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采購成本的管理分析
在整個(gè)采購活動(dòng)過(guò)程中，一方面，通過(guò)采購獲取了資源，保證了企業(yè)正常生產(chǎn)的順利進(jìn)行，這是采購的效益;另一方面，在采購過(guò)程中，也會(huì )發(fā)生各種費用，這就是采購成本。我們要追求采購經(jīng)濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵的關(guān)鍵，就是要努力追求科學(xué)采購�？茖W(xué)采購是實(shí)現企業(yè)經(jīng)濟利益最大化的基本利潤源泉。
一、分析采購成本
采購成本在各類(lèi)企業(yè)總成本中都占有較大比重，是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節。采購成本的構成關(guān)鍵是要分清狹義和廣義的成本。
(一)狹義的采購成本
狹義的采購成本包括發(fā)生在采購過(guò)程當中，顯而易見(jiàn)產(chǎn)生的訂購過(guò)程成本(包括取得商品的費用，訂購業(yè)務(wù)費用等)，以及受采購影響的庫存維持成本和不及時(shí)的缺貨成本。但狹義的采購成本不包括商品及物資的價(jià)格。
1、訂購成本是為了完成交易活動(dòng)，而與供應商達成采購契約并向其發(fā)出訂單過(guò)程中發(fā)生的各種成本。這些成本中，部分與訂購次數或數量沒(méi)有直接的關(guān)系，如設置采購機構或辦事處的開(kāi)支，都稱(chēng)作訂購的固定成本;另一部分則隨訂購次數或數量的變化而變動(dòng)，如差旅、郵遞、通信及餐飲等費用，都稱(chēng)為訂購的變動(dòng)成本。
2、維持成本指為保持商品和物資的數量和性質(zhì)不發(fā)生變化而產(chǎn)生的費用�？赏瑯臃譃楣潭ǔ杀竞妥儎�(dòng)成本兩種。前者如倉儲折舊、倉儲人工等;后者如商品物資的占用資金、損壞和變質(zhì)、保險費用和稅金等。
維持成本不容小覷，往往占采購成本的大部分比重，年度維持成本占采購成本的比重往往變化較大，可在9%-50%范圍內，超市類(lèi)企業(yè)一般在20%左右，這主要取決于超市的存貨政策。
3、缺貨成本，因采購延誤持續供給而造成的損失，如待產(chǎn)、停工、延遲發(fā)貨、喪失銷(xiāo)售機會(huì )和失去客戶(hù)等損失。
(二)廣義的采購成本
廣義的采購成本也就是整體采購成本，也可稱(chēng)作戰略采購成本，指商品物資整個(gè)生產(chǎn)周期中發(fā)生的所有與產(chǎn)品、物資采購相關(guān)的成本。如采購市場(chǎng)調研費用、采購決策成本、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)中供應商參與成本及交貨、庫存、生產(chǎn)、質(zhì)檢、售后各階段因供應商的參與所導致的成本增加或損失。
對采購成本的控制和分析也主要是對整體采購成本的關(guān)注，最終目的也是降低整體采購成本的花費。
從整體成本的各個(gè)功能出發(fā)，可將整體成本分為以下幾種成本：
1、由于對供應商的選擇和供應商參與可能發(fā)生的成本，主要包括原材料及零部件影響產(chǎn)品的規格與技術(shù)水平而增加的成本;對供應商各項水平的審核產(chǎn)生的費用;原材料或零部件的鑒別過(guò)程產(chǎn)生的費用;原材料及零部件不合格而產(chǎn)生的影響和損失帶來(lái)的費用。
2、采購過(guò)程成本。主要包括商品采購價(jià)格及過(guò)程費用;文件處理費用;付款條件導致的匯率、利息費用;材料運輸及保險費用等。
3、運營(yíng)過(guò)程發(fā)生的采購成本。如收發(fā)貨費用;安全庫存費用，庫存利息;不合格產(chǎn)品帶來(lái)的退換貨、包裝、運輸費用;原材料及部件庫存費用;行政費用等。
4、質(zhì)量控制中發(fā)生的采購成本。包括供應商質(zhì)量體系審核確認;檢驗費用;不合格品對生產(chǎn)交貨方面的影響;不合格品造成的返工及退貨成本等。
