探討地方高校辦公室的職能及行政管理問(wèn)題及應對措施論文

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　　摘要：

　　高校辦公室是連接學(xué)校、教師、學(xué)生的橋梁，起溝通、協(xié)調、執行等作用。文章先分析地方高校辦公室的職能，再探討地方高校辦公室行政管理存在的問(wèn)題，最后總結應對措施。

　　關(guān)鍵詞：

　　地方高校；辦公室行政管理；職能；問(wèn)題；對策；

　　引言：

　　隨著(zhù)地方高校的不斷擴招，高校的辦公室業(yè)務(wù)逐漸增加。地方高校的辦公室是連接學(xué)校、教師、學(xué)生的橋梁，是連接高校各部門(mén)的紐帶，是高校的對外窗口。地方高校辦公室行政管理涉及的內容非常多，直接影響學(xué)校教學(xué)秩序和正常運轉。做好地方高校辦公室行政管理工作，使其作用發(fā)揮到最大，是本文要研究的問(wèn)題。

　　一、地方高校辦公室行政管理職能

　�。ㄒ唬┕芾砺毮�。

　　高校辦公室是學(xué)校、院、系管理工作的執行者，負責制度的制定與實(shí)施。辦公室的管理職能包括院系對學(xué)校布置工作執行的管理，學(xué)校、院、系固定資產(chǎn)及辦公資產(chǎn)的管理，院系宣傳及信息化建設，院系財務(wù)管理及日常綜合管理等。除此之外，辦公室管理職能還包括對高校決策及部署的執行過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行監督的職能，目的是維護高校決策的權威性，保證各部門(mén)能及時(shí)高效執行相關(guān)部署。

　�。ǘ�）協(xié)調職能。

　　高校辦公室是高校、院、系的核心部門(mén)，是各項事務(wù)的協(xié)調者。辦公室在高校中起承上啟下的作用，且負責溝通內外，承擔著(zhù)聯(lián)系、溝通、協(xié)調的責任。辦公室是高校信息和事務(wù)的中轉站，需要上傳下達，需要傾聽(tīng)意見(jiàn)，需要反饋協(xié)調，以保障高校教學(xué)秩序的正常運轉。辦公室的協(xié)調職能涉及黨政協(xié)調、領(lǐng)導協(xié)調等，主要是依托黨的政策、方針，依照正確的方向，從高校發(fā)展全局出發(fā)，對高校中所有發(fā)生的事務(wù)進(jìn)行協(xié)調。

　�。ㄈ�）保障職能。

　　高校辦公室是學(xué)校教學(xué)秩序運轉的保障者，為院、系等提供舒適、便捷的辦公環(huán)境和條件，保證院、系的所有工作順利開(kāi)展。辦公室為師生的人身財產(chǎn)安全提供保障，屬于后勤服務(wù)部門(mén)。

　　辦公室隨時(shí)關(guān)注學(xué)校師生的思想動(dòng)態(tài)及反饋的問(wèn)題，并第一時(shí)間予以解決；辦公室隨時(shí)關(guān)注師生的需求，并提前布局；辦公室以服務(wù)為基本宗旨，以師生為本，為廣大師生排憂(yōu)解難。以人為本是辦公室保障職能落實(shí)的前提，辦公室的保障工作應以尊重廣大師生為基礎，目的是保障校內各項活動(dòng)的順利開(kāi)展。辦公室工作人員的高效服務(wù)意識、良好組織協(xié)調能力、處理突發(fā)事件的應變能力等，都能為保障職能的落實(shí)奠定基礎。

　　二、地方高校辦公室行政管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�師生不重視。

　　高校辦公室雖然是高校運轉的核心行政部門(mén)，從宏觀(guān)上參與高校發(fā)展決策與規劃的制定，從微觀(guān)上處理領(lǐng)導、部門(mén)之間的矛盾，保證各類(lèi)大小文件的上傳下達。但整體來(lái)說(shuō)，師生對辦公室工作還是不重視、不認可，不能積極配合辦公室完成各項任務(wù)，使辦公室工作不能順利有序開(kāi)展。

