淺析企業(yè)應收賬款的控制
【摘要】應收賬款是企業(yè)因銷(xiāo)售商品，或提供勞務(wù)等活動(dòng)為客戶(hù)提供商業(yè)信用所形成的應收而未收的款項。形成應收賬款的直接原因是賒銷(xiāo)。在市場(chǎng)經(jīng)濟的條件下，應收款項這項賒銷(xiāo)活動(dòng)是不可避免的，雖然大多數企業(yè)希望現銷(xiāo)而不愿賒銷(xiāo)，但是面對競爭，為了穩定自己的銷(xiāo)售渠道、擴大銷(xiāo)路、減少存貨、增加收入，不得不向客戶(hù)提供信用業(yè)務(wù)。應收賬款的形成增加了企業(yè)風(fēng)險。因此，企業(yè)必須加強應收賬款的管理，合理確定信用政策，及時(shí)收回應收賬款。
【關(guān)鍵詞】企業(yè) 應收賬款 控制
一、應收賬款的成因
1.業(yè)務(wù)人員在開(kāi)拓市場(chǎng)，爭取客戶(hù)訂單的時(shí)候，通常都會(huì )遇到來(lái)自客戶(hù)的要求:采取先交貨后付款的方式進(jìn)行交易，并且要求盡可能地提供寬松的信用條件(盡可能多的賒銷(xiāo)數量和盡可能長(cháng)的付款時(shí)間)。然而，結果往往是，相當一部分客戶(hù)卻未能履行付款承諾。
2.客戶(hù)信息主要是掌握在業(yè)務(wù)員手中，公司各級決策者缺乏形成正確決策所需的足夠信息和資信依據。對于一些信用較差的客戶(hù)或交易價(jià)值不大的客戶(hù)卻因為業(yè)務(wù)人員盲目開(kāi)發(fā)，缺乏準確的信用風(fēng)險評估而放松了交易條件，為日后收款帶來(lái)隱患。
3.很多企業(yè)面對激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境，采取了各種形式的層層業(yè)務(wù)承包方式(如銷(xiāo)售額提成)，然而，這些經(jīng)營(yíng)管理方式在追求對員工或管理者激勵的同時(shí)，往往弱化了企業(yè)風(fēng)險控制機制，大量的貨款拖欠和壞賬給企業(yè)造成了巨大的損失。
4.貨款回收工作主要是依賴(lài)于業(yè)務(wù)員，在回款期限上隨意性大，客戶(hù)延期付款的情況過(guò)多，一些客戶(hù)已形成慣性拖欠。而財務(wù)部門(mén)只是事后管理，處理長(cháng)期欠款。
二、應收賬款是一項風(fēng)險投資
具體表現在:
1.應收款項越多，壞賬損失的概率就越大;
2.為了盡快收回應收賬款，向客戶(hù)提供現金折扣時(shí)會(huì )損失部分現金收入;
3.催收應收賬款會(huì )增加收賬費用;
4.應收賬款機會(huì )成本較大;
5.在通貨膨脹的條件下，應收款項會(huì )給企業(yè)帶來(lái)購買(mǎi)力的損失。更嚴重地說(shuō)，應收賬款的失控會(huì )導致企業(yè)的倒閉。
在買(mǎi)方市場(chǎng)條件下，完全實(shí)行無(wú)賒銷(xiāo)經(jīng)營(yíng)是相當難的，不可避免會(huì )產(chǎn)生新的應收賬款，關(guān)鍵是如何控制新增欠款，使之無(wú)風(fēng)險或將風(fēng)險降到最低。
三、應收賬款的控制
(一)售前管理—建立健全客戶(hù)信用標準
應收賬款過(guò)多，會(huì )影響企業(yè)現金流、財務(wù)狀況和正常經(jīng)營(yíng)，單純的事后催收和控制遠不能解決問(wèn)題，不能清除應收賬款對企業(yè)的消極影響，同時(shí)催收和控制本身也給企業(yè)帶來(lái)諸如增加費用、喪失市場(chǎng)、內部失衡等新的麻煩，這就敦促經(jīng)理人要創(chuàng )新思維，把眼光投向事前控制。因此，建立企業(yè)信用管理制度顯得十分重要。售前管理主要是將管理重點(diǎn)前移到銷(xiāo)售業(yè)務(wù)發(fā)生之前，針對客戶(hù)的價(jià)值和風(fēng)險進(jìn)行統一的評估和預測。
