項目溝通管理淺析

　　溝通的重要性體現在以下四點(diǎn)：一是決策和計劃的基礎;二是組織和控制的依據和手段;三是建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件;四是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導的重要手段。

　　一、強化尊重人的意識

　　在溝通中，對人的尊重主要體現在三個(gè)方面：

　　(一)要有效傾聽(tīng)

　　使溝通有效的一半是理解，另一半是傾聽(tīng)。在傾聽(tīng)時(shí)應當注意三點(diǎn)：一是要用心聽(tīng)。要集中精力地面對講話(huà)人，要與溝通的對象保持目光接觸，要用心去聽(tīng)“弦外之音”，努力從他們所講的內容中捕捉有效的信息，聽(tīng)明白他們需要什么，關(guān)心什么，擔心什么：二是要適當提問(wèn)。要學(xué)會(huì )換位思考，以理解的態(tài)度提出一些雙方都能接受的問(wèn)題，提問(wèn)時(shí)要緊扣主題、要少而精、要與情景相符;三要積極回應。要通過(guò)語(yǔ)言或非語(yǔ)言的方式給以回應。用自己的行動(dòng)表明自己已經(jīng)理解對方所要表達的意思。

　　(二)要持真誠態(tài)度

　　真誠是理解他人感情的橋梁。在溝通中，溝通雙方所采取的態(tài)度對于溝通的效果有著(zhù)很大的影響。只有當雙方坦誠、平等相待時(shí)，才能從根本上消除隔閡，獲得雙贏(yíng)。否則，就難免會(huì )帶有偏見(jiàn)和誤解，導致信息扭曲。有效溝通是一種動(dòng)態(tài)的雙向行為，項目管理人員(信息的發(fā)送者)所扮演的角色是仆人而不是主人，因此，項目管理人員(團隊人員)應當首先去掉那種“以自我為中心”的思想，樹(shù)立以受眾為中心(受眾需要什么、我能給予什么、兩者如何有機結合)的溝通理念，付出自己的真誠，增強感情上的溝通與交流。

　　(三)要信任別人

　　信任是有效溝通和增進(jìn)友誼的基石，作為溝通的主體，絕不能憑空猜測他人和他人的行為動(dòng)機，更不能毫無(wú)根據地評價(jià)他人。增進(jìn)信任的辦法：一是采取開(kāi)放式交流。在項目團隊內部，無(wú)論是自上而下，還是從下到上，都要采取開(kāi)放式的交流，這樣既能讓管理人員掌握真實(shí)情況，也能讓員工理解領(lǐng)導意圖：二是提倡自我管理。要盡可能多的發(fā)表自己意見(jiàn)，盡可能多地讓員工參與管理，讓員工感到“團隊是我的，我是團隊的”：三是營(yíng)造和諧的氛圍。對于項目來(lái)說(shuō)，沒(méi)有什么比“人才”和培養“人才的土壤”是更有價(jià)值的了。所以，我們不但要相信并尊重每一個(gè)人，更要努力創(chuàng )造一個(gè)和諧溝通的氛圍，這樣才能逐步建立起相互信任的、具有創(chuàng )造精神的高效團隊。

　　二、完善溝通管理體系

　　一個(gè)完整的溝通管理體系至少應包括以下四個(gè)方面：溝通管理計劃編制、信息分發(fā)、績(jì)效報告和項目干系人管理。這四個(gè)過(guò)程彼此之間不但相互作用，而且也與其它知識領(lǐng)域的過(guò)程相互作用，其作用關(guān)系如圖1所示。

　　溝通管理計劃就是確定項目利益者對信息和溝通的需求，是對項目整個(gè)生命周期中信息溝通的內容、方式和渠道等各個(gè)方面的計劃與管理。制定溝通管理計劃是項目溝通管理中的第一個(gè)過(guò)程，其核心是項目利益相關(guān)者分析，主要搞清楚3W1H的問(wèn)題(Who，What，When，How)，即誰(shuí)，需要什么信息，何時(shí)需要，怎樣傳遞;信息分發(fā)就是指在合適的時(shí)間，通過(guò)合適的方式將合適的信息提供給合適的人�？梢哉f(shuō)，及時(shí)有效地將信息發(fā)送給所需要的人是項目溝通成功的關(guān)鍵。溝通技巧、信息分發(fā)系統、信息檢索系統和項目記錄是信息分發(fā)過(guò)程中常用的四種工具和方法。在信息分發(fā)之前，還要確定信息分發(fā)(溝通)的責任人、時(shí)間、方式方法、渠道、使用權限、技術(shù)手段和反饋的方法等：績(jì)效報告是一個(gè)收集和傳播項目績(jì)效信息的動(dòng)態(tài)過(guò)程，績(jì)效報告的輸出主要包括狀態(tài)報告、進(jìn)度報告、項目預測和變更請求。狀態(tài)報告是用量化的數據，從范圍、時(shí)間和成本三個(gè)方面來(lái)說(shuō)明項目所處的狀態(tài);進(jìn)度報告是某一特定時(shí)間段工作完成情況的報告;項目預測是指根據項目當前的情況和掌握的歷史資料、數據，對項目將來(lái)狀況進(jìn)行的估計;變更請求是對需要或變化的情況做出的一種反應：項目干系人管理是為了能夠滿(mǎn)足不同干系人的信息需求，解決干系人之間的問(wèn)題。項目干系人的管理通常由項目經(jīng)理負責。最典型也最重要的項目干系人是客戶(hù)，可以利用項目客戶(hù)關(guān)系管理系統進(jìn)行管理;項目組成員、企業(yè)的上司也是重要的項目干系人，對于他們應當以面對面溝通為主。

　　三、溝通的總成本最低

　　溝通是有成本的。項目溝通管理的成本一般取決于項目成員之間的溝通意愿和溝通能力。溝通管理的總成本主要表現在三個(gè)方面：一是溝通所花費的時(shí)間：二是溝通過(guò)程中的費用：三是信息的失真程度。通常來(lái)說(shuō)，項目的溝通都是在一定的限制條件下進(jìn)行的，這樣我們就可以使其中的一項先符合項目的要求，然后再使其它兩項的和最小。

　　四、結語(yǔ)

　　在這個(gè)溝通時(shí)代里，溝通無(wú)時(shí)不在、無(wú)處不在。溝通，已經(jīng)成為21世紀提高效率最有效的方式之一，是我們每個(gè)人都應該高度重視并努力學(xué)習、積極實(shí)踐的課程。

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