　�。ǘ�）目標不明確。

　　地方高校在不斷擴招的背景下，辦公室工作內容發(fā)生了變化，行政管理工作范圍在不斷拓展。新拓展的業(yè)務(wù)內容雖從表面上看難度不大，但具體執行起來(lái)有一定難度。新拓展的業(yè)務(wù)導致辦公室日常行政管理目標被打亂，如果學(xué)校領(lǐng)導直接將某項業(yè)務(wù)交由辦公室的工作人員處理，會(huì )導致辦公室工作秩序混亂。長(cháng)此以往，辦公室工作人員將分不清本職工作與領(lǐng)導工作的界限，會(huì )導致辦公室工作沒(méi)有明確指標，進(jìn)而使得辦公室工作效率低下。

　�。ㄈ�）素質(zhì)能力不強。

　　地方高校辦公室工作人員要具備良好的政治素養、思想素養、技能素養，并以服務(wù)意識投入工作中。但實(shí)際情況是隨著(zhù)高校的擴招，辦公室業(yè)務(wù)增強，辦公室工作人員也在增加。辦公室工作人員素質(zhì)能力不同，工作態(tài)度、處事方法不同，影響辦公室工作效率。部分辦公室工作人員存在"雙面"的情況，對上級領(lǐng)導一副笑臉，對下面師生一副冰面，這嚴重影響辦公室在師生中的聲譽(yù)，進(jìn)而影響學(xué)校的發(fā)展。

　　三、地方高校辦公室行政管理創(chuàng )新對策

　�。ㄒ唬┲匾曓k公室行政管理工作。

　　地方高校要重視辦公室行政管理工作，確定辦公室的服務(wù)職責。一是上傳下達，構建學(xué)校與教師、學(xué)生溝通的橋梁；二是監督學(xué)校各項政策、制度的落實(shí)；三是以立德樹(shù)人為目標，解決師生在學(xué)校學(xué)習和生活中的各種問(wèn)題。高校辦公室要以學(xué)校發(fā)展全局為核心，將管理職能、保障職能、協(xié)調職能落實(shí)到位，將學(xué)校各部門(mén)的關(guān)系協(xié)調好，依托公平、公開(kāi)、公正原則開(kāi)展工作。

　�。ǘ�）轉變理念，明確目標。

　　在新時(shí)期，地方高校辦公室要做好日常工作，就要轉變傳統的行政管理理念，明確工作目標，依托管理制度使辦公室工作職責清晰，杜絕推諉現象。高校從頂層設計的角度對辦公室的業(yè)務(wù)進(jìn)行明確，對辦公室的職責進(jìn)行明確，按照崗位制定責任目標，保證每名工作人員都明確自身的職責和工作目標，在工作時(shí)能按照輕重緩急開(kāi)展工作。

　　在完成日常工作，沒(méi)有最新指示的情況下，辦公室工作人員能及時(shí)與領(lǐng)導進(jìn)行溝通，能為后續工作做準備。辦公室領(lǐng)導者要根據學(xué)校布置的任務(wù)進(jìn)行會(huì )議的召開(kāi)，目的是使所有工作人員明確職責和義務(wù)，并傾聽(tīng)工作人員對工作開(kāi)展的想法，目的是依托眾家思想將目標分解，最終提高辦公室行政管理工作效率。

　�。ㄈ�）依托培訓，提高辦公室工作人員素質(zhì)。

　　為了提升辦公室行政管理效果，要依托高校的頂層設計對辦公室管理人員進(jìn)行培訓。高校要建立辦公室工作人員培訓制度，依托培訓，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)能力。在參加培訓后，高校要對參培人員進(jìn)行考核，要在學(xué)校范圍內組織工作交流會(huì )，將自己的培訓內容、培訓感想進(jìn)行分享，目的是通過(guò)交流提升其他辦公室工作人員的工作能力和效率。

