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領(lǐng)導者必須具備的開(kāi)會(huì )技巧
掌握正確的開(kāi)會(huì )技巧，是做好領(lǐng)導管理工作的基本功。那開(kāi)會(huì )有哪些技巧呢?下面和小編一起來(lái)看看吧：
(一)會(huì )議的功能
會(huì )議有以下六項功能：
1、信息溝通：通過(guò)會(huì )議，可以傳達上級的意圖，公布企業(yè)整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想情緒狀態(tài)，及溝通其它信息。
2、生成方案：通過(guò)會(huì )議的研究討論活動(dòng)，可以產(chǎn)生解決問(wèn)題或展開(kāi)行動(dòng)的方案。
3、統一思想：通過(guò)會(huì )議，可以融合各種不同的見(jiàn)解，達成一致的思想，以指導組織的各個(gè)部分，在核心思想指導下協(xié)調一致地行動(dòng)，增強了組織的協(xié)調性。
4、產(chǎn)生權威：通過(guò)會(huì )議形成的決議，常常比單純的行政命令更具權威性。因為，會(huì )議決議含有民主的成份、集體的智慧;反對會(huì )議決議，一定程度上就是和眾人作對。比如，全國人民代表大會(huì )的決議，對全社會(huì )的影響力和沖擊力，就比一份單純的紅頭文件或行政命令強烈。
5、地位象征：按照我們中國人的價(jià)值觀(guān)念，許多人認為，參加會(huì )議越多，表示社會(huì )地位越高;因此，會(huì )議也成為一種地位象征、待遇象征。我們常常發(fā)現這樣的情況：有的人之所以反對某項方案，小部分原因是他認為方案本身有漏洞，而絕大部分原因是沒(méi)有請他參加會(huì )議，感到自己的地位與尊嚴受到了藐視。
6、調節情緒：有些會(huì )議并無(wú)太多的日常管理實(shí)質(zhì)內容，而純粹是通過(guò)會(huì )議來(lái)調節與會(huì )者的情緒與心態(tài)，為某種特定的管理需求服務(wù)。例如，誓師大會(huì )、保險公司對推銷(xiāo)員開(kāi)的早會(huì )(許多保險公司通過(guò)給推銷(xiāo)員開(kāi)早會(huì )，來(lái)安慰失敗者，鼓勵成功者，激勵拼搏、振奮精神)、干部任命會(huì )議。
(二)主持布置任務(wù)會(huì )議的技巧
1、布置任務(wù)的會(huì )議，是最常見(jiàn)的會(huì )議之一。布置任務(wù)會(huì )議的技巧，在一定程度上直接影響下屬的工作效率。未經(jīng)專(zhuān)門(mén)訓練的管理干部，在布置任務(wù)的會(huì )議上，常會(huì )犯一些原則性錯誤。
2、我們主持布置任務(wù)的會(huì )議，必須注意的“四原則”，即人，責任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個(gè)人負責;時(shí)間，必須明確限定完成任務(wù)的時(shí)間，除非不言自明;標準，必須明確完成任務(wù)的達標要求，并且，極具可操作性;檢查，要營(yíng)造——上級會(huì )隨機監督、檢查的氣氛。對于四原則，我們結合事例來(lái)進(jìn)行一番分析。
3、責任一定要指派到具體的人身上，并且，一件事一個(gè)人負責。
4、一般限定完成任務(wù)的時(shí)間，除非不言自明。
作為領(lǐng)導者，是否養成布置任務(wù)的同時(shí)限定完成任務(wù)時(shí)間的習慣，在很大程度上，會(huì )直接影響下屬的工作效率。研究統計表明，領(lǐng)導者養成給下屬"限定完成任務(wù)時(shí)間"的習慣，可以提高工作效率30%～50%。如果，沒(méi)有限定完成任務(wù)的時(shí)間，大多數下屬“天然地”具有拖延任務(wù)的傾向;在極端的情況下，甚至可能把完成任務(wù)的時(shí)間，拖沓得遙遙無(wú)期。
