探析基建工程項目中檔案資料的管理與監控
摘要：基建工程中相應的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設整個(gè)過(guò)程,地位特殊。本文就管理以及監控中的不足,提出了應對策略。
關(guān)鍵詞：基建工程 檔案 監控
基建檔案在整個(gè)企業(yè)檔案中有著(zhù)非常重要的地位,對檔案資料進(jìn)行管理與監督,雖然對工程建設沒(méi)有直接影響,但是卻貫穿于整個(gè)建設過(guò)程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴建、設備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實(shí)的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實(shí)性與可靠性,應當與基建進(jìn)度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。
一、基建工程項目中檔案資料監控以及管理中的不足
對工程中的檔案資料進(jìn)行管理,實(shí)際上即對工程施工整個(gè)過(guò)程里涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、進(jìn)行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長(cháng),因此資料的形成也需要較長(cháng)時(shí)間。項目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動(dòng)態(tài)管理而使人員流動(dòng)性高,相關(guān)責任較難落實(shí)。
1.1資料收集不夠全面
例如,某些工程上的設計有變動(dòng),在編制資料的時(shí)候,只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄,卻未對相應的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn);部分交接驗收記錄沒(méi)有簽認手續等。對基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)控制高度結合的工作,必須以實(shí)事求是、科學(xué)嚴謹的態(tài)度嚴格執行。
1.2資料不夠準確
資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據,按照其相似的數據填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內,害怕數據受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可,便隨意填了一些看起來(lái)很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在,必須本著(zhù)嚴謹、負責任的態(tài)度來(lái)認真落實(shí)。
1.3收集與整理不夠及時(shí)
對工程對應的檔案資料進(jìn)行管理應當從合同簽訂完成后準備開(kāi)工時(shí)就著(zhù)手,如圖紙會(huì )審紀要以及開(kāi)工報告等,對于施工過(guò)程,根據規定對其及時(shí)予以規范記錄,努力做到開(kāi)工有報告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準,每一個(gè)環(huán)節都應當及時(shí)、到位。實(shí)際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現象較為普遍。
二、管理以及監控措施
2.1與工程建設同步,進(jìn)行全程監控
2.1.1及時(shí)對相關(guān)人員進(jìn)行培訓,提高工作質(zhì)量
一切工程合同中都對其檔案的移交進(jìn)行了明文規定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應檔案管理相應的要求以及標準,樹(shù)立檔案意識等都會(huì )對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠(chǎng)安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓。因此,必須及早對相關(guān)監理人員進(jìn)行培訓,樹(shù)立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時(shí),對施工單位相關(guān)人員開(kāi)展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓,加強建檔以及歸檔意識,熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標準等。
2.1.2資料分發(fā)時(shí)必須加強監控
基礎建設工程在施工過(guò)程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著(zhù)十分重要的作用,同時(shí)負責圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來(lái)確�？⒐r(shí)所需檔案高質(zhì)量,相應的管理者應當親自參與監控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時(shí)使歸檔資料比較齊全。
2.1.3立項時(shí)應當加強資料監控
工程項目在立項、審批、勘察之前,相應的管理部門(mén)并沒(méi)有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書(shū)相關(guān)部門(mén),部分文件放置在規劃部,并沒(méi)有經(jīng)過(guò)應有文書(shū)處理程序,同時(shí),投招標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒(méi)有對上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集,久而久之,會(huì )使收集上述文件的難度加大,甚至可能導致文件丟失。所以,在工程項目立項的前期,就應當及時(shí)介入檔案的收集以及整理,由專(zhuān)人負責。
2.1.4對新設備的檢驗加強監控
新設備到貨后,隨之會(huì )有相應的圖紙資料,值得注意的是,進(jìn)口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置,而國產(chǎn)設備所提供的使用手冊又不足,這些環(huán)節時(shí)常會(huì )出現漏洞。缺乏細致認真的態(tài)度,就可能丟失設備資料。所以,必須建立合理的設備開(kāi)箱檢驗相關(guān)的制度并且貫徹執行,對開(kāi)箱權限予以明確。
2.2完善制度,明確責任
對基建工程進(jìn)行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過(guò)程應當是有目標、有計劃、有落實(shí)、有責任的活動(dòng)。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導,質(zhì)量生成或者工程檔案部門(mén)負責專(zhuān)管,下面的各級主管相應的分片領(lǐng)導,由檔案管理者以及項目經(jīng)理負責,由施工管理者來(lái)具體落實(shí),并且對各級各類(lèi)人員的權責予以明確規定。對于大型的工程項目部門(mén)一定有現場(chǎng)的檔案管理員,對于中型或者小型項目部門(mén),應當有兼職人員對資料進(jìn)行收集以及整理。企業(yè)應當適時(shí)對檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓,提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點(diǎn)在現場(chǎng)的特點(diǎn),加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。
2.3發(fā)揮合同的法律效應
檔案管理部門(mén)應當參與起草合同的相應管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款,明確要求竣工文件材料相應的驗收時(shí)間、質(zhì)量以及份數、副本內容、歸檔范圍,使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視,這樣以來(lái),就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。
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