辦公室管理模式對醫院行政管理的應用論文

　　摘要：:探討數字化辦公管理模式對醫院行政管理價(jià)值。通過(guò)溝通聯(lián)絡(luò )功能、業(yè)務(wù)管理功能、個(gè)人辦公功能及系統督辦功能實(shí)施數字化辦公管理模式，建立信息交流平臺，實(shí)現資源共享。在數字化辦公管理模式下，可以高效地實(shí)現信息的交流和查詢(xún)，進(jìn)而可以縮短不同部門(mén)之間空間距離，還可以促進(jìn)信息的公開(kāi)度，做到資源共享，最終起到優(yōu)化工作流程、減少辦公室耗材，促進(jìn)管理能力的提供。在醫院實(shí)施數字化辦公管理模式可促進(jìn)醫院組織結構扁平化，規范化行政管理工作，促進(jìn)行政管理水平及工作效率提高。

　　關(guān)鍵詞：:數字化辦公管理模式;腫瘤醫院;行政管理

　　引言

　　隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化時(shí)代在人類(lèi)社會(huì )的全面應用［1］。醫院管理為了跟上信息化進(jìn)程，需進(jìn)行管理、服務(wù)、科研、教學(xué)、醫療等理念及模式上進(jìn)行改革，促進(jìn)管理效能全面提升，進(jìn)而在教學(xué)管理能力、科研技術(shù)水平、醫療服務(wù)質(zhì)量等多方面提高醫院核心競爭力，其中現代化的辦公模式的構建為基礎［2－3］。近些年，醫院管理方面越來(lái)越重視信息化建設，Internet技術(shù)和計算機等技術(shù)的快速發(fā)展，為醫院的信息化建設提供了基礎，可以為醫院管理部門(mén)提供了高效的信息提取、儲存和處理能力等，醫院信息化建設水平已成為現代化醫院的標志［4］。

　　1應用背景

　　我院是一個(gè)專(zhuān)門(mén)性的腫瘤醫院，“專(zhuān)而不全”是其主要特征。根據腫瘤的部位和治療方法，設置了不同的科室，針對性的在腫瘤醫院診療領(lǐng)域進(jìn)行研究［5］。腫瘤醫院共有床位1000余張，年出收容量10萬(wàn)人次，門(mén)診量約371萬(wàn)人次。隨著(zhù)腫瘤患者年齡化程度的不斷增加，常合并心腦血管、慢性阻塞性肺病、高血脂等老年病，進(jìn)而導致醫院常需要進(jìn)行綜合救治［6］。我院自20世紀90年代起實(shí)施數字化辦公管理模式，已初步實(shí)現信息網(wǎng)絡(luò )化共享采集，在全部辦公業(yè)務(wù)均可在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下實(shí)施，進(jìn)而便于共享信息，促進(jìn)協(xié)同工作效果提高。

　　2實(shí)施方法

　　2.1溝通聯(lián)絡(luò )功能

　　(1)建立信息發(fā)布平臺，促使空間、時(shí)間的距離縮短。按照行政管理通知、業(yè)務(wù)考核通知、學(xué)術(shù)講座安排等信息內容，或為后勤人員、行政、護理、醫療等信息受眾安排不同的專(zhuān)欄，滾動(dòng)顯示不同的信息［7］。起初，按照不同的部門(mén)職能特點(diǎn)進(jìn)行授權，讓醫院工作人員可了解自己的權限，對特定人群及全體人員進(jìn)行信息告知及發(fā)布;(2)提供預定平臺、會(huì )議室查詢(xún)、發(fā)布管理、會(huì )議通知等，可以快速通知至參會(huì )人員，并可以對會(huì )議中的重點(diǎn)話(huà)題進(jìn)行高效的記錄，形成會(huì )議記錄，方便日后查詢(xún)［8－9］;(3)建立資源共享平臺，促使部門(mén)間重復勞動(dòng)減少。在系統內授權部分及全部人員下載信息，有助于快速實(shí)現資源共享，促進(jìn)工作效率提高;(4)建立信息化平臺并在醫院內共享，包括即時(shí)資訊、院內電子郵件系統等，醫院內部人員可以通過(guò)郵件和即時(shí)平臺等共享信息［10］;(5)對論壇交流平臺進(jìn)行建立，提供問(wèn)題討論、思想溝通及信息交流平臺。通過(guò)論壇交互性及實(shí)時(shí)性，以學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)或熱點(diǎn)新聞為論壇話(huà)題，為強化醫院凝聚力，引導職員進(jìn)行自由討論。