1.以了解客戶(hù)為前提
客戶(hù)不僅是公司財富的來(lái)源，也是公司風(fēng)險的來(lái)源。沒(méi)有健全、科學(xué)的管理制度，再好的技術(shù)手段也不能發(fā)揮應有的作用，因此應該做好客戶(hù)的資信檔案管理及信用等級評估，因為給予客戶(hù)一定的信用額度即意味著(zhù)信賴(lài)，而信賴(lài)應以了解為前提，因此必須了解以下三個(gè)方面的風(fēng)險:
(1)償付風(fēng)險—客戶(hù)有破產(chǎn)危險嗎?此方面主要是評估客戶(hù)的資金實(shí)力如何，償還能力如何?
(2)流動(dòng)性風(fēng)險—客戶(hù)能及時(shí)付清貨款嗎?此方面主要是評估客戶(hù)的付款情況。
(3)銷(xiāo)售量風(fēng)險—客戶(hù)業(yè)務(wù)在增長(cháng)還是在下降?此方面主要是評估客戶(hù)的銷(xiāo)售總量、市場(chǎng)占有率、銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò )及開(kāi)拓能力。
通過(guò)以上三方面的評估，對客戶(hù)定出一個(gè)風(fēng)險級別及一個(gè)初步的賒銷(xiāo)額度。
2. 要求客戶(hù)填報賒銷(xiāo)申請表
申請表內容包括:
(1)企業(yè)名稱(chēng)并說(shuō)明類(lèi)型，如個(gè)人、合伙或是有限責任公司。
(2)發(fā)票及賬單寄送地址。
(3)獨資人或合伙人的全稱(chēng)及家庭住址。必須清楚任何形式的非有限責任公司的獨資人或合伙人的個(gè)人財產(chǎn)也有清償公司債務(wù)的責任。
(4)有限責任公司的注冊號、注冊地點(diǎn)、稅務(wù)登記號及聯(lián)系人等。
(5)企業(yè)創(chuàng )建時(shí)間。創(chuàng )建時(shí)間不到兩年的企業(yè)，破產(chǎn)的可能性相對較高，在雙方的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系進(jìn)一步發(fā)展之前，盡可能壓縮信用額。
(6)估計進(jìn)貨額。此數據一定要由客戶(hù)估計，而不是銷(xiāo)售人員估計，因為后者往往過(guò)于樂(lè )觀(guān)地高估，從而為賒銷(xiāo)額度的確定造成風(fēng)險。
(7)其他賒銷(xiāo)參考。如客戶(hù)的銀行信貸評級、財務(wù)報表、信貸代理機構的報告、所在地的產(chǎn)品市場(chǎng)需求、市場(chǎng)競爭、最終用戶(hù)、客戶(hù)管理能力等，甚至包括一些表面印象, 如與客戶(hù)接觸感覺(jué)如何?客戶(hù)內部組織完善嗎?他們回復電話(huà)、信件及時(shí)嗎?辦公室廠(chǎng)房情況如何等。
3.建立客戶(hù)賒銷(xiāo)表，形成客戶(hù)賒銷(xiāo)管理制度
在收到有關(guān)客戶(hù)的賒銷(xiāo)申請表后，可結合現有客戶(hù)的賒銷(xiāo)限額或信用期限，對有關(guān)客戶(hù)重新評估，決定一個(gè)合乎實(shí)際銷(xiāo)售情況的賒銷(xiāo)額度及賒銷(xiāo)期限。所以要確定一個(gè)原則:就是只有那些有償付能力的客戶(hù)才應列入公司賒銷(xiāo)對象。建立每個(gè)客戶(hù)賒銷(xiāo)表，以此為賒銷(xiāo)行為的依據，隨著(zhù)客戶(hù)資信情況及銷(xiāo)售情況的變化及時(shí)調整賒銷(xiāo)表，對客戶(hù)增加及更名按同樣程序進(jìn)行，這樣使賒銷(xiāo)行為有法可依，賒銷(xiāo)對象具體化，用以控制賒銷(xiāo)風(fēng)險。
