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財務(wù)軟件在學(xué)校管理中的應用初探論文
進(jìn)入21 世紀，世界經(jīng)濟正在步人知識經(jīng)濟時(shí)代。在知識經(jīng)濟時(shí)代，現代人設計理念提倡進(jìn)行知識的創(chuàng )新、管理方面創(chuàng )新以及科學(xué)方面的創(chuàng )新，這是社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的，進(jìn)入知識時(shí)代的顯著(zhù)特點(diǎn)。鑒于以上情況的發(fā)生，教育財務(wù)管理是學(xué)校管理系統的重要構成要素，要適應教育現代化的形勢，增加財務(wù)數字化可操作平臺，借助計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，科學(xué)合理作為理財的重要工具，爭取將理財的工作水平提升到新的高度，同時(shí)提高財務(wù)人員的管理水平和工作效益。推進(jìn)教育信息化，促進(jìn)教育事業(yè)的健康發(fā)展。在這一背景下，筆者通過(guò)對我校財務(wù)管理應用軟件的功能進(jìn)行分析，提出在新形勢下完善管理軟件應用建議進(jìn)行探討。
一、學(xué)校財務(wù)信息化服務(wù)體系建設的動(dòng)因分析
我校是經(jīng)教育部批準獨立設置的一所公立高等專(zhuān)科學(xué)校，是江蘇省唯一一所幼兒師范專(zhuān)科學(xué)校。是近幾年在高等幼兒學(xué)校的基礎上升格成立的，財政運作經(jīng)費一直是以撥款為主，經(jīng)費來(lái)源由過(guò)去單一財政撥款，轉變?yōu)樨斦a助收入、附屬單位收入等多種渠道。另一方面辦學(xué)規模不斷擴大，辦學(xué)形式多樣化，招生結構也發(fā)生變化，其自身的發(fā)展問(wèn)題不斷暴露出來(lái)，傳統的財務(wù)方面在教育系統內的弊端普遍表現有：
1. 整體財務(wù)人員對財務(wù)法律意識較為薄弱，財實(shí)不符，收費不規范的情況依然存在于實(shí)際當中，部分人員更是巧設名目，趁機向大家收取項目服務(wù)費等，在自制收取票據方式方面把這些資金并未納入財政專(zhuān)戶(hù)，從而實(shí)現規避財政監督的目的，這與我國相關(guān)“收支兩條線(xiàn)”的管理理念是相悖的，經(jīng)過(guò)轉變就成為了單位的“小金庫”;2. 沒(méi)有健全完善的財務(wù)管理機制作為支撐，通常僅僅應用比較簡(jiǎn)易的會(huì )計簿取代財務(wù)方面的管理工作，這就導致學(xué)校財務(wù)管理沒(méi)有科學(xué)的部門(mén)對其進(jìn)行監督與指導，缺乏會(huì )計的控制制度，進(jìn)而造成我國教育院校亂收費顯現高的發(fā)生，管理方面問(wèn)題顯而易見(jiàn);3. 財務(wù)預算管理不夠科學(xué)合理，固定資產(chǎn)作為會(huì )計核算的重要組成部分，在管理方面暴露出了很多問(wèn)題，人們往往更加注重金錢(qián)物質(zhì)，而忽視了切實(shí)的管理工作;4. 內部管理監督機制尚未健全，管理人員的管理服務(wù)意識相對較弱，通常會(huì )出現業(yè)務(wù)登記不夠及時(shí)，項目往來(lái)真實(shí)性無(wú)法凸顯，經(jīng)濟業(yè)務(wù)方面管理較為混亂，基建工程的財務(wù)管理部門(mén)相對較嚴，財務(wù)管理工作沒(méi)有監管部門(mén)監督，會(huì )計核算的清晰性與完整性還有所欠缺，工程的票據結算也沒(méi)有達到要求;5. 學(xué)校財務(wù)管理的預算制度、會(huì )計審核制度、結算方式規定以及民主的理財制度等方面還不健全，財會(huì )人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升;6. 我國傳統的信息業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)過(guò)程是處于分離的狀態(tài)，并且只是負責處理業(yè)務(wù)過(guò)程中所發(fā)生事件的下屬，這就會(huì )造成財會(huì )人員與業(yè)務(wù)管理人員長(cháng)時(shí)間相處之后，發(fā)生矛盾;7. 預算編制工作耗費時(shí)間比較長(cháng)：因為預算所涉及的范圍較廣，會(huì )有大量數據信息產(chǎn)生，編制預算周期一般較長(cháng)，尤其是進(jìn)行年度預算時(shí)，會(huì )浪費很多實(shí)踐，在這個(gè)過(guò)程中一旦有資金往來(lái)業(yè)務(wù)產(chǎn)生，就會(huì )導致預算管理的科學(xué)好合理性大大降低。