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中小企業(yè)銷(xiāo)售管理信息化實(shí)踐研究
[摘要]信息化無(wú)論是作為戰略手段還是戰術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業(yè)銷(xiāo)售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷(xiāo)售管理現狀的詳細分析，確定了使用Excel服務(wù)器進(jìn)行信息化系統開(kāi)發(fā)。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，采用用例、測試雙驅動(dòng)的開(kāi)發(fā)方案，選擇RUP結合XP開(kāi)發(fā)小型項目的實(shí)施方案，采用C/S和B/S混合模式，實(shí)現了系統的各種功能。實(shí)踐結果表明，該信息化系統可以實(shí)現企業(yè)內部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。[關(guān)鍵詞]銷(xiāo)售管理；信息化；Excel服務(wù)器
對中小企業(yè)而言，信息化無(wú)論是作為戰略手段還是戰術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場(chǎng)之間的空間距離，拓展了國內國際市場(chǎng)，促進(jìn)了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長(cháng)過(guò)程中扮演著(zhù)愈來(lái)愈重要的角色。目前，我國中小企業(yè)信息化現狀還很不理想，雖然有高達80％的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占44.2％，只有16.7％的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14％的企業(yè)建立了企業(yè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，52.3％的企業(yè)具有不同程度的信息化應用，其核心業(yè)務(wù)的應用低于10％。因此，大力推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設十分必要且極其重要。
一、適合中小企業(yè)信息化的有效方法
國內外企業(yè)信息化成功的一個(gè)關(guān)鍵所在就是在企業(yè)信息化運作過(guò)程中，必須采取非常得當且有效的方法。一旦企業(yè)的信息化主管和經(jīng)理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實(shí)現系統的成功運行。
中小企業(yè)管理包括企業(yè)管理的規范化、標準化、信息化三重境界。企業(yè)管理的規范化沒(méi)有固定的模式，也沒(méi)有人為的規定。認定一個(gè)企業(yè)管理規范的首要前提應該是企業(yè)正在良好發(fā)展。企業(yè)管理規范化的標志包括：具有可實(shí)現的戰略目標，并形成具體規劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業(yè)務(wù)流程相對成熟，業(yè)務(wù)骨干隊伍基本穩定；企業(yè)文化氛圍初步形成，企業(yè)理念和風(fēng)格被企業(yè)內外認同。中小企業(yè)一般不需要模仿巨型企業(yè)制定龐大的文件體系，只要結合自己的業(yè)務(wù)需要，有針對性地強化一些環(huán)節即可。
中小企業(yè)的一個(gè)很大特點(diǎn)就是變化迅速，規范化必須要在發(fā)展中完善。而標準化是相對的，信息化必須是可適應和升級的。也就是說(shuō)，中小企業(yè)管理信息化的過(guò)程應遵循下列過(guò)程：無(wú)序管理→規范化管理←→智能化管理。
總結目前ERP在國內推廣失敗率高的原因可以看出，沒(méi)有管理的規范化和標準化，管理信息化的基礎就不會(huì )牢固，但中小企業(yè)管理要想達到完全規范化、標準化幾乎是不可能的，企業(yè)文化的定位、企業(yè)的個(gè)性化需求，以及企業(yè)的發(fā)展變化，使得信息化在實(shí)施過(guò)程中需求分析、項目組織、培訓工作、數據準備、二次開(kāi)發(fā)等都會(huì )出現問(wèn)題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無(wú)不深深地影響著(zhù)信息化的施行，這些都說(shuō)明中小企業(yè)信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業(yè)管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業(yè)主動(dòng)參與，適應企業(yè)現有管理理念，順應企業(yè)的發(fā)展規律。
