商貿企業(yè)管理費用控制探析
管理費用是指企業(yè)行政管理部門(mén)為組織和管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的所有支出，包括企業(yè)的董事會(huì )和行政管理部門(mén)在企業(yè)的管理過(guò)程中發(fā)生的。業(yè)管理費用所歸集的項目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業(yè)的行政部門(mén)、管理部門(mén)所需要的費用，還包括企業(yè)工作人員的費用，以及企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的直接費用。
現代商貿企業(yè)利潤越來(lái)越薄，競爭越來(lái)越激烈。怎樣生存下去已經(jīng)成為其要面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。在商貿企業(yè)所有費用開(kāi)支中，管理費用所占比例較大，如何節省管理費用是商貿企業(yè)節約成本的一項重要工作。
管理費用是指企業(yè)行政管理部門(mén)為組織和管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的所有支出，包括企業(yè)的董事會(huì )和行政管理部門(mén)在企業(yè)的管理過(guò)程中發(fā)生的，或者應當由企業(yè)統一負擔的公司經(jīng)費(包括行政管理部門(mén)職工工資、修理費、物料消耗、低值易耗品攤銷(xiāo)、辦公費和差旅費等)、工會(huì )經(jīng)費、待業(yè)保險費、勞動(dòng)保險費、董事會(huì )費、聘請中介機構費、咨詢(xún)費(含顧問(wèn)費)、訴訟費、業(yè)務(wù)招待費、房產(chǎn)稅、車(chē)船使用稅、土地使用稅、印花稅、技術(shù)轉讓費、礦產(chǎn)資源補償費、無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)、職工教育經(jīng)費、研究與開(kāi)發(fā)費、排污費、存貨盤(pán)虧或盤(pán)盈(不包括應計入營(yíng)業(yè)外支出的存貨損失)、計提的壞賬準備和存貨跌價(jià)準備等。
企業(yè)管理費用所歸集的項目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業(yè)的行政部門(mén)、管理部門(mén)所需要的費用，還包括企業(yè)工作人員的費用，以及企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的直接費用、進(jìn)行市場(chǎng)調查的間接費用等。管理費用靈活多樣，且不同費用之間相互滲透，進(jìn)行管控有一定的難度。
一、商貿企業(yè)管理費用控制存在的問(wèn)題分析
1.思想上重視程度不夠
商貿企業(yè)總成本中庫存商品的進(jìn)貨成本占比例最大，一些企業(yè)的管理者把主要精力放在了如何降低庫存商品的進(jìn)貨成本上，特別是市場(chǎng)銷(xiāo)路暢通，商品銷(xiāo)售供不應求時(shí)，更是強化了這種觀(guān)念，從而忽視了管理費用的控制，長(cháng)期以來(lái)使整個(gè)企業(yè)上下對于控制管理費用的重視程度不夠。
2.管理費用預算編制制度缺失
管理費用涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，特別是企業(yè)的內部財務(wù)管理制度。由于管理費用涉及的范圍廣，不易管控，部分員工會(huì )利用企業(yè)內部報銷(xiāo)管理制度將企業(yè)的公款用于個(gè)人消費，使企業(yè)管理費用增加，利潤降低。商貿企業(yè)在管理費用的管控方面，缺乏預算編制制度，僅執行一般的報銷(xiāo)審批制度，未建立一套完整的日常管理費用控制手段，方法上缺乏嚴謹的科學(xué)管理體系，不能起到有效地控制作用，為科學(xué)控制管理費用埋下隱患。管理費用的管控措施滯后，是現在商貿企業(yè)面臨的一個(gè)重要課題。
3.管理費用控制執行力度不夠
企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對于管理費用控制時(shí)，往往認為其在總成本中的比重不大，重視程度不高，執行管理費用標準時(shí)有所放松。
二、加強商貿企業(yè)管理費用控制的對策建議
1.提高全體人員的整體素質(zhì)
管理費用管控效果如何，關(guān)鍵在于企業(yè)中的每個(gè)員工。企業(yè)要定期組織員工進(jìn)行學(xué)習，統一認識，樹(shù)立主人翁責任感，增加企業(yè)凝聚力，使員工思想上意識到自己是企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵部分，自覺(jué)建立節約、效益、競爭的市場(chǎng)觀(guān)念，并以此支配員工的日常行為。從節約每一滴水、每一度電做起，處處心系企業(yè)。這是爭取更多利潤、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、保持企業(yè)長(cháng)盛不衰的精神。
2.建立健全管理費用控制制度
如何建立健全商貿企業(yè)管理費用控制制度，應從控制管理費用預算，平衡、調整管理費用預算，控制管理費用支出，控制管理費用使用、報銷(xiāo)幾個(gè)方面進(jìn)行管理。
(1)控制管理費用預算方案
制定管理費用預算方案是建立健全管理費用制度的起點(diǎn)，能否有效地管控管理費用，預算方案的編制起到了關(guān)鍵作用。