(二)售中控制
1.加強銷(xiāo)售合同的管理
對客戶(hù)進(jìn)行信用等級評估后，與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同。賒銷(xiāo)限額及信用期限是銷(xiāo)售合同其中一個(gè)重要的內容。依合同開(kāi)展銷(xiāo)售的各環(huán)節，并按合同與訂單組織生產(chǎn)與銷(xiāo)售，杜絕無(wú)合同或不按合同發(fā)貨。
2.運用ERP系統，建立健全新增應收賬款的銷(xiāo)審批制度
企業(yè)要建立一個(gè)以財務(wù)為中心，以銷(xiāo)售為龍頭，進(jìn)銷(xiāo)存一體化的ERP系統，通過(guò)銷(xiāo)售系統，建立客戶(hù)資信等級評估，確定信用條件，并即時(shí)反映該客戶(hù)的銷(xiāo)售情況、收款情況及賒銷(xiāo)情況，由信用管理部門(mén)隨時(shí)掌握客戶(hù)的狀態(tài)，對不符合信用條件的，如到期貨款未付清的不予發(fā)貨，實(shí)現系統自動(dòng)拒絕處理超出信用條件的客戶(hù)訂單，使每個(gè)客戶(hù)的銷(xiāo)售與資金回籠按合同及信用條件操作，保證應收賬款良性循環(huán)，最大限度地減少賒銷(xiāo)的風(fēng)險。
3.定期對賬
制訂一套規范的、定期的對賬制度，避免雙方財務(wù)上的差異而造成呆、死賬現象，同時(shí)對賬之后要形成具有法律效應的文書(shū)，而不是口頭承諾。
4.制定合理的激勵政策
在制定營(yíng)銷(xiāo)政策時(shí)，要將應收賬款的管理納入對銷(xiāo)售人員考核的項目之中，即個(gè)人利益不僅要和銷(xiāo)售、回款業(yè)績(jì)掛鉤，也要和應收賬款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應收賬款獎罰條例，使應收賬款處在合理、安全的范圍之內。
5.建立經(jīng)銷(xiāo)商的庫存管理制度
通過(guò)對經(jīng)銷(xiāo)商庫存的動(dòng)態(tài)管理(銷(xiāo)售頻率、銷(xiāo)售數量、銷(xiāo)售通路、覆蓋區域等)，及時(shí)了解經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)狀況，保證銷(xiāo)售的正常運轉，有效地控制應收賬款。
(三)售后控制——應收賬款管理制度
一般而言，客戶(hù)逾期拖欠賬款時(shí)間越長(cháng)，賬款催收的難度越大，成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業(yè)必須要做好應收賬款的賬齡分析，密切注意應收賬款的回收進(jìn)度和出現的變化。
1.對應收賬款實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。財務(wù)部應每月做好應收賬
款明細表及賬齡分析表。賬齡分析表應列示如下內容:
(1)各客戶(hù)最近四個(gè)月的銷(xiāo)售額、收款額、余額。
(2)賬齡情況。時(shí)間包括數期內、超數期30天內、超數期30～60天內、超數期60～90天內、超數期90～120天內、超數期120天外。
(3)對余額大或數期長(cháng)以及銷(xiāo)售量或收款有異常的情況，要用文字說(shuō)明，以引起高度重視。
(4)對接近超過(guò)時(shí)效期限的欠款客戶(hù)，提前半年采取發(fā)對賬函或催收函的形式讓對方確認欠款并延長(cháng)時(shí)效期，以便以后訴訟需要。