面臨著(zhù)財務(wù)管理信息化的挑戰。如何提升高校財務(wù)管理水平和管理效率，是每一個(gè)財務(wù)工作者研究的課題，只有通過(guò)研究建立信息化管理平臺才能使財務(wù)管理向著(zhù)信息化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò )化管理邁進(jìn)，才是從真正意義上實(shí)現信息資源的有效共享。也就是說(shuō)在原始數據的前提下，人為對信息數據進(jìn)行編碼加工，以此形成源數據，能夠滿(mǎn)足學(xué)校的信息需求，這才是真正的同出一源，最終達到共享目的。
二、財務(wù)信息化系統軟件在學(xué)校管理中的應用分析
財務(wù)管理是學(xué)校管理的重要組成部分，它直接關(guān)系到執行國家政策和紀律，合理使用資金，充分發(fā)揮經(jīng)濟效益，更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。傳統的會(huì )計核算法既浪費人力，又浪費物力，造成學(xué)校財務(wù)管理工作嚴重落后，因此，加強學(xué)校財務(wù)信息化系統軟件建設與應用。確保學(xué)校財務(wù)信息管理的準確性、及時(shí)性以及有效性等，建立相應的網(wǎng)絡(luò )體系，提供優(yōu)質(zhì)保障，確保學(xué)校財務(wù)管理工作的整體效率進(jìn)一步提高。因此在近幾年我校在充分考察了一些高校的財務(wù)管理情況基本上，經(jīng)過(guò)論證于2012 年購置了知名大學(xué)研制成功的天翼財務(wù)核算軟件，該大學(xué)所研制的這個(gè)財會(huì )軟件系統具有簡(jiǎn)易操作的特點(diǎn)，能夠取代傳統的手工記賬，不過(guò)，該系統最顯著(zhù)特點(diǎn)在于能夠把資金占用、業(yè)務(wù)往來(lái)經(jīng)費控制、會(huì )計部門(mén)的任務(wù)考核以及成本的管理歸到項目管理之中，而且可以對賬戶(hù)和項目管理進(jìn)行有機的結合，進(jìn)而才可以達到提升的會(huì )計工作管理水平的目的，具體表現在：
1.自由報表。用戶(hù)能夠依據財務(wù)外部人員人員與內部人員的實(shí)際需要，充分發(fā)揮系統帶有的自由報表功能，自動(dòng)生成各種內部統計數據、匯總表以及項目分析表。分析表的每項數據都是采用天翼財務(wù)軟件所具備的功能對公式等進(jìn)行定義，將數據自動(dòng)填入表格之中，這樣有助于不同帳套提數值的獲取，以此能夠實(shí)現項目表格的自動(dòng)生成與報表的自動(dòng)合并;
2. 自動(dòng)權限管理。系統采用了權限管理方法，多層次分工功能。每個(gè)登錄用戶(hù)可由系統管理員指定操作權限，并可在系統界面顯示時(shí)自動(dòng)將權限不夠的功能關(guān)閉，這樣可滿(mǎn)足各種單位不同的內部控制、稽核及嚴密細致的財務(wù)分工需要;
3. 往來(lái)賬目的有效管理。針對每種應付應收款，可以運用同樣的管理模式，可以為單位的賬目提供核算，也可以實(shí)現實(shí)時(shí)對沖，而且還可以實(shí)現賬目的沖銷(xiāo)，為票據的打印與查詢(xún)等列舉了多種方式，能夠根據賬目的往來(lái)自動(dòng)生成發(fā)生額與余額統計表;
4. 更加直接便捷進(jìn)行操作。天翼財務(wù)系統在對憑證實(shí)施操作時(shí)，相比之前會(huì )計軟件，更加迅速便捷，會(huì )計憑證信息具有全面性，會(huì )計憑證不但能夠對會(huì )計科目進(jìn)行登記，而且還要登記與之相對應的資金項目。針對同一項業(yè)務(wù)往來(lái)，能夠對其實(shí)施雙向核算的方式，實(shí)行坐標式的核算模式。比如：中央為支持學(xué)前教育專(zhuān)業(yè)撥給單位的專(zhuān)項資金，這部分資金給列出一個(gè)資金項目( 中央學(xué)前專(zhuān)業(yè)補助資金)，實(shí)際支付時(shí)，每一筆業(yè)務(wù)既有資金用途( 比如辦公費)，同時(shí)又有該資金的項目，這樣從系統中就能直接查出這筆專(zhuān)項資金的所有支出明細。該系統能根據自己的需要設置報表，列出學(xué)校所需要的一些指標、數據;
