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企業(yè)內部如何實(shí)現快速溝通
目前在許多現代企業(yè)組織里，越來(lái)越多的運用各種電子設備來(lái)改進(jìn)溝通，如大型計算機、微型計算機、個(gè)人終端、電子郵件系統、手機、對講機等都是非常好的溝通工具，這些都將使組織的快速溝通成為現實(shí)和可能。
一、溝通的目的和作用
溝通的目的在于解決沖突、實(shí)施變革，即對有助于企業(yè)利益的行動(dòng)施加影響。在管理過(guò)程中沒(méi)有什么沖突是溝通所解決不了的。由于溝通把各項管理職能聯(lián)成一體，所以溝通對企業(yè)內部職能的行使至關(guān)重要。尤其是，企業(yè)需要通過(guò)溝通來(lái)：(1)建立并且宣傳企業(yè)管理目標;(2)制定實(shí)現目標的戰略與計劃;(3)以最有效果和效率的方式配置各種資源;(4)選拔、培養、考評組織成員;(5)領(lǐng)導、指導和激勵員工，營(yíng)造最大限度調動(dòng)全體員工積極性的氛圍;(6)控制績(jì)效。
溝通不僅促進(jìn)企業(yè)內部各項管理職能，而且也能夠把企業(yè)同其外部環(huán)境聯(lián)系起來(lái)。管理者通過(guò)信息交流了解客戶(hù)需要、供應商的供貨能力、股東的要求、政府的法律法規以及所在社區關(guān)注的事項等等。任何一個(gè)組織只有通過(guò)溝通才能成為一個(gè)與其外部環(huán)境發(fā)生交互作用的開(kāi)放系統。
二、溝通過(guò)程
利用電子媒介方式溝通的過(guò)程涉及信息的發(fā)送者、通過(guò)選定的渠道傳遞信號以及信號接收者。即信息在發(fā)送者大腦形成想法、通過(guò)編碼發(fā)送給傳遞者，接收者接收后通過(guò)識別、解碼、理解，達成溝通。在溝通過(guò)程中還有一個(gè)排除信息傳遞中的“噪聲”干擾問(wèn)題，最后溝通信息反饋得知溝通效果。
信號發(fā)送者。溝通開(kāi)始于某種“思想”或者想法的發(fā)送者，然后以發(fā)送者和接收者雙方都能理解的方式進(jìn)行編碼、發(fā)出、接收，最終完成溝通。信號傳遞渠道 信號通過(guò)聯(lián)系發(fā)送者和接收者的渠道進(jìn)行傳遞，這種信號可以是口頭的和書(shū)面的，可以通過(guò)備忘錄、計算機、電話(huà)、電報(某種特定編碼)、電子郵件、視頻或者其他媒介來(lái)傳遞。各種傳遞方式有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，需要管理者、發(fā)送者根據不同要求選擇使用。接收者 信號接收者要隨時(shí)準備接收信號，渠道要保持暢通。接收后要盡快地把信號回譯成思想，同時(shí)接收者還要排除信號的干擾，減少溝通故障發(fā)生的概率。溝通的下一步是解碼，只有當接收者與發(fā)送者的信號思想和意思完全相同或者至少類(lèi)似的理解時(shí)，準確的溝通才可以完成。在有效溝通時(shí)還要注意編碼語(yǔ)言的相互溝通和專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)的溝通。
三、溝通信號的流向和方法
在一個(gè)有效的組織中，溝通信息是全方位流動(dòng)的：自下而上、自上而下、橫向、縱向、橫向交叉。傳統的管理模式下，溝通都是自上而下的，然而在今天所處的信息時(shí)代，有效的溝通必須從下屬開(kāi)始，這就意味著(zhù)溝通方式發(fā)生了轉換，主要是自下而上的溝通。溝通的信息可以是橫向流動(dòng)的，也可以是斜向流動(dòng)的。自上而下的溝通是指信息從高層成員向低層成員的流動(dòng)，這種溝通在權力相對集中、專(zhuān)制式、家長(cháng)式的組織中多見(jiàn)。溝通方式多采用口頭溝通，包括指示、談話(huà)、會(huì )議、電話(huà)、廣播，甚至小道消息等;也可采用書(shū)面溝通方式，一般包括備忘錄、信函、手冊、小冊子、公司政策聲明、工作程序以及電訊新聞?wù)故镜�。在這種溝通中很容易發(fā)生信息遺失或者信息被曲解等，不能形成有效的溝通。這就要靠必需的反饋系統來(lái)校正溝通信息。
自下而上的溝通方式是指從下屬向上級逐級流動(dòng)的溝通。這種方式的溝通能夠比較多的使管理者掌握信息，但容易出現溝通環(huán)節上的人為的阻礙、過(guò)濾、失真截留等狀況，不能客觀(guān)的傳遞信息，達成有效溝通。自下而上的溝通是非指示性的，它取決于溝通環(huán)境、民主參與程度、民主氛圍的形成、溝通渠道的制度性暢通程度、門(mén)戶(hù)開(kāi)放程度等。
