)料領(lǐng)料都直接與主預算進(jìn)行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時(shí)候項目的材料和人工成本都一目了然。嚴格限定了領(lǐng)料工作和預算以及領(lǐng)料計劃之間的關(guān)系，讓預算外的領(lǐng)料不能通過(guò)，從管理的角度堵住了超支領(lǐng)料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費。
當然，項目實(shí)施過(guò)程中會(huì )有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點(diǎn)項目組的要求以及我們現場(chǎng)了解到的情況，我們設計了施工任務(wù)更改單這樣一個(gè)組件。在明確項目管理人員的權責后，可以對預算的內容和使用量進(jìn)行更改，確�，F場(chǎng)情況變動(dòng)后的領(lǐng)料或人工調用能夠順利完成并將此件發(fā)生的信息記錄下來(lái)。雖然這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的小部件，但卻使整個(gè)系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。
由于項目管理系統使用了人員權限與身份認證統一的登錄方式，規范了人員的工作，明確了每個(gè)人的工作職責。我們將完整的項目管理過(guò)程分解為若干的部分并對應相應的模塊，通過(guò)管理員的分配為這些工作模塊設置確定的工作負責人。
2.2 軟件的結構和流程
上安項目管理系統是一個(gè)基于C/S結構的軟件項目管理系統。它以一個(gè)單獨的項目為運作單位，只要有一臺能擔當主機的計算機就可以開(kāi)展工作，客戶(hù)機的數量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統。
在完成了系統安裝后，我們需要進(jìn)行項目人員與權限的配置。這個(gè)步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權限。采用兩層權限分配，即一層對項目的管理人員（一般可認為是項目經(jīng)理）賦予其對整個(gè)項目的管理內容；二層由該項目管理人員對項目實(shí)際中的3大員等各類(lèi)人員進(jìn)行更細致的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實(shí)際情況進(jìn)行。
項目管理系統分為：成本管理、合同管理、勞動(dòng)力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進(jìn)度計劃、安全管理、質(zhì)量管理以及統計分析10個(gè)主要功能部分。其中合同管理、勞動(dòng)力管理、計劃管理、物資管理、施工預算為整個(gè)系統的主線(xiàn)流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進(jìn)度管理、安全管理、質(zhì)量管理五大輔助工具模塊。
2.2.1 系統主要管理流程
�、倩A信息與數據的錄入：這部分工作是所有后續工作的前提，由管理員建立項目人員并分配相應的權限，然后在“合同管理”部分確定項目中的承包、分包關(guān)系。這樣我們就可以在系統中確立一個(gè)項目的基本結構和工作情況。
接著(zhù)通過(guò)“施工預算”生成或導入一份施工總預算，在“計劃管理”中通過(guò)生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作并將分包合同與分部分項建立關(guān)聯(lián)。至此我們會(huì )發(fā)現，一個(gè)項目開(kāi)工前的準備工作已經(jīng)完全在系統中就緒了。
�、诠⿷坦芾恚涸谕瓿闪嘶拘畔⒑皖A算錄入后，我們應該確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：
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