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從知識管理的角度建立企業(yè)信息管理系統論文
提到 企業(yè) 信息管理系統（Information Management System for Enterprise—EMS），人們就會(huì )想到企業(yè)資源計劃（ERP），客戶(hù)關(guān)系管理（CRM），供應鏈管理（SCM），產(chǎn)品壽命周期管理（PLM），制造執行系統（MES），產(chǎn)品數據管理（PDM）等管理概念、 理論 和 方法 ，以及各種各樣品牌的 應用 解決方案與信息管理系統，如用友ERP、海艾迪C—EMS和M—EMS及SAP信息管理系統等等。我們同時(shí)也會(huì )想到這些信息系統會(huì )減少庫存占用，降低成本，加快新品上市時(shí)間獲得更多收益，整合企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)運營(yíng)效率等等，但對信息管理系統能夠有效地加強企業(yè)的知識管理（KM），減少對企業(yè)員工個(gè)人知識的過(guò)分依賴(lài)性等方面的作用卻并不很清楚。
眾所周知，任何企業(yè)都在不同程度上依賴(lài)于一定的技術(shù)和知識才可以生存與 發(fā)展 ，尤其當今已經(jīng)進(jìn)入了知識 經(jīng)濟 和信息經(jīng)濟的 時(shí)代 ， 現代 企業(yè)之間的競爭更多的是知識與信息獲取或使用能力的競爭。所以對企業(yè)的知識資源進(jìn)行有效的管理，是一個(gè)企業(yè)能否在激烈的市場(chǎng)競爭中立于不改之地的關(guān)鍵。從事企業(yè)管理的人都清楚，企業(yè)的人才流失對企業(yè)意味著(zhù)什么。長(cháng)期以來(lái)，企業(yè)員工的個(gè)人頭腦是知識的載體，人才流動(dòng)實(shí)際上是知識在流動(dòng)。那么如何實(shí)現人走而知識卻可以繼續在企業(yè)中留存呢？如何實(shí)現知識不僅在某個(gè)人頭腦中，而在組織的系統中并持續發(fā)揮其作用呢？如何使企業(yè)的知識可以不斷積累并讓每個(gè)員工快速掌握而在工作中加以運用呢？如何使新員工可以迅速在老員工的基礎上繼續提高工作效率和質(zhì)量呢？
一、什么是知識管理和企業(yè)管理
要弄清以上 問(wèn)題 ，首先，我們要從弄清什么是知識管理和企業(yè)信息管理入手。美國生產(chǎn)和質(zhì)量委員會(huì )（APQC）對知識管理定義如下：知識管理是組織有意識采取的一種戰略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識傳送給最需要的人，這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將其通過(guò)不同的方式付諸實(shí)踐，最終達到提高組織業(yè)績(jì)的目的。企業(yè)知識管理是以信息為基礎的活動(dòng)，通過(guò)組織性 學(xué)習 創(chuàng )造隱性和顯性知識，并負責如何在適當的時(shí)間、適當的地方擁有適當的知識。微軟總裁比爾蓋茨認為：知識管理并不是從技術(shù)開(kāi)始的，它始于商業(yè)目標、過(guò)程和對共享信息需要的認識。知識管理只不過(guò)是管理信息流，把正確的信息傳送給需要它的人，以便讓他們迅速地以信息為依據采取行動(dòng)。
中外學(xué)者普遍認為，信息是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)非常重要的資源，信息作為資源，除了一般的可利用、有價(jià)值等特性外，還具備共享性、 歷史 積累性、時(shí)效性和多次再生性的特性。而系統則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨立成分組成的一個(gè)有機整體，如管理人員、生產(chǎn)工人、工藝、技術(shù)、管理、方法和組織機構、生產(chǎn)設備等，為了一個(gè)共同的目標即獲取利潤生產(chǎn)出 社會(huì ) 需要的產(chǎn)品，而組成的一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)就是一個(gè)系統。那么，要系統地利用信息這個(gè)資源，企業(yè)建立信息管理系統是一個(gè)非常重要的前提。
企業(yè)信息管理系統（EIMS）就是運用現代化的管理思想和方法，采用 電子 計算 機、軟件及 網(wǎng)絡(luò ) 通訊技術(shù)，對企業(yè)管理決策過(guò)程中的信息進(jìn)行收集、存儲、加工、 分析 ，以輔助企業(yè)日常的業(yè)務(wù)處理直到?jīng)Q策方案的制定和優(yōu)選等工作，以及跟蹤、監督、控制、調節整個(gè)管理過(guò)程的人機系統。
從 目前 已經(jīng)大量應用的各種企業(yè)信息管理系統來(lái)看，普遍具有以下特性：
1、除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動(dòng)化）、WFS（工作流系統）外，大多軟件都需要做大量的需求分析，咨詢(xún)顧問(wèn)（多數都是行業(yè)內的專(zhuān)家）和企業(yè)各級員工在認真 總結 以往經(jīng)驗和企業(yè)發(fā)展要求的基礎上，根據企業(yè)實(shí)際量身定做或在標準版本的基礎上根據企業(yè)實(shí)際做大量的修改，所以具有行業(yè)專(zhuān)家特性及實(shí)際應用特性。
2、多數系統是從企業(yè)戰略的角度出發(fā)，在全局和總體考慮的前提下設計企業(yè)的信息管理系統，是從企業(yè)的人員機構管理、產(chǎn)品管理、系統權限管理、銷(xiāo)售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統的角度，考慮戰略的實(shí)現性和信息之間的關(guān)聯(lián)性、制約性的，具有系統性和整體性。
3、具有歷史知識的積累性和共享性。企業(yè)的信息管理系統能夠將各部門(mén)和各員工的日常工作的關(guān)鍵數據，存儲在數據庫中，并能根據權限方便查閱和調用。