5. 功能完備的查詢(xún)功能。天翼酬金平臺，可以對職工的基本信息，比如是否在編、是否簽署合同，是否為選聘人員以及是否為正式工等，對每個(gè)人所在部門(mén)和職務(wù)進(jìn)行編號，每一位職工都會(huì )有相應的編號，其中設計員工的職工薪酬、工作時(shí)間以及其他的獎金等。在進(jìn)行以上操作的時(shí)候導入酬金系統，只需要應用該系統，輸入員工的編號，就可以查詢(xún)到職工的相關(guān)信息，職工對于自己的工作情況一目了然。利用酬金系統能分人員性質(zhì)、分部門(mén)、分酬金項目進(jìn)行統計，以利于人員費用各項數據的分析。學(xué)校利用這些有效數據進(jìn)行領(lǐng)導決策;
6. 具有可擴展性與維護性�，F在很多企業(yè)為了能夠適應社會(huì )發(fā)展，在業(yè)務(wù)功能與項目范圍方面進(jìn)行了擴展，與軟件系統的擴展以及維護擴展息息相關(guān)。因此，在該軟件系統的開(kāi)發(fā)設計中，考慮到了該系統應用中的不同需求，應用系統處于不斷擴展至中，這樣有利于形成管理科學(xué)合理、企業(yè)持久發(fā)展的體系結構。企業(yè)在未來(lái)的業(yè)務(wù)擴展中只要在現行機制的前提下，添加新技術(shù)應用和服務(wù)模塊即可;
7. 強大的項目管理功能。本軟件可設置多達1000 類(lèi)項目類(lèi)，每類(lèi)項目均可設置相關(guān)核算科目，每個(gè)項目類(lèi)下均設置長(cháng)度多達20 位的項目。成本、費用、收入管理是每個(gè)單位財務(wù)管理的重要方面，在本系統中，通過(guò)項目帳的合理設置，可將各產(chǎn)品、課題、部門(mén)、工作組、科研項目、工程項目、責任單位、個(gè)人等全部納入到項目管理中，并可通過(guò)系統提供的多種查詢(xún)方式，輸出各核算對象的資金來(lái)源、資金運用、資金結存情況，統計出各自的貢獻毛益，以達到及時(shí)、有效地對各考核對象進(jìn)行資金控制。
三、學(xué)校財務(wù)信息化系統軟件管理平臺建設應注意的問(wèn)題
“尺有所短寸有所長(cháng)”任何軟件都不是萬(wàn)能軟件，也不可能適用于任何系統的財務(wù)管理，我們要想真正的實(shí)現軟件的最優(yōu)化要不斷的發(fā)現問(wèn)題，進(jìn)一步解決問(wèn)題，廣采眾家之長(cháng)。才能找到經(jīng)濟效益的增長(cháng)點(diǎn)。因此在學(xué)校財務(wù)信息化系統管理軟件平臺使用中應注意下列問(wèn)題：
( 一) 財務(wù)人員素質(zhì)的全面提升
信息化時(shí)代的到來(lái)，讓財會(huì )工作也可以借助其優(yōu)勢，優(yōu)化管理。財務(wù)管理內容隨著(zhù)時(shí)代的變革，也在悄然發(fā)生著(zhù)改變，這就要求財務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)水平要不斷提高，財務(wù)人員要對財務(wù)工作的各方面專(zhuān)業(yè)技能加以掌握，熟練操作計算機系統，對于簡(jiǎn)單故障可以自己處理。企業(yè)還可以適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓，完善知識結構，全面提高會(huì )計人員整體素質(zhì)。
( 二) 加強財務(wù)管理，確保信息資源共享
首先，應該結合校園財務(wù)工作制定出嚴格的管理制度，增加對各種風(fēng)險的抵御能力;其次，要強化員工對信息安全的保密工作，對于沒(méi)有經(jīng)過(guò)管理者允許的工作人員不可進(jìn)行系統操作，甚至進(jìn)入系統。不可以跟與業(yè)務(wù)沒(méi)有關(guān)聯(lián)的終端服務(wù)器進(jìn)行連接，嚴禁互聯(lián)網(wǎng)的連接。適當實(shí)際應用先進(jìn)加密技術(shù)，對計算機的硬件系統或者是軟件系統設置密碼服務(wù)，設置權限，進(jìn)行密碼管理，為用戶(hù)、信息數據以及各模塊之間的關(guān)系創(chuàng )建橋梁，對各項工作數據進(jìn)行儲存。
( 三) 充分考慮數據的共享性、系統性、擴展性
使用標準的對內與對外接口工作要求教育財務(wù)管理數據之間高度共享，這就要有一個(gè)易于擴展的框架結構，特別要考慮進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。財務(wù)信息化是提高學(xué)�，F代化管理水平的重要手段，只有不斷解決信息化建設中的問(wèn)題，更好地促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)健康、有序發(fā)展。
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