淺談會(huì )計電算化的內部控制
摘 要：闡述了會(huì )計電算化的深層含義，分析了會(huì )計電算化系統中內部控制的特點(diǎn)與挑戰，結合多年的實(shí)際工作經(jīng)驗，并參考大量參考文獻，探討了會(huì )計電算化內部控制制度建設。?關(guān)鍵詞：會(huì )計；電算化；內部；控制??
1 會(huì )計電算化的深層含義?
會(huì )計電算化，是電子計算機在會(huì )計工作中應用的簡(jiǎn)稱(chēng)，就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網(wǎng)絡(luò )等新興理論和技術(shù)應用于會(huì )計核算和財務(wù)管理工作中，以提高財會(huì )管理水平和經(jīng)濟效益，進(jìn)而實(shí)現會(huì )計工作的現代化。?
會(huì )計電算化改變了會(huì )計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會(huì )計數據領(lǐng)域，提高了會(huì )計信息質(zhì)量，改變了會(huì )計內部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動(dòng)了會(huì )計理論與會(huì )計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會(huì )計管理制度的改革，是整個(gè)會(huì )計理論 研究與會(huì )計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上來(lái)看，會(huì )計電算化只不過(guò)是將電子計算機應用于會(huì )計核算工作中，減輕會(huì )計人員的勞動(dòng)強度，提高會(huì )計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。會(huì )計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，它必然會(huì )引起會(huì )計工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì )計人員素質(zhì)和知識結構的提高，提高會(huì )計工作效率和質(zhì)量，解放會(huì )計人員的時(shí)間和精力，促進(jìn)會(huì )計工作職能的轉變，推動(dòng)會(huì )計理論和會(huì )計技術(shù)的進(jìn)步，提高整個(gè)會(huì )計工作水平大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會(huì )計理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。?
2 會(huì )計電算化系統中內部控制的特點(diǎn)與挑戰?
控制是指按照一定的條件和預定的目標,對一個(gè)過(guò)程或一系列事件施加影響,使其達到預定目標的一種有組織的行為。內部控制是指企業(yè)內部的管理控制系統,即為保證經(jīng)濟活動(dòng)正常進(jìn)行所采取的一系列必要的管理措施,不僅包括企業(yè)高層用來(lái)授權與指揮經(jīng)濟活動(dòng)的各種方式方法,還包括對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)進(jìn)行綜合計劃、控制和評價(jià)而制定的各項規章制度�？刂频哪繕耸潜ＷC企業(yè)財產(chǎn)、檢查有關(guān)數據的正確性和可靠性、提高經(jīng)營(yíng)效率、貫徹既定的管理方針。?
�。�1）會(huì )計崗位發(fā)生變化，會(huì )計業(yè)務(wù)缺乏有效牽制。由于會(huì )計電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化，與此相適應，會(huì )計工作的分工、崗位職責、權限也發(fā)生了變化，使傳統職權分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統以記賬規則為核心的控制體系失效，如不及時(shí)調整將形成內部控制隱患。?
�。�2）會(huì )計資料存儲方式發(fā)生變化。會(huì )計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，極易被篡改而不留痕跡，偽造、變造業(yè)務(wù)，導致會(huì )計資料失真，賬、實(shí)不符，給一些不法之徒提供了可乘機會(huì )。另外，數據集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數據丟失。?
�。�3）會(huì )計電算化下的內部控制將有賴(lài)于電算化程序的質(zhì)量。如電算化程序本身的漏洞，就會(huì )降低系統的安全性�，F有的會(huì )計人員對自己的口令并不十分重視，安全意識淡薄，操作口令管理不嚴，容易泄密或被人竊取，帶來(lái)巨大隱患。?
�。�4）會(huì )計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對會(huì )計賬薄的嚴肅性有一定的影響。從本質(zhì)上講，反記賬功能是對錯誤的一種更正行為。而用手工方式記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應采用畫(huà)線(xiàn)更正法、補充登記法或紅字沖銷(xiāo)法來(lái)更正，更正錯誤的過(guò)程被留下痕跡，這樣才能確保會(huì )計信息的質(zhì)量和可信度。?
�。�5）網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅猛發(fā)展，使會(huì )計電算化的范圍進(jìn)一步擴大，會(huì )計介質(zhì)將發(fā)生變化，并迅速走向電子化。如網(wǎng)上銀行的開(kāi)通，通過(guò)網(wǎng)上劃轉資金，結算單據均以電子化的形式出現，會(huì )計數據流動(dòng)過(guò)程中的簽字蓋章等傳統確認手段失去意義，都需要采取新的內部控制方法。? 3 會(huì )計電算化內部控制制度建設?
