電子信息檔案風(fēng)險控制的有效措施論文

　　一、電子檔案的特點(diǎn)

　　隨著(zhù)人類(lèi)社會(huì )的快速進(jìn)步，計算機技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，涌現了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進(jìn)行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢就是檔案網(wǎng)絡(luò )化、電子化。電子檔案的主要優(yōu)點(diǎn)在于：具有巨大的信息存儲量、快捷的傳遞方式、獨立的信息存儲空間、方便的操作手段、便于長(cháng)期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠實(shí)現共享、復制檔案的過(guò)程中不容易丟失信息，表現形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動(dòng)，復用性非常良好，它是數字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強的設備依賴(lài)性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實(shí)用技術(shù)缺乏穩定性、較強的背景信息和元數據的依賴(lài)性，邏輯結構與物理結構存在復雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。

　　二、檔案風(fēng)險預防的手段

　　檔案工作開(kāi)展的一個(gè)重要步驟及基礎性環(huán)節就是細致深入的分析研究風(fēng)險預防的有效方案。對存在的風(fēng)險進(jìn)行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟、最為有效的風(fēng)險規避風(fēng)險手段，在還沒(méi)有出現風(fēng)險的時(shí)候就加以遏制，提前進(jìn)行預防，防患于未然，可以降風(fēng)險的代價(jià)為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴格，審批需要逐級別的進(jìn)行，針對信息內容加以保存和管理，并對工作權限加以認定；第二，嚴格的權限限制必須建立起來(lái)，只有在權限的范圍內各個(gè)級別的工作人員才能進(jìn)行工作，使用檔案；第三，以使用的規范為準則，確認使用權限，為了防止信息泄露，有必要對備份的文件實(shí)施技術(shù)處理，對信息的整理復制備份要竭力避免出現。

　　三、檔案風(fēng)險避免的手段

　�。ㄒ唬┮�進(jìn)最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。在工作的時(shí)候計算機要將多種措施同時(shí)結合起來(lái)，而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)是風(fēng)險規避的最佳選擇，先進(jìn)技術(shù)可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現代操作系統中比較經(jīng)常運用的、很重要的方法就是密碼設置。第一，提升加密技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行分層次、分級別的加密處理；第二，實(shí)施數據加密處理應選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對用戶(hù)密碼的設置、訪(fǎng)問(wèn)的授權、安全的級別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。

　�。ǘ�）及時(shí)發(fā)現和處理是風(fēng)險防范的首要措施。數據安全性的重點(diǎn)是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時(shí)候出現的風(fēng)險問(wèn)題，要及時(shí)發(fā)現和處理。有關(guān)企業(yè)針對在維修計算機過(guò)程中的風(fēng)險，需要加大力度，重點(diǎn)關(guān)注，有效的防范和控制可能出現的風(fēng)險，并實(shí)施主動(dòng)的、有效的方案。

　　四、檔案風(fēng)險分散的手段

　　在電子信息檔案管理中還有一種轉移策略是進(jìn)行風(fēng)險規避過(guò)程中經(jīng)常使用的手段，實(shí)質(zhì)上所謂的轉移策略就是分散風(fēng)險，降低分散已經(jīng)存在的風(fēng)險到最低程度，轉移風(fēng)險到其他地方，實(shí)施修正風(fēng)險轉移的手段可以從多個(gè)角度開(kāi)展，如：購買(mǎi)保險、與提供商簽署服務(wù)合同、修改配置模式或者外包給其他機構等等。通過(guò)這樣手段，我們簡(jiǎn)化了復雜的風(fēng)險問(wèn)題，再改進(jìn)優(yōu)化以前實(shí)施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統更加先進(jìn)。另外，通過(guò)與網(wǎng)絡(luò )供應商進(jìn)行協(xié)調，在滿(mǎn)足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應商提供有效的安全服務(wù)。還有一點(diǎn)要強調的是，風(fēng)險在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標準不符合，導致的后果也會(huì )非常嚴重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴格的操作標準下進(jìn)行，要認真執行，嚴格遵守。結語(yǔ)：總之，立足于實(shí)際需要，通過(guò)全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風(fēng)險的主要手段，對具體的風(fēng)險控制和防范的手段進(jìn)行細致深入的探究，探討了風(fēng)險預防的手段、風(fēng)險避免的措施以及風(fēng)險分散的方式等，努力以此為基礎，為有關(guān)工作的進(jìn)一步進(jìn)行與開(kāi)展，打下堅實(shí)的基礎。

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