二、制定采購成本控制方案
采購人員的最終目的是降低整體采購成本，在對整體采購成本進(jìn)行分析后，應制訂可行的采購成本控制方案。采購成本控制方案每一個(gè)步驟都直接影響到控制效果的實(shí)現。
(一)分析影響采購成本形成和變化的內、外部因素
首先要按照狹義采購成本，分析影響訂貨成本、維持成本和缺貨成本的可能因素;然后進(jìn)行仔細緊密的供應價(jià)格因素分析。
(二)制定采購成本標準
成本標準作為成本控制的準繩，在成本計劃中一般表現為各項指標，采購成本控制也是如此。按照整體采購成本概念，不同企業(yè)需要根據自身實(shí)際，規定一系列具體的標準。確定這些標準的方法大致分三種。
1、計劃指標分解法。即將大指標分解為小指標。分解時(shí)可以按部門(mén)、單位分解，也可以按不同產(chǎn)品和各種產(chǎn)品的工藝階段或零部件進(jìn)行分解，若更細致一點(diǎn)，還可以按工序進(jìn)行分解。
2、預算法。就是用制定預算的辦法來(lái)制定控制標準。有的企業(yè)基本上是根據季度的生產(chǎn)銷(xiāo)售計劃和采購計劃來(lái)制訂較短期(如月份)的費用開(kāi)支預算，并把它作為成本控制的標準。采購用這種方法需由實(shí)際出發(fā)進(jìn)行制訂和調整預算。
3、定額法。就是建立起定額和費用開(kāi)支限額，并將這些定額和限額作為標準進(jìn)行控制。在企業(yè)里，凡是能建立定額的地方，都應把定額建立起來(lái)，如材料消耗定額、工時(shí)定額等。實(shí)行定額控制的辦法有利于成本控制的具體化和經(jīng)�；�。
(三)制定采購成本控制規范，監督采購成本的形成
企業(yè)可通過(guò)制度建設，形成完善的采購成本控制規范，以根據控制標準，對采購成本形成的各個(gè)項目經(jīng)常地進(jìn)行檢查、評比和監督。建立嚴格的采購制度不僅能規范企業(yè)的采購后活動(dòng)，提高采購效率，杜絕部門(mén)之間的矛盾激化，還能預防采購人員的不良行為。首先，采購制度應規定商品和物資采購的申請、授權人的批準許可權、采購的流程、相關(guān)部門(mén)的責任和關(guān)系、各種材料采購的規定和方式、報價(jià)和價(jià)格審批等;其次要建立供應商檔案和準入制度;同時(shí)，要建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系，組織專(zhuān)門(mén)小組，對采購物品的價(jià)格進(jìn)行比較和分析，在此基礎上，還應設置標準采購價(jià)格和成本費用標準，根據工作業(yè)績(jì)對采購人員進(jìn)行獎懲。 企業(yè)對供應商的管理有待加強。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著(zhù)一個(gè)誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關(guān)系，然后在這種關(guān)系基礎上，與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對企業(yè)而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個(gè)人關(guān)系固然重要，長(cháng)此以往，就會(huì )產(chǎn)生企業(yè)對某些特定供應商的依賴(lài)，不利于企業(yè)尋找新的更好的供應商，不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng )新，損害企業(yè)的利益。
(四)及時(shí)糾正差錯
對于成本差異發(fā)生的原因，查明責任者后按情況給予相應措施，分別提出改進(jìn)方法，并貫徹執行。
三、控制采購成本的關(guān)鍵因素
采購成本控制的關(guān)鍵因素，以制造業(yè)企業(yè)為例，是指物資采購的控制、入庫與存儲的控制和對采購部門(mén)的考核。
(一)對物資采購的控制