　�。ㄋ模┙�立完善的監督、考勤、反饋制度。

　　除高校層面對辦公室工作進(jìn)行制度約束外，辦公室也要依托實(shí)際工作的開(kāi)展進(jìn)行制度的制定，目的是通過(guò)框架制度和細化的制度對辦公室進(jìn)行約束和監督。首先，依托制度加強對辦公室工作人員的監督。辦公室可以設置監督人員，對辦公室工作人員的工作狀態(tài)、工作效率等進(jìn)行監督。對辦公室工作人員的監督，可以有效提高其工作效率，并使其長(cháng)期處于正常的工作狀態(tài)，養成良好的服務(wù)與工作習慣，進(jìn)而全面提高自身綜合素養。其次，設置考勤工作制度。

　　考勤工作制度是依托學(xué)校大政策的背景下，辦公室進(jìn)行的細化考核。依托考勤能合理制約辦公室工作秩序，能通過(guò)對辦公室工作內容的合理分配，使人力資源得到最優(yōu)化的配置。依托考勤制度，可對辦公室工作進(jìn)行合理規劃，讓兩人或多人協(xié)同完成一項工作，一是在最短耗時(shí)內完成最大量的工作，二是幫助工作人員養成集體意識和互助的習慣，使其在日后的工作中能針對類(lèi)似的事件依托合作解決，最終提高工作效率。最后，設置反饋機制。反饋能讓辦公室工作人員對自身的工作有直觀(guān)的了解，進(jìn)而對反饋的問(wèn)題進(jìn)行反思，并能依托創(chuàng )新提出解決方案，最終促進(jìn)辦公室服務(wù)水平的提高。辦公室工作人員可以根據不同部門(mén)的工作反饋進(jìn)行會(huì )議的召開(kāi)，通過(guò)集思廣益，不斷提高自身的服務(wù)水平，實(shí)現辦公室行政管理的穩定開(kāi)展。

　�。ㄎ澹�強化辦公室內部機構設置。

　　地方高校辦公室行政管理工作涉及的事務(wù)非常繁雜，每項工作都要細致完成，目的是保證學(xué)校層面的政策落實(shí)到位，保證對師生的服務(wù)到位。地方高校辦公室行政管理是高校管理的重要組成部分，依托執行職能、協(xié)調職能、管理職能等助力高校教學(xué)秩序等順利進(jìn)行。辦公室要做好自身結構的建設，規定工作人員的職責，并要求工作人員在完成自身工作的基礎上隨時(shí)可與其他同事進(jìn)行協(xié)作，以提高工作效率。高校辦公室是一個(gè)綜合部門(mén)，肩負高校正常運轉的重任。

　　辦公室要根據工作類(lèi)型進(jìn)行結構的設置，目的是通過(guò)不同關(guān)系的處理，高效完成工作。首先，處理好服務(wù)中心與日常事務(wù)的關(guān)系。中心工作是學(xué)校辦公室的主要工作，日常工作是依托中心工作開(kāi)展的，目的是通過(guò)預見(jiàn)性的意見(jiàn)為后續的工作做指導。其次，處理好參與決策和抓好落實(shí)之間的關(guān)系。在日常工作中，辦公室要對各項工作的新情況進(jìn)行分析，依托主要矛盾落實(shí)好中心工作。再次，處理好政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的關(guān)系，依托事務(wù)保證政務(wù)的落實(shí)，進(jìn)而提高工作質(zhì)量。最后，處理好行政工作和單位組織的關(guān)系。辦公室要做好承上啟下的工作，在維護好領(lǐng)導權威的基礎上充分發(fā)揮作用。

　　四、結語(yǔ)

　　總之，作為地方高校的管理核心，辦公室的行政管理工作范圍廣，工作內容多。高校要重視辦公室行政管理工作，要從學(xué)校的角度和辦公室自身的角度制定辦公室行政管理制度，加強辦公室工作人員的培訓，通過(guò)辦公室內部機構的優(yōu)化，通過(guò)監督、考勤、反饋制度等明確辦公室行政管理目標，提升辦公室工作人員的服務(wù)意識，通過(guò)辦公室工作人員整體素質(zhì)的提升，發(fā)揮辦公室樞紐和橋梁的作用，促進(jìn)地方高校有序運轉。

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