(5)對賴(lài)賬的客戶(hù)或發(fā)現客戶(hù)有異常情況的，要及時(shí)通過(guò)法律訴訟。
2.建立應收賬款分類(lèi)建檔制度
為了增加將來(lái)的營(yíng)業(yè)機會(huì )必定產(chǎn)生應收賬款，但不能忽視應收款項產(chǎn)生的風(fēng)險�？蛻�(hù)危險信號包括:①發(fā)出空頭支票;②承諾付款未能兌現;③永不回復留言;④發(fā)出期票;⑤支票被銀行退回;⑥轉換銀行;⑦卷入法院訴訟;⑧以低于成本傾銷(xiāo)貨物;⑨增長(cháng)速度過(guò)快。當出現以上信號時(shí)，企業(yè)要將該客戶(hù)列入重點(diǎn)跟蹤對象。
3.建立應收賬款催收責任制度
在國外，大部分的賒銷(xiāo)額度與風(fēng)險級別確定都是根據客戶(hù)的財務(wù)狀況及銀行資信獲得的。但在國內，因資料相對缺乏，建議結合使用風(fēng)險級別及二八定律來(lái)進(jìn)行賒銷(xiāo)管理。即20%的客戶(hù)占銷(xiāo)售額的80%，應先集中力量將這20%的客戶(hù)管理好。給予客戶(hù)一定的信用期。比如對有信用的大客戶(hù)的信用政策是“貨到30天”的次月5日付款。
4.企業(yè)對各種不同逾期賬款的催收方式(即收賬政策)是不同的。對逾期較短的顧客，不過(guò)多地打擾，以免將來(lái)失去這一市場(chǎng);對逾期較長(cháng)的顧客，頻繁地信件催款并電話(huà)催收;對逾期很長(cháng)的顧客，可發(fā)律師函，必要時(shí)提請有關(guān)部門(mén)仲裁或提請訴訟等等。
5.追款
(1)聯(lián)系。銷(xiāo)售人員要適時(shí)與客戶(hù)保持電話(huà)聯(lián)系，隨時(shí)了解客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況、財務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶(hù)拖欠款的原因。
(2)信函。銷(xiāo)售人員要對客戶(hù)進(jìn)行全程跟進(jìn)，與客戶(hù)接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶(hù)接觸，與客戶(hù)開(kāi)誠布公的溝通，被拖欠的機會(huì )就會(huì )越低。
(3)走訪(fǎng)。銷(xiāo)售人員要定期探訪(fǎng)客戶(hù)，客戶(hù)到期付款，應按時(shí)上門(mén)收款，或電話(huà)催收。即使是過(guò)期一天，也應馬上追收，不應有等待的心理。遇到客戶(hù)風(fēng)險時(shí)，采取風(fēng)險預警和時(shí)時(shí)、層層上報制，在某個(gè)責任人充分了解、調查、詳細記錄客戶(hù)信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時(shí)對下屬申報的問(wèn)題給予指導和協(xié)助。
6.對已拖欠款項的處理
(1)文件。檢查被拖欠款項的銷(xiāo)售文件是否齊備;
(2)收集資料。要求客戶(hù)提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性;
(3)追討文件。建立賬款催收預案。根據情況不同，建立三種不同程度的追討文件——預告、警告、律師函，視情況及時(shí)發(fā)出;
(4)最后期限。要求客戶(hù)了解最后的期限及其后果，讓客戶(hù)明確最后期限的含義;
(5)要求協(xié)助。使用法律手段維護自己的利益，進(jìn)行仲裁或訴訟。
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