生產(chǎn)所需的采購品、外協(xié)件、元器件等物資一般實(shí)行集中采購，統一供給，目的在于實(shí)現批量采購，降低采購成本。
采購部門(mén)以生產(chǎn)計劃部門(mén)提出的需求計劃為依據，結合庫存情況，編制采購計劃。組織采購時(shí)，要加強市場(chǎng)調研，堅持貨比三家，推行競爭機制，實(shí)行優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的采購原則。同時(shí)，根據企業(yè)實(shí)際，確定采購額度審批權限，。此外，在市場(chǎng)上經(jīng)常采購的物資，可實(shí)行定點(diǎn)采購。
(二)對物資入庫與存儲的控制
物資到達公司后，采購人員應及時(shí)填制入庫單，庫管員和驗收員根據物資的不同形態(tài)，分別采取各種計量手段，準確計量，認真驗收。財務(wù)部應該加強會(huì )計監督，審核合同或計劃、發(fā)票、入庫單規格，手續是否齊備、完善。采購部年末應根據財務(wù)決算的要求進(jìn)行全面的財產(chǎn)盤(pán)店清查，做到賬賬相符。并組織各部門(mén)清查盤(pán)店已領(lǐng)未用物資的結存情況。
(三)對采購部的考核
公司定期下達成本控制指標，并據以對采購部考核：
材料采購價(jià)格差異=∑當年實(shí)際采購量×(當年采購價(jià)-上年采購價(jià))
采購品損失額=∑采購品損失數量×采購單價(jià)
采購費用降低額=本年采購品總額×(本年采購費用率-上年采購費用率)
財務(wù)部設賬單單獨核算采購費用及損失。
四、采購成本控制方法的選擇
企業(yè)的成本控制方法有多種可選：價(jià)值分析(value analysis ，VA)、價(jià)值工程(value engineering， VE)和ABC分類(lèi)控制法(activity based costing);此外，企業(yè)可以通過(guò)采購模式和策略的調整達到成本控制的目的，一般包括實(shí)施準時(shí)采購策略(JIT采購)、網(wǎng)上采購策略、集中采購策略、聯(lián)合采購策略、與供應商建立采購同盟或簽訂長(cháng)期采購協(xié)議、陽(yáng)光采購策略和國際采購策略等。
選擇哪種采購成本控制方法與企業(yè)采購物品的性質(zhì)密切相關(guān)。一般說(shuō)來(lái)，各行業(yè)采購物品可分為杠桿產(chǎn)品、戰略物資、一般產(chǎn)品和瓶頸產(chǎn)品四類(lèi)。
對于采購風(fēng)險小、采購金額也小的一般產(chǎn)品，成本控制的重點(diǎn)在于降低采購管理費用，減少采購頻率。其中，可應用總訂單、綜合性供應商、長(cháng)期合作等方式進(jìn)行管理和控制。
對于采購風(fēng)險小、單位時(shí)間采購金額大的杠桿產(chǎn)品，要求采購人員要具備充分的專(zhuān)業(yè)知識，利用VA、VE方法進(jìn)行單件產(chǎn)品的成本分析;此外，還要培養潛在供應商，利用有效價(jià)格競爭得到合適的采購價(jià)格，當然供應商要保持相對穩定。
對于采購風(fēng)險大、單位時(shí)間采購金額也大的戰略物資，除了要進(jìn)行單件產(chǎn)品成本分析外，更重要的是要壟斷資源，保證供應，與供應商建立穩定和堅實(shí)的供應關(guān)系。
對于采購風(fēng)險大、單位時(shí)間采購金額小的瓶頸產(chǎn)品，則需要與供應商進(jìn)行長(cháng)期合作，進(jìn)行有效的搭配組合，提高對稀缺資源的掌控能力。同時(shí)，要努力縮短付款周期。
采購的管理工作是一項系統的科學(xué)的工作，在物資價(jià)格及采購過(guò)程費用飛快波動(dòng)的今天，對于整體采購的成本控制更顯得至關(guān)重要。如何能做好采購成本管理的工作，是企業(yè)建立自身競爭力的關(guān)鍵因素。把握采購成本的管理，加強控制方法的多變性，有利于企業(yè)在行業(yè)競爭中的長(cháng)足發(fā)展。
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