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食品行業(yè)采購內部控制的實(shí)施途徑探討
內容摘要:食品行業(yè)是關(guān)系國計民生、百姓安居樂(lè )業(yè)的重要行業(yè),食品行業(yè)有效的管理和運營(yíng)能夠促進(jìn)國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。本文分析了食品行業(yè)采購流程特點(diǎn)及內部控制難點(diǎn),并探討了我國食品行業(yè)采購內部控制的實(shí)施方法與途徑。關(guān)鍵詞:食品行業(yè) 采購 內部控制
食品行業(yè)采購流程特點(diǎn)及內部控制難點(diǎn)
(一)食品行業(yè)采購業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)
采購周期的時(shí)間性要求較高。采購績(jì)效評價(jià)關(guān)鍵的一項就是采購周期的控制,因為采購周期影響著(zhù)企業(yè)所需采購物資供應的及時(shí)性,也影響著(zhù)企業(yè)采購資金的周轉。在食品行業(yè)采購中,除了以上原因強調采購的時(shí)間性外,所采購物資特別是食品原料的儲存時(shí)間較短也是重要原因。所以要求企業(yè)一方面保證所采購物資有效地滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要,一方面也要努力降低企業(yè)的營(yíng)運成本。
采購流程對原材料的供給要求較高。原材料采購是采購環(huán)節中一個(gè)重要的方面,采購量的選擇是一個(gè)復雜的問(wèn)題。原材料采購過(guò)多會(huì )導致原材料積壓,而采購量少則會(huì )造成原材料供應的短缺。對食品加工企業(yè)來(lái)說(shuō),原材料的積壓和短缺都將帶來(lái)嚴重的問(wèn)題。食品加工企業(yè)的原材料大都是農產(chǎn)品,保存時(shí)間過(guò)長(cháng)可能會(huì )導致變質(zhì),也可能會(huì )導致其營(yíng)養成分的流失。原材料采購量過(guò)大,食品加工企業(yè)將面臨巨大的資金周轉和庫存的壓力;原材料短缺也將導致企業(yè)無(wú)法進(jìn)行正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng), 丟失市場(chǎng)份額。
采購流程對產(chǎn)品的質(zhì)量要求較高。采購流程節點(diǎn)控制的嚴格與否與采購材料的質(zhì)量緊密相關(guān)。一般情況下,食品加工企業(yè)的原材料大都是農產(chǎn)品,如糧食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采購環(huán)節缺乏嚴格的監督,這些原材料質(zhì)量不合格,將直接導致加工出的產(chǎn)品質(zhì)量不合格。
采購流程對產(chǎn)品的成本影響較大。食品加工企業(yè)采購的原材料種類(lèi)繁多,供應商參差不齊,若對供應商缺少?lài)栏竦暮Y選,缺少信息的溝通,容易造成部分原材料價(jià)格過(guò)高,導致產(chǎn)品成本上升。若是原材料短期內采購的數量過(guò)大,可能會(huì )引起原材料的變質(zhì)過(guò)期,從而導致庫存資金積壓甚至損失,增加庫存成本,這些都是采購過(guò)程控制不合理的表現。
(二)食品行業(yè)采購流程內部控制難點(diǎn)
1.采購控制活動(dòng)的環(huán)節較多、關(guān)系復雜。COSO 委員會(huì )(全國虛假財務(wù)報告委員會(huì )下屬的發(fā)起人委員會(huì ))指出:企業(yè)必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理層“為保證其控制目標的實(shí)現,其用以辨認并用以處理風(fēng)險所必須采取的行動(dòng)業(yè)已有效落實(shí)”。食品行業(yè)不僅采購對象復雜豐富,而且采購的完成還牽涉到多個(gè)部門(mén)。由各部門(mén)提出采購申請,由供應保障部對供應商的生產(chǎn)能力進(jìn)行評定,簽訂合同,此階段需要公司管理者進(jìn)行審核簽字,并且由質(zhì)檢部對樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗,最終收到貨物由倉庫保管。這就要求做好控制環(huán)節的識別工作,整合控制流程,以實(shí)現效率與控制的有機協(xié)調。
2.采購監督活動(dòng)頻率要求較高。食品企業(yè)整個(gè)采購內部控制的過(guò)程必須施以恰當的監督,通過(guò)監督活動(dòng)在必要時(shí)對其加以修正。監督可分為業(yè)務(wù)監督、內部審計監督、外部審計監督三方面。采購控制活動(dòng)貫穿于采購過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節,對于食品業(yè)頻繁的采購活動(dòng)更是如此,因而對其的監督尤其是業(yè)務(wù)監督頻率要求也較高。
3.采購的內部控制環(huán)境要求較高。采購涉及人財物的相互關(guān)系,又是專(zhuān)門(mén)性較強的業(yè)務(wù),采購內部控制環(huán)境的如何直接決定著(zhù)采購業(yè)務(wù)的成敗。任何企業(yè)的核心是企業(yè)中的人及其活動(dòng)。人的活動(dòng)在環(huán)境中進(jìn)行,人的品性包括操守、價(jià)值觀(guān)和能力等,它們既是構成環(huán)境的重要要素之一,又與環(huán)境相互影響、相互作用。環(huán)境要素是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行業(yè)采購部門(mén)的員工職業(yè)道德操守如何、企業(yè)是否建有既有利于采購工作開(kāi)展又有利于監督考評采購工作的機制、企業(yè)管理者是否重視采購工作并帶頭在企業(yè)內部形成良好的采購控制氛圍等等內部控制的環(huán)境因素決定著(zhù)采購工作的質(zhì)量。這樣,必然對食品行業(yè)采購的內部控制環(huán)境提出了較高的要求。
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