　　2.2業(yè)務(wù)管理功能

　　(1)建立公文管理平臺，自動(dòng)流轉院內公文的下發(fā)、傳閱、收文及發(fā)文過(guò)程，進(jìn)行電子文件存檔建立，便于歸檔、查詢(xún)及查閱［11］;(2)完善考核、考勤管理平臺，自動(dòng)關(guān)聯(lián)考勤管理和考核指標，對管理辦公室重要的文件和數據，進(jìn)行電子錄入。使用office等軟件處理數據，可以有效防止人為的差錯，通過(guò)計算機查詢(xún)功能，尋找相關(guān)文件，可以有效縮短工作時(shí)間，緩解工作壓力［12］;(3)在信息化平臺上建立薪酬管理制度和平臺，通過(guò)office等軟件中的excel表對人員的薪酬等進(jìn)行考核，可以有效縮短工作時(shí)間、減少統計差錯［13］;(4)建立信息化檔案管理平臺、電子檔案和紙質(zhì)資料的轉化通道，通過(guò)多媒體技術(shù)(錄入、掃描等)對電子數據資料進(jìn)行檔案建立，便于查詢(xún)、查閱、保存、歸檔檔案資料，防止因環(huán)境等因素損壞紙質(zhì)文檔，同時(shí)對電子信息進(jìn)行備份，防止電子信息損壞。

　　2.3個(gè)人辦公日

　　常辦公過(guò)程中，提供個(gè)人文件夾和筆記本，為辦公管理的數字化和信息化提供基礎，統籌管理系統用戶(hù)的時(shí)間，對工作安排進(jìn)行規劃，并根據臨時(shí)變動(dòng)對日程安排進(jìn)行及時(shí)調整［14］。系統用戶(hù)的網(wǎng)上文件夾為個(gè)人文件夾，用戶(hù)可在文件夾中有序的放置平時(shí)積累的文摘、做過(guò)的工作、收集的信息等文檔，有助于查閱相關(guān)文件，提高工作效率。

　　2.4系統督辦

　　建立信息化的工作流，是系統督辦的基礎，嚴格遵循醫院的各項規章制度，固化工作流程，對逐級審批程序進(jìn)行嚴格執行，從根本上解決不按制度和流程辦事的情況，透明化辦事進(jìn)程，客觀(guān)有效的監督工作執行過(guò)程［15］。

　　3實(shí)施結果

　　2010年6月在腫瘤醫院展開(kāi)數字化辦公管理模式，掃描、拍照院內所有紙質(zhì)文件，而因部分文件因時(shí)間較長(cháng)，增加了拍照及掃描難度;科室內102例工作人員中已有45例以上的員工參與掃描及拍照工作［16］。經(jīng)2年后，2012年6月完成腫瘤醫院內文件的拍照及掃描工作，并建立有效的交流平臺及完整的信息查詢(xún)方式，有效縮短空間及時(shí)間的距離，增強有用信息的公開(kāi)度，對重要數據進(jìn)行共享，方便工作人員的自我提高，且可以?xún)?yōu)化工作流程、提高辦公效率。

　　3.1醫院組織結構

　　建立傳統行政管理組織，首先要促進(jìn)科層制的形態(tài)，減緩行政機構的信息傳遞速度。而數字化辦公模式的基礎為網(wǎng)絡(luò )。傳統的信息處理模式層次分級、單一，通過(guò)信息化建設，促進(jìn)信息傳遞方式的多層次、全方位和數字化，表現為金字塔型結構［17］。

　　3.2規范化行政管理工作

　　由人進(jìn)行操作時(shí)傳統管理模式下行政管理工作，具有較大的隨意性，且規范性較為缺乏。數字化辦公模式是根據工作流事先設定固定的模式進(jìn)行決策、執行、監督等活動(dòng)，在一定程度上限制工作的隨意性，進(jìn)而科學(xué)化管理決策［18］。

