信息技術(shù)在檔案觀(guān)代化建設中的應用論文
一、利用計算機建立檔案數據庫，使檔案檢索快捷方便
在檔案系統內部建立以數據庫為基礎的檔案信息網(wǎng)絡(luò )，把各個(gè)分散管理的檔案機構，通過(guò)一定的渠道或手段使之銜接起來(lái)運轉，構成一個(gè)互通有無(wú)，資源共享的整體。另一個(gè)方面在檔案系統內部:一個(gè)檔案信息計算機數據庫一旦進(jìn)人企業(yè)信息網(wǎng)，就構成了計算機網(wǎng)絡(luò )中的一個(gè)信息系統。用戶(hù)根據自己的意圖，將檔案庫中符合自己條件的檔案檢索出來(lái)，并將結果以適當的方式輸出，就可以獲得自己所需的檔案信息，大大節省了技術(shù)人員往返于擋案部門(mén)的時(shí)聞，省去了不少麻煩。全文檢索允許用戶(hù)檢索自己感興趣的任意詞、主題詞或它們的任意組合，而不像傳統的檢索方式那樣只能按照原系統給你提供的主題詞、標題檢索。全文檢索減少了系統對用戶(hù)的要求，更容易使用，界面更友好，檢索效率更高。計算機聯(lián)機檢索是一種現代化的檢手段，聯(lián)機檢索科技信息更為重要。信息是現代社會(huì )的寶貴資源，企業(yè)利用計算機、通信網(wǎng)絡(luò )和聯(lián)機檢索技術(shù)，能夠迅速從檔案情報中找到有價(jià)值的信息，指導企業(yè)更好地開(kāi)展科研生產(chǎn)、科技攻關(guān)和經(jīng)營(yíng)管理。
二、在安全前提下，充分開(kāi)發(fā)利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現資源共享
目前，絕大多數企業(yè)都建立了自己的網(wǎng)站，并在內部架設聯(lián)系各環(huán)節的信息傳遞網(wǎng)，如內網(wǎng)、局域網(wǎng)等，并給各部門(mén)提供了電子信箱，各部門(mén)之間信息、資訊的索取和傳遞，極大地提高了企業(yè)的管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的一部分，加快內網(wǎng)、局域網(wǎng)的建設，用時(shí)提供已有存檔數據，為企業(yè)科學(xué)決策提供支持，成為今后檔案工作的重要發(fā)展思路。
三、培養會(huì )管理、懂計算機的復合型檔案人員，加速檔案現代化建設
3．1建立現代化管理的思想
隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )和多媒體產(chǎn)品的廣泛應用，工作效率不斷提高，網(wǎng)上檔案檢索的時(shí)間逐漸縮短，許多新的管理手段、方法、內容和理念也不斷豐富。作為一名檔案工作者不僅要懂得檔案工作基本原則和基本技能，還要善于學(xué)習和借鑒國內外先進(jìn)的管理經(jīng)驗、管理辦法，善于學(xué)習計算機的操作知識。要實(shí)現管理思想的現代化，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須以《檔案法》為準繩，在科學(xué)管理理論的指導下大膽探索，樹(shù)立科學(xué)的觀(guān)念、競爭的觀(guān)念、效益的觀(guān)念，增強開(kāi)發(fā)意識、服務(wù)意識，主動(dòng)適應市場(chǎng)，使檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。
3．2檔案現代化管理需要高素質(zhì)人才
由于檔案管理技術(shù)的現代化、檔案種類(lèi)和載體的多樣化，對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，各級檔案管理部門(mén)應重視培養造就一支具有較高素質(zhì)、掌握現代化管理方法和技能的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊伍。系統管理員、文件操作員、案卷操作員等檔案管理人員應經(jīng)常參加業(yè)務(wù)培訓，提高自身檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到業(yè)務(wù)工作理論和知識的常學(xué)常新。檔案管理人員要提高科學(xué)文化素質(zhì)，學(xué)習日新月異的計算機技術(shù)和管理知識，不斷更新自己的知識結構。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶(hù)需求的信息越來(lái)越多，檔案管理和服務(wù)的工作量也越來(lái)越繁重，檔案管理逐步向以電子計算機和縮微復制技術(shù)為中心的機械化、自動(dòng)化、縮微化的方向發(fā)展，這就要求檔案工作人員必須努力學(xué)習，不斷掌握先進(jìn)的現代化的管理手段和方法，以適應新時(shí)期電子信息化高速發(fā)展對檔案管理的要求，同時(shí)，要開(kāi)闊思路，解放思想，大膽實(shí)踐，以創(chuàng )新求生存，以創(chuàng )新求發(fā)展。只要擁有了高素質(zhì)的管理人才，檔案管理現代化的目標就不是遙不可及，而是水到渠成。
四、結束語(yǔ)
在以“信息時(shí)代”和“知識經(jīng)濟”為特征的21世紀，隨著(zhù)信息技術(shù)日新月異地發(fā)展，對檔案工作來(lái)說(shuō)，既是一個(gè)良好的機遇，同時(shí)，又面臨著(zhù)嚴峻的挑戰。因此，檔案工作者必須充分認識信息技術(shù)在檔案現代化建設中的重要作用，緊跟時(shí)代步伐，解放思想，勇于開(kāi)拓，大膽實(shí)踐，不斷學(xué)習新知識、新技術(shù)，積極推進(jìn)檔案信息化建設進(jìn)程，使檔案工作提高到一個(gè)嶄新的水平。
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