橫向溝通包括信息的橫向流動(dòng)，也包括信息的斜向流動(dòng)。橫向溝通是指同類(lèi)或者相同層次成員之間的溝通;斜向溝通是非同類(lèi)、不同層次、沒(méi)有直接隸屬關(guān)系之間的溝通。這種溝通方式對加速信息流動(dòng)、促進(jìn)理解、協(xié)調關(guān)系等非常的有效，特別是跨系統的溝通對組織的有效管理尤其重要。
書(shū)面、口頭、非語(yǔ)言等方式的溝通等都是經(jīng)常性被管理者使用的溝通方式。也有的管理者、需要溝通的信息發(fā)送者混合使用、結合使用各種溝通方式。他們各有利弊、各有優(yōu)缺點(diǎn)，混合、交互使用可以彌補單一方式溝通帶來(lái)的不足。
不同的管理者、不同的溝通成員，采取不同的溝通渠道和方法。采用什么樣的溝通方法、方式，要看溝通的性質(zhì)和作用。采用技術(shù)性的手段和方式是最有效、最簡(jiǎn)捷、最經(jīng)濟的溝通方法。如有線(xiàn)無(wú)線(xiàn)電話(huà)、傳真、音頻視頻、電子郵件、電話(huà)會(huì )議、視頻會(huì )議等這些正式和非正式的溝通方式都是目前一般組織可以充分利用的方式。
四、溝通的障礙
溝通和其他事務(wù)一樣，沒(méi)有完全暢通的。不了解溝通的障礙就沒(méi)有辦法使得溝通成為有效地的溝通。一般構成溝通障礙的因素有以下幾種：
1.缺乏計劃性
良好的溝通不是偶然的，多數情況下人們對口信傳遞的信息的目的還是沒(méi)有完全思考、計劃和說(shuō)明就開(kāi)始議論和動(dòng)作起來(lái)了，使得溝通沒(méi)有完整的機會(huì )。通常對于一個(gè)下達的指令說(shuō)明理由，選擇最合適的溝通渠道和適宜的時(shí)間在很大程度上可以增進(jìn)信息的理解，并且減少溝通的阻力。
2.語(yǔ)義的曲解 有效溝通的另外一個(gè)障礙是對信息的語(yǔ)義的曲解，這種現象可能是故意的也可能是偶然的。比如企業(yè)的一則“低價(jià)出售”的廣告本身就有意含糊不清，引發(fā)的問(wèn)題就是：究竟比什么低呀?有些言辭還可能引發(fā)不同的反應，比如“政府”這個(gè)詞對于某些人來(lái)說(shuō)可能意味著(zhù)干預或者是財政赤字，而對另一些人來(lái)說(shuō)則可能意味著(zhù)獲得幫助、得到公平和公正。
3.表述不清楚
不管信息發(fā)送者自己頭腦里的想法是多么的清晰，但仍然有可能受措辭不當、疏忽遺漏、缺乏條理、表達紊亂、句法笨拙、陳詞濫調、亂用行話(huà)術(shù)語(yǔ)以及未能闡明信息涵義等問(wèn)題的影響。信息表達不清、表達不完整、不準確都會(huì )使得溝通無(wú)法徹底進(jìn)行，這就需要信息發(fā)送者在信息編碼時(shí)高度重視。
4.信息傳遞過(guò)程中的失真
俗話(huà)說(shuō)“話(huà)帶多，貨帶少”。發(fā)送者發(fā)送的信息從一個(gè)人傳遞到另外一個(gè)人的一系列過(guò)程中會(huì )出現失真，另外還有問(wèn)題就是可能被截留，這些問(wèn)題也是信息傳遞和溝通中經(jīng)常性出現的。因此獲取信息要運用多種渠道反復的溝通信息、識別信息的真偽，最大限度地減少信息的失真。
5.猜疑、威脅和恐懼
猜疑和威脅、恐懼都有害于溝通。溝通需要在一個(gè)公開(kāi)坦誠和相互信任的、民主的環(huán)境和氛圍中進(jìn)行。在猜疑、威脅、恐懼和不信任的環(huán)境中任何信息都可能受到懷疑。造成這些后果的原因可能是上司行為的矛盾，也可能是曾經(jīng)的不實(shí)反映，也可能是真實(shí)的反映反而受到懲罰等因素所致。不管是真實(shí)存在的還是想象中的猜疑、威脅、恐懼都要溝通者去真誠的面對。因為人們需要一種相互信任的氛圍，以此促進(jìn)公開(kāi)而真誠的溝通。
在溝通障礙中還有一些其他障礙，如信息量超載的問(wèn)題，缺乏適應變化的充裕的溝通時(shí)間問(wèn)題，溝通者之間缺乏真誠的問(wèn)題，溝通的認知程度問(wèn)題，溝通者之間、信息發(fā)送者與接收者之間地位、權力上的差異問(wèn)題等，都將使溝通遭到扭曲。
溝通是管理者實(shí)行有效管理的重要手段和方法，沒(méi)有什么問(wèn)題和沖突是不能通過(guò)溝通可以解決的。管理者在溝通過(guò)程中最重要的是要處于公心、處于良好的溝通動(dòng)機，要真誠的去聆聽(tīng)和溝通，要有明確的溝通目的，還要有一定的溝通技巧和技術(shù)。要溝通就必然要明白溝通的效果，要建立暢通的溝通效果反饋渠道和系統。
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