二、中小企業(yè)銷(xiāo)售管理信息化實(shí)踐
1.企業(yè)銷(xiāo)售管理現狀分析。本文以某中型合成纖維企業(yè)為研究對象。該企業(yè)由一個(gè)總公司和一個(gè)分公司構成，并分為兩個(gè)廠(chǎng)區，企業(yè)現有產(chǎn)品品種達50多種，年產(chǎn)值4億多元，產(chǎn)品銷(xiāo)售區域遍布12個(gè)省市區。目前，隨著(zhù)企業(yè)規模的擴大，銷(xiāo)售的物流、資金流和信息流也越來(lái)越大，進(jìn)行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴(lài)于多個(gè)部門(mén)統計人員的手工作業(yè)，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數據的及時(shí)性、有效性也難以保證，并且也降低了內部銷(xiāo)售管理的透明度。這些狀況給企業(yè)在銷(xiāo)售方面造成了很大被動(dòng)。引入現代化銷(xiāo)售信息管理手段，實(shí)現信息共享，加快信息流動(dòng)，提高對市場(chǎng)的快速反應能力成為當務(wù)之急。因此，用先進(jìn)的信息管理手段建設銷(xiāo)售管理系統被提上了議事日程。[摘要]信息化無(wú)論是作為戰略手段還是戰術(shù)手段，在中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用。本文首先提出了適合于我國中小企業(yè)銷(xiāo)售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纖維有限公司銷(xiāo)售管理現狀的詳細分析，確定了使用Excel服務(wù)器進(jìn)行信息化系統開(kāi)發(fā)。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，采用用例、測試雙驅動(dòng)的開(kāi)發(fā)方案，選擇RUP結合XP開(kāi)發(fā)小型項目的實(shí)施方案，采用C/S和B/S混合模式，實(shí)現了系統的各種功能。實(shí)踐結果表明，該信息化系統可以實(shí)現企業(yè)內部的資源共享，能夠有效提高企業(yè)管理者的管理效率。
[關(guān)鍵詞]銷(xiāo)售管理；信息化；Excel服務(wù)器
對中小企業(yè)而言，信息化無(wú)論是作為戰略手段還是戰術(shù)手段，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中都發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用。信息化消除了中小企業(yè)與市場(chǎng)之間的空間距離，拓展了國內國際市場(chǎng)，促進(jìn)了中小企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)生存成長(cháng)過(guò)程中扮演著(zhù)愈來(lái)愈重要的角色。目前，我國中小企業(yè)信息化現狀還很不理想，雖然有高達80％的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力，但用于業(yè)務(wù)的只占44.2％，只有16.7％的企業(yè)有自己的網(wǎng)站，14％的企業(yè)建立了企業(yè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，52.3％的企業(yè)具有不同程度的信息化應用，其核心業(yè)務(wù)的應用低于10％。因此，大力推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設十分必要且極其重要。
一、適合中小企業(yè)信息化的有效方法
國內外企業(yè)信息化成功的一個(gè)關(guān)鍵所在就是在企業(yè)信息化運作過(guò)程中，必須采取非常得當且有效的方法。一旦企業(yè)的信息化主管和經(jīng)理們掌握了這些方法，只要按照信息化運作方法所指定的步驟走下去，就一定可以實(shí)現系統的成功運行。