�、倬幹乒芾碣M用預算草案。財務(wù)部門(mén)從財務(wù)管理的角度對管理費用預算進(jìn)行草案編制，并就相關(guān)內容與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論，提出審核意見(jiàn)，同時(shí)根據往年淡旺季情況，與銷(xiāo)售收入和人員數量相掛鉤，兼顧需要與節約相結合，收付實(shí)現制與權責發(fā)生制均要考慮，于每年12月20日之前提交預算部門(mén)。
�、趨⑴c審核管理費用預算草案、審批管理費用預算方案。財務(wù)部門(mén)會(huì )同預算管理部門(mén)對下一年度企業(yè)管理費用預算草案進(jìn)行審核，審批管理費用預算方案。將下一年度管理費用方案于每年12月28日前公布于公司網(wǎng)站上;下個(gè)月度方案最遲于本月最后一個(gè)工作日公布。
(2)平衡、調整管理費用預算方案
編制企業(yè)管理費用預算方案 的目的是為了管控管理費用的需要，依據企業(yè)的發(fā)展情況，制定相應的平衡、調整審批程序。
�、俟芾碣M用預算調整的條件。當現有銷(xiāo)售情況發(fā)生重大變化，或者發(fā)生了不可抗力，以及現行預算方案采取了彌補措施依然無(wú)法執行的情形發(fā)生時(shí)，可以根據具體情況變更或調整管理費用預算。
�、诠芾碣M用預算平衡、調整審批。財務(wù)部門(mén)從企業(yè)總體管理費用預算的角度將企業(yè)整個(gè)管理費用預算分解到部門(mén)、人員;預算部門(mén)根據下一年度銷(xiāo)售增長(cháng)目標和利潤增長(cháng)目標對管理費用預算在各部門(mén)之間進(jìn)行平衡，確保將管理費用總額控制在合理的范圍之內。各部門(mén)的負責人參加企業(yè)的預算平衡會(huì )議，并對本部門(mén)相關(guān)的管理費用進(jìn)行局部調整。
(3)控制管理費用支出方案
管理費用支出方案是建立健全管理費用控制制定的保障部分，在整個(gè)制度的執行過(guò)程中起到保駕護航的作用。
�、購娀虑皩徟�。對于金額在xxx元以上管理費用的支出，都應當按照公司的規定履行嚴格的審核、監管程序，經(jīng)辦人必須事前填寫(xiě)“資金申請表”經(jīng)相關(guān)審核人批準后方可進(jìn)行辦理。督促員工自覺(jué)履行管理費用的事前審核、審批程序，避免事后算賬。
�、诮⒐芾碣M用執行責任體系。企業(yè)各部門(mén)根據各自的管理費用預算指標在本單位內部充分考慮“責任與權利一致，指標與措施同步”的原則，將管理費用指標落實(shí)到每個(gè)月、每個(gè)項目上。 �、蹖�(shí)行管理費用公示制度。企業(yè)在內部網(wǎng)站或宣傳欄中對每個(gè)月的各個(gè)部門(mén)管理費用的支出情況進(jìn)行公示，對低于預算目標的部門(mén)進(jìn)行公開(kāi)表彰;對出現超支部門(mén)進(jìn)行情況跟蹤，要求相關(guān)部門(mén)做出合理地解釋?zhuān)治龀г颉?/p>
�、芙⒐芾碣M用考核制度。把管理費用指標進(jìn)行分解，將其與部門(mén)業(yè)績(jì)和人員進(jìn)行績(jì)效考核掛鉤，并對嚴重超支的部門(mén)和人員進(jìn)行處罰，酌情扣除部門(mén)獎金或個(gè)人獎金。
�、輰�(shí)行管理費用不合理開(kāi)支事后追查制度。對事后審計查出的不合理的費用支出，要進(jìn)行責任追究，并對相關(guān)責任人進(jìn)行罰款或警告處罰。
(4)控制管理費用使用、報銷(xiāo)方案
管理費用使用、報銷(xiāo)方案是建立健全管理費用制度的核心內容。商貿企業(yè)應從以下幾個(gè)方面控制管理費用使用、報銷(xiāo)方案：
�、俟芾碣M用預支管理。企業(yè)為全體員工辦理最低額度為1萬(wàn)元的銀行信用卡，規定1萬(wàn)元以下的管理費用開(kāi)支填寫(xiě)“資金申請單”不需要進(jìn)行費用預支。不能刷卡或數額大于1萬(wàn)元的支出履行正常的預支手續。
�、诠芾碣M用報銷(xiāo)期限。企業(yè)管理費用報銷(xiāo)要求及時(shí)，便于管理。期限自資金申請之日起1個(gè)月之內。期限每延長(cháng)1個(gè)月的，報銷(xiāo)比例降低5%，延遲6個(gè)月以上的不予報銷(xiāo)。
�、酃芾碣M用報銷(xiāo)標準。量化管理費用各項子費用的支出標準，便于合理控制開(kāi)支，如差旅費中住宿費標準，乘坐交通工具標準等。難以確定量化標準的，應輔之以明確的審核、審查程序，確保每項管理費用開(kāi)支的合理性。
�、芄芾碣M用報銷(xiāo)流程。所有的報銷(xiāo)發(fā)票、單據需在費用發(fā)生后5個(gè)工作日內提出報銷(xiāo)請求，填寫(xiě)“費用報銷(xiāo)申請表”，部門(mén)主管和經(jīng)理對“費用報銷(xiāo)申請表”進(jìn)行審核、簽字，審核期限為1天。然后交財務(wù)部門(mén)進(jìn)行費用標準、合理性審核后報銷(xiāo)。無(wú)差異后通知報銷(xiāo)人員在領(lǐng)取單據上簽字并結算報銷(xiāo)費用。
3.管控措施的落實(shí)
有了較完善的管理制度，如何使全體員工在公平、公開(kāi)、公正的環(huán)境中順利地執行管理費用管控措施，針對執行過(guò)程中存在的問(wèn)題修訂完善或制定相應的配套措施，堅決防止無(wú)視制度規定的行為。加大執行監督檢查力度，結合年度業(yè)績(jì)考核，防止制度流于形式、難以發(fā)揮作用的問(wèn)題出現。
三、結束語(yǔ)
企業(yè)向管理要利潤，要依靠各種手段節約成本，有效地管理和控制日常運營(yíng)成本，在企業(yè)中形成一種節約的企業(yè)文化成為必要。
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