3.1 堅持以人為本的原則,有效實(shí)施內部控制?
人是制度的實(shí)施主體,再完善的制度,如果得不到人有效地實(shí)施,仍然只是形式,發(fā)揮不了其應有的作用。因此企業(yè)建立了良好的內部控制制度后,應充分重視人在內部控制中的主導作用,堅持以人為本的原則,有效實(shí)施內部控制。對財務(wù)人員而言,應做到:首先,控制是會(huì )計的基本職能之一,財務(wù)人員應充分發(fā)揮控制作用。對于在軟件程序運行中無(wú)法自動(dòng)執行的例外事項的控制,如對原始憑證的審核等,仍需要財務(wù)人員進(jìn)行必要的控制和監督,因此財務(wù)人員應充分認識在內部控制中的作用,加強工作責任心,對能夠予以控制的經(jīng)濟業(yè)務(wù)實(shí)施嚴密控制,確保內部控制目標的實(shí)現;其次,財務(wù)人員應注重加強自身的職業(yè)道德教育和技能培訓,努力使自己成為兼具會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識和計算機知識的復合型人才, 以適應電算化系統實(shí)施人機控制的要求。財務(wù)人員應在充分考慮成本效益原則的基礎上,加強對系統的管理與維護,使系統得以安全、高效地運行。應注重對會(huì )計電算化審計人員的培養，可以采取以下措施：一是加強對在職人員電算化應用水平的培訓。二是加快和財經(jīng)類(lèi)高校聯(lián)合辦班，專(zhuān)門(mén)培養既懂計算機又懂會(huì )計和審計的復合型知識結構的審計系統開(kāi)發(fā)人員，擇優(yōu)錄取到審計隊伍當中，使他們成為電算化審計的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。?
3.2 加強程序操作控制?
這項控制就是針對會(huì )計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房?jì)裙ぷ魉鞯囊话阈砸幎�。操作規程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。其內容主要包括：（1）無(wú)關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機房操作；（2）各種錄入的數據均需經(jīng)過(guò)嚴格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證；（3）數據錄入員對輸入數據有疑問(wèn)，應及時(shí)核對，不能擅自修改；（4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據；（5）不準把外來(lái)的軟盤(pán)帶進(jìn)機房；（6）發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正；（7）開(kāi)機后，操作人員不能擅自離開(kāi)工作現楊；（8）要做好日備份數據，同時(shí)還要有周備份、月備份。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著(zhù)公司經(jīng)營(yíng)的變化而不斷修改完善。只有通過(guò)完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì )計信息的真實(shí)性和可靠性。?
3.3 網(wǎng)絡(luò )的安全控制?
隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)快速地發(fā)展，公司應加強網(wǎng)絡(luò )安全的控制，在技術(shù)上對整個(gè)財務(wù)網(wǎng)絡(luò )系統的各個(gè)層次（通信平臺、網(wǎng)絡(luò )平臺、操作系統平臺、應用平臺）都要采取安全防范措施和規則，建立綜合的多層次的安全體系。網(wǎng)絡(luò )安全性指標包括數據保密、訪(fǎng)問(wèn)控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括數據加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)、數字簽名技術(shù)、隧道技術(shù)（VPN）等。另外，VPN解決了財務(wù)信息在Internet傳輸的安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò )傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過(guò)上述技術(shù)可提高財務(wù)信息在內部網(wǎng)絡(luò )及外部網(wǎng)絡(luò )傳輸中的安全性。上機時(shí)間記錄規程等。?
3.4 加強對內部控制的審計?
審計人員必須通過(guò)調查信息系統的內部控制和實(shí)施依據性試驗來(lái)查明會(huì )計控制和管理控制是否有效地發(fā)揮作用，并對內部控制的可靠程度進(jìn)行評價(jià)。審計人員在詢(xún)證經(jīng)辦人員和負責人，觀(guān)察運行狀況，查詢(xún)、研究有關(guān)系統和程序的文件等內部控制情況時(shí)，都應有記錄。在編寫(xiě)審計工作底稿時(shí)，還應利用系統流程圖和特制的“內部控制情況問(wèn)卷”。在對被審單位的內部控制進(jìn)行最終評定之前，要實(shí)施符合性測試。
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