中小企業(yè)管理包括企業(yè)管理的規范化、標準化、信息化三重境界。企業(yè)管理的規范化沒(méi)有固定的模式，也沒(méi)有人為的規定。認定一個(gè)企業(yè)管理規范的首要前提應該是企業(yè)正在良好發(fā)展。企業(yè)管理規范化的標志包括：具有可實(shí)現的戰略目標，并形成具體規劃；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心業(yè)務(wù)流程相對成熟，業(yè)務(wù)骨干隊伍基本穩定；企業(yè)文化氛圍初步形成，企業(yè)理念和風(fēng)格被企業(yè)內外認同。中小企業(yè)一般不需要模仿巨型企業(yè)制定龐大的文件體系，只要結合自己的業(yè)務(wù)需要，有針對性地強化一些環(huán)節即可。
中小企業(yè)的一個(gè)很大特點(diǎn)就是變化迅速，規范化必須要在發(fā)展中完善。而標準化是相對的，信息化必須是可適應和升級的。也就是說(shuō)，中小企業(yè)管理信息化的過(guò)程應遵循下列過(guò)程：無(wú)序管理→規范化管理←→智能化管理。
總結目前ERP在國內推廣失敗率高的原因可以看出，沒(méi)有管理的規范化和標準化，管理信息化的基礎就不會(huì )牢固，但中小企業(yè)管理要想達到完全規范化、標準化幾乎是不可能的，企業(yè)文化的定位、企業(yè)的個(gè)性化需求，以及企業(yè)的發(fā)展變化，使得信息化在實(shí)施過(guò)程中需求分析、項目組織、培訓工作、數據準備、二次開(kāi)發(fā)等都會(huì )出現問(wèn)題。而管理沖突，諸如理念之爭、利益之爭、粗放與精確之爭、采購方針之爭等，也無(wú)不深深地影響著(zhù)信息化的施行，這些都說(shuō)明中小企業(yè)信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企業(yè)管理信息化必須選擇合適的信息化方案，讓企業(yè)主動(dòng)參與，適應企業(yè)現有管理理念，順應企業(yè)的發(fā)展規律。
二、中小企業(yè)銷(xiāo)售管理信息化實(shí)踐
1.企業(yè)銷(xiāo)售管理現狀分析。本文以某中型合成纖維企業(yè)為研究對象。該企業(yè)由一個(gè)總公司和一個(gè)分公司構成，并分為兩個(gè)廠(chǎng)區，企業(yè)現有產(chǎn)品品種達50多種，年產(chǎn)值4億多元，產(chǎn)品銷(xiāo)售區域遍布12個(gè)省市區。目前，隨著(zhù)企業(yè)規模的擴大，銷(xiāo)售的物流、資金流和信息流也越來(lái)越大，進(jìn)行信息采集、整理和控制的工作量與日俱增。而這些工作一直依賴(lài)于多個(gè)部門(mén)統計人員的手工作業(yè)，不僅工作效率低、信息不能共享、人力資源浪費，各種數據的及時(shí)性、有效性也難以保證，并且也降低了內部銷(xiāo)售管理的透明度。這些狀況給企業(yè)在銷(xiāo)售方面造成了很大被動(dòng)。引入現代化銷(xiāo)售信息管理手段，實(shí)現信息共享，加快信息流動(dòng)，提高對市場(chǎng)的快速反應能力成為當務(wù)之急。因此，用先進(jìn)的信息管理手段建設銷(xiāo)售管理系統被提上了議事日程。
4.需求分析。該企業(yè)目前正從以產(chǎn)定銷(xiāo)向以銷(xiāo)定產(chǎn)的階段過(guò)渡，企業(yè)不僅按訂單安排生產(chǎn)，更多的是按市場(chǎng)預測來(lái)安排生產(chǎn)。對于連續化大流程生產(chǎn)的企業(yè)，以市場(chǎng)銷(xiāo)售為導向決非易事，而此次信息化也僅僅是對銷(xiāo)售管理過(guò)程這一局部信息極限資源整合，不可能進(jìn)行大規模業(yè)務(wù)流程再造或重組。因此，希望在滿(mǎn)足銷(xiāo)售管理需求的同時(shí)，能為未來(lái)企業(yè)信息系統的擴展集成創(chuàng )造必要條件，同時(shí)希望該軟件與現有的業(yè)務(wù)管理總體結構之間沒(méi)有太大差異。經(jīng)過(guò)多次交流迭代，最終確立軟件系統的需求如下：
◆能夠支持業(yè)務(wù)流程的流動(dòng)和傳遞，但流程不能被固化，應具備修改和變動(dòng)的靈活性。
◆銷(xiāo)售全過(guò)程模塊化管理，與現有的運作模式基本相同。
◆全員根據不同職責權限，共享銷(xiāo)售內部信息，職責權限可據需要變更。
◆對信息具有加工和分析功能，隨時(shí)可以調看重要信息流向及分布的圖表數據。
◆信息查詢(xún)靈活便捷，復雜的報表系統不能固化，在格式和內容等方面要具備靈活修改的功能。