4、具有決策的支持性。所有的各種數據可以經(jīng)過(guò)計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果，并通過(guò)報警提醒的方式，使決策者在第一時(shí)間得到相關(guān)信息。
5、動(dòng)態(tài)特性。由于信息的時(shí)效性和關(guān)聯(lián)性，當系統中某一信息要素發(fā)生變化時(shí)，與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。同時(shí)，由于 企業(yè) 的外部環(huán)境和內部要素均在動(dòng)態(tài)發(fā)生變化，系統也要求能夠適應這種變化。
二、企業(yè)信息管理系統的作用
從以上對于知識管理和企業(yè)信息管理系統的概念及特性等可以看出，企業(yè)信息管理系統對于企業(yè)知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用，具體表現在：
1、發(fā)布知識，確保組織內的每個(gè)成員都能共享。在沒(méi)有 計算 機、軟件和 網(wǎng)絡(luò ) 通訊技術(shù)的前提下，企業(yè)發(fā)布知識的手段通常采用開(kāi)會(huì )、發(fā)文件及書(shū)籍等手段，除了發(fā)布成本高而外，知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統則有效地解決了這些 問(wèn)題 ，使知識信息交易成本大大降低，交易質(zhì)量和效率大大提高，有力地發(fā)揮了知識在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。
2、確保知識獲得的及時(shí)性。信息管理系統解決了跨地區、跨時(shí)間、跨單位、跨部門(mén)、跨員工之間的查閱障礙，只要是在有權限的前提下，知識需求者可以迅速通過(guò)系統找到自己需要的各種知識。例如 目前 的企業(yè)信息門(mén)戶(hù)（EIP—EnterpriseInformationPortal）可以解決企業(yè)之間的信息及知識交流問(wèn)題，另外企業(yè)信息系統可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò )連接，并自動(dòng)按照組織內部成員對信息的需求進(jìn)行篩選、分類(lèi)和收集，并按照成員對信息的需求及時(shí)傳送給需要的人，以解決知識時(shí)效性的問(wèn)題。
3、提升組織或個(gè)人的隱性知識為顯性知識，并保證兩者之間的有效轉換。在企業(yè)沒(méi)有信息系統之前，員工的知識和經(jīng)驗僅存在自己的腦子里，部門(mén)的知識也在這個(gè)部門(mén)里，信息呈現孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導致企業(yè)的知識大多是隱性知識，而不能轉變?yōu)轱@性知識，組織的知識難以積累。組織隨著(zhù)人員的流動(dòng)、時(shí)間的推移不斷地交學(xué)費，企業(yè)不能形成經(jīng)驗曲線(xiàn)，生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統使個(gè)人知識得以沉淀，成員之間的知識得到共享和交融，企業(yè)對員工的過(guò)分依賴(lài)性降低，從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現不可收拾的局面。
三、如何做好企業(yè)的知識管理
首先，我們要抓好企業(yè)的信息管理。知識管理著(zhù)重于顯性知識和隱性知識的相互轉化，因為企業(yè)只有把國內外和自己企業(yè)積累的知識和經(jīng)驗即顯性知識，通過(guò)歸類(lèi)、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工，即轉化為員工個(gè)人的知識———隱性知識，并運用到每項工作中去，才能對企業(yè)目標發(fā)生作用。信息管理主要集中在對已有的如書(shū)面化的、 電子 信息等顯性知識的管理，在信息增值鏈上，要將數據提升為信息，并對其進(jìn)行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類(lèi)與導航等，對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎上，在根據企業(yè)和員工需求，對信息 內容 進(jìn)行提煉、比較、挖掘、 分析 、概括、判斷和推論等進(jìn)行知識管理。
其次，要建立知識共享系統。知識管理是以共享和創(chuàng )新為主要目的，重點(diǎn)解決信息超載而知識匱乏的問(wèn)題，重視人與人產(chǎn)生知識過(guò)程的管理。知識如果不拿出來(lái)與他人共享，將導致：（1）核心信息掌握在具體實(shí)施人員中，管理失控。（2）企業(yè)人員外流導致知識資產(chǎn)流失，大量核心技術(shù)被帶走。（3）知識孤島造成協(xié)調困難，效率下降。所以，在企業(yè)信息系統建設中，要堅持以獲取企業(yè)內部和外部知識資源為核心；以產(chǎn)品的生產(chǎn)流程為核心；以個(gè)人知識與團隊知識的相互交流和轉化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實(shí)際問(wèn)題為核心；以?xún)r(jià)值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓為核心。
最后，把信息化建設作為知識管理的平臺。傳統的金字塔式組織結構和人際交流模式在很大程度上不適合 現代 社會(huì ) 對知識的快速組織、整合和共享需要，計算機網(wǎng)絡(luò )則為知識的獲取、組織和共享創(chuàng )造了一個(gè)全新的平臺。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò )平臺下，形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度，建立信息管理系統，使人與知識資源有機結合，它將人、知識與現實(shí)工作任務(wù)整合起來(lái)，必將為企業(yè)管理帶來(lái)實(shí)效。
參考文獻 ：
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