　　3.3提高行政管理水平及工作效率

　　可以改善工作人員工作狀態(tài)，減少辦公耗材。數字化辦公模式小，可通過(guò)辦公系統完成行政管理中的工資管理、考勤管理、公文管理，提高工作人員的工作效率，減少工作時(shí)間，勞逸結合，可以促使工作人員在醫院的規劃和發(fā)展中投入更多的精力，促進(jìn)管理水平提高。

　　4討論

　　腫瘤專(zhuān)科醫院以“專(zhuān)而不全”為特點(diǎn)，以腫瘤診治相關(guān)科室為主，突出專(zhuān)科優(yōu)勢。同時(shí)在醫院績(jì)效數據方面，具有床位效率低、藥占比高等特點(diǎn)［19］。另外，腫瘤患者家庭醫療負擔較重，且治愈率低且預后較差。在患者病情復雜的情況下，患者及家屬易產(chǎn)生較大的情緒波動(dòng)，常需實(shí)施必要的鼓勵及人文關(guān)懷。此外，因腫瘤患者年齡的不斷增加，患者常合并糖尿病、高血壓等基礎疾病，增加疾病治療困難程度，但因腫瘤專(zhuān)科醫院的特殊性，常需要進(jìn)行綜合醫院的支持治療。但因病例資料的有限性，常無(wú)法及時(shí)獲取有效的信息，影響救治時(shí)間。數字化辦公管理模式醫院信息化建設的目標，計算機和網(wǎng)絡(luò )的快速發(fā)展是其建設的基礎，主要目的是建設合適的工作流，縮短工作時(shí)間、提高工作效率。數字化辦公管理其中心內容為計算機，經(jīng)一系列先進(jìn)的通信技術(shù)及現代化辦公設備，對信息進(jìn)行廣泛、全面、迅速的收集、加工、整理、存儲和使用，在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下進(jìn)行全部辦公業(yè)務(wù)，進(jìn)而縮短信息共享時(shí)間，提高協(xié)同工作的效率;數字化辦公管理模式將傳統手工辦公復雜、低效模式改為決策服務(wù)及科學(xué)管理。另外，數字化辦公管理可提供及時(shí)溝通和資源共享的交互環(huán)境，及時(shí)發(fā)布緊急信息，還可與相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員商討遇到的問(wèn)題，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )的電子協(xié)作，與各部門(mén)實(shí)施協(xié)作，促進(jìn)工作效率提高［20］。傳統醫院辦公中，因醫務(wù)人員輪休和管理部分公休制度存在一定的不協(xié)調性，導致臨床科室和行政管理部門(mén)合作效率低，常常難以統一時(shí)間。目前計算機在醫院的行政管理部門(mén)日常工作已得到應用，但既往往往只用于文字的處理等簡(jiǎn)單的日常工作，不能有效借助網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現信息化建設，做到資源共享、即時(shí)溝通等，大大增加了工作人員的重復勞動(dòng)。以信息化為基礎的數字化辦公管理可以通過(guò)溝通聯(lián)絡(luò )、個(gè)人辦公、業(yè)務(wù)管理、系統督辦這四個(gè)部分進(jìn)行管理，可有效轉變傳統的辦公管理模式，進(jìn)而促進(jìn)工作效率、減少辦公耗材、縮短工作時(shí)間。另外，數字化辦公管理模式可廣泛管理和集成信息，工作人員可以根據自己需要的資源進(jìn)行檢索，進(jìn)而解決相關(guān)問(wèn)題;同時(shí)，數字化辦公管理模式可有效構建知識門(mén)戶(hù)，另外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )媒介，還可以為工作人員提供外來(lái)資源，比如中國知網(wǎng)可以為臨床醫生提供大量的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，有利于醫生掌握最新的臨床知識。管理人員也可以通過(guò)外來(lái)媒介與其他醫院管理者進(jìn)行交流，不斷改善管理中存在的問(wèn)題。但數字化辦公管理模式仍存在一些應用和管理上的難點(diǎn)和弱點(diǎn)，故在建立數字化辦公系統前應充分考慮存在的問(wèn)題，事先做好對應的措施及解決方案，確保工作順利進(jìn)行。綜上所述，數字化辦公模式有利于腫瘤醫院資源共享，促進(jìn)醫院組織結構扁平化，規范化行政管理工作，促進(jìn)行政管理水平及工作效率提高。

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