◆在發(fā)貨單生效前，須在系統中由銷(xiāo)售、儲運、財務(wù)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。
◆由于化纖產(chǎn)品銷(xiāo)售的季節性較強，價(jià)格調整比較頻繁，為避免未來(lái)產(chǎn)品漲價(jià)而導致企業(yè)受損，企業(yè)規定當天訂單(提貨單)當天有效，隔日作廢，系統自動(dòng)識別并進(jìn)行控制。
◆價(jià)格管控：即對價(jià)格發(fā)布和訂單價(jià)格錄入等環(huán)節的管控。業(yè)務(wù)員輸單時(shí)，系統將自動(dòng)上傳產(chǎn)品價(jià)格等信息，從而避免訂單價(jià)格低于發(fā)布價(jià)等不正常讓利情況的發(fā)生，系統不支持訂單價(jià)格隨意更改，以保證企業(yè)價(jià)格能夠有效執行。在企業(yè)發(fā)布價(jià)格范圍內的銷(xiāo)售由二級主管審批，低于企業(yè)發(fā)布價(jià)的產(chǎn)品銷(xiāo)售須由一級主管審批。
◆信用管控：賒銷(xiāo)往往是企業(yè)不可避免的一種銷(xiāo)售方式。賒銷(xiāo)存在壞賬風(fēng)險，需要事前加以防范。針對不同的業(yè)務(wù)單位，企業(yè)內部有規定的賒賬額度，賒賬超限自動(dòng)報警，并提交一級主管審批。
◆物流管控：發(fā)貨單由財務(wù)最終出單，業(yè)務(wù)員、駕駛員簽單后，倉庫方可發(fā)貨。發(fā)貨回單核銷(xiāo)，抵制串貨事件�；仡^帶貨憑單入賬，運費結賬單系統自動(dòng)生成，人性化結賬。
◆貨款、筒管、穩座回籠控制：新出新核，累計核銷(xiāo)，責任到人。
◆銷(xiāo)售結賬：自動(dòng)統計與人性化結賬相結合。
◆公告發(fā)布：廣播與定點(diǎn)發(fā)送相結合。
該企業(yè)有2個(gè)分廠(chǎng)，4個(gè)成品倉庫，根據以上需求因素，經(jīng)過(guò)與業(yè)務(wù)人員多次交流，最終確定了系統業(yè)務(wù)流程。
5.軟件建模及系統實(shí)現。在分析與設計系統時(shí)采用UML建模語(yǔ)言對系統進(jìn)行建模。采用UML工具中的VISIO軟件繪制描述各種模型的圖形,把一個(gè)復雜系統按問(wèn)題的不同方面分別進(jìn)行全面而詳盡的描述，方便人們對所關(guān)心的某一方面問(wèn)題去查閱對應的系統模型，從而得到對此問(wèn)題的理解，并使程序人員能順利地實(shí)現系統。
系統根據不同的任務(wù)和使用對象，采用C/S和B/S混合模式實(shí)現各種功能，以Windows Server 2000/WindowsServer 2003作為服務(wù)器端操作系統。系統的實(shí)現充分利用前臺開(kāi)發(fā)工具中面向對象編程的特性進(jìn)行面向對象的編程工作，前臺編程工具采用Excel服務(wù)器，數據庫服務(wù)器采用SQLServer 2000。
經(jīng)過(guò)3次迭代，最終完成了銷(xiāo)售管理信息系統的開(kāi)發(fā)和成功實(shí)施。該系統為企業(yè)建立了數據中心，實(shí)現了數據的高度共享，決策者掌握了第一手資料，工作效率更高、更準確，管理會(huì )計的思想也得到了切實(shí)體現。
三、結束語(yǔ)
實(shí)踐結果證明，中小企業(yè)按照現有運行模式，順應現有管理理念，采用RUP與XP相結合的過(guò)程開(kāi)發(fā)方法，運用UML建模工具對管理系統和數據庫建模，選用Excel服務(wù)器作為管理系統的開(kāi)發(fā)平臺，讓企業(yè)主動(dòng)參與并以企業(yè)為主實(shí)現其信息化進(jìn)程，是一種切實(shí)可行的中小企業(yè)管理的信息化模式。該模式如果能夠成功實(shí)施，對于降低企業(yè)成本，減少辦公費用，實(shí)現企業(yè)內部的數據資源共享，提高企業(yè)管理部門(mén)的工作效率，建立企業(yè)良好形象將起到重大的推動(dòng)作用。
參考文獻：
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[4]韓小麗.基于UML和RUP的辦公自動(dòng)化系統的設計和實(shí)現[D].成都：西南交通大學(xué)，2007.
[5]劉超，張莉.可視化面向對象建模技術(shù)[M].北京：北京航空航天大學(xué)出版社，1999.
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