給下屬限定完成任務(wù)的時(shí)間，必須告知明確的、數值量化的時(shí)間概念;禁止出現以下這些模糊的時(shí)間概念：越快越好、盡快完成、盡最快的速度完成……等等。須知：所謂越快越好之類(lèi)的范圍是十分模糊的，比如三小時(shí)、一天、二周、三個(gè)月，都可以劃入越快越好的范疇。
如果領(lǐng)導無(wú)法提供準確的時(shí)間限制，也必須預測出完成任務(wù)的時(shí)間范圍。也許這個(gè)預測的時(shí)間范圍存在數值上的誤差。但是，比“越快越好”更能產(chǎn)生實(shí)際的指導意義。
5、明確完成任務(wù)的達標要求，并且極具可操作性;很多領(lǐng)導者異想天開(kāi)地認為：只要自己明白任務(wù)的優(yōu)劣標準，下屬也自然會(huì )不言自明。但是，調查發(fā)現：大多數下屬并不能準確地掌握上級的意圖;這導致任務(wù)完成的績(jì)效，與領(lǐng)導的期望值相距甚遠，甚至南轅北轍、大相徑庭。
告訴下屬完成任務(wù)的優(yōu)劣標準，必須是可操作性的標準;有的領(lǐng)導告訴下屬：一定要做好、效果要好、只能干好不能干砸、一定要讓我滿(mǎn)意、要有用……等等，這些標準都屬于不具備可操作性的標準;因為上述的每一個(gè)標準，都可以引發(fā)出多種角度、因而也是多種標準的理解。所以，領(lǐng)導者在布置任務(wù)時(shí)，必須要避免使用語(yǔ)言、詞匯的廣義性與不確定性。
6、要營(yíng)造上級會(huì )隨機監督、檢查的氣氛。
領(lǐng)導者完成任務(wù)布置以后，同時(shí)必須讓部下感到：領(lǐng)導會(huì )隨時(shí)親臨現場(chǎng)、檢查任務(wù)的執行進(jìn)度。如果部下認為：這位領(lǐng)導布置任務(wù)，是“前布置后忘記”，并且，肯定不會(huì )來(lái)檢查進(jìn)展情況，那么，部下在執行任務(wù)過(guò)程中，偷工減料的現象就難以避免了。
所謂”氣氛”，就是部下感覺(jué)到上級親臨現場(chǎng)檢查工作進(jìn)度，僅僅是一種“可能”，是對員工的一種心態(tài)壓力;同時(shí)，將這種檢查定位為一種“可能”、一種壓力氣氛，還有利于領(lǐng)導者根據自身的日常工作安排，以及對執行任務(wù)的部下信任度，決定是否真的親臨檢查。當然，形成并維持這種氣氛，沒(méi)有別的辦法，只能是有選擇地抽查下屬的工作，以對全體執行者起到警示作用。
(三)主持討論會(huì )的技巧
所謂討論會(huì )，就是通過(guò)開(kāi)會(huì )討論的形式，求得解決現實(shí)問(wèn)題的方案。
討論會(huì )是管理工作當中相當重要的環(huán)節。善于主持討論會(huì )的領(lǐng)導者，能夠獲得盡量多、盡量全面、盡量符合實(shí)際需求的建議和方法;不善于主持討論會(huì )的領(lǐng)導者，往往不能從集體的智慧中吸取有益的成份，需要做出決策時(shí)，也往往是孤家寡人、閉門(mén)造車(chē)，結果，或異想天開(kāi)、盲目沖動(dòng)，或畏頭縮腦、妄自菲薄。
主持討論會(huì )的原則，有以下十個(gè)方面。
1、主題復雜的討論會(huì )，要提前將議題通告參加會(huì )議者，以免討論缺乏深刻。
只有提供充分的思考時(shí)間，才能讓與會(huì )者對復雜的議題，形成并發(fā)表比較深刻的見(jiàn)解。如果臨到會(huì )議召開(kāi)時(shí)，才將需要慎重考慮的復雜議題提交與會(huì )者討論，通常導致討論結果流于膚淺，云山霧海而沒(méi)有結果。
2、營(yíng)造或選擇一個(gè)相對寬松的環(huán)境。
嚴肅的會(huì )議氣氛，會(huì )抑制與會(huì )者的創(chuàng )新思維。因此，召開(kāi)討論會(huì )的地點(diǎn)，應該選擇比較寬松的環(huán)境。在開(kāi)會(huì )之前，主持者也應該率先引發(fā)一些愉悅心情的話(huà)題，發(fā)布一些令人鼓舞的訊息，然后，自然而然地轉入主題，并激勵與會(huì )者暢所欲言、坦誠直言。
3、持不要首先發(fā)表自己的見(jiàn)解。
首先，討論會(huì )的主持人一般即是領(lǐng)導者。領(lǐng)導者首先發(fā)表自己的見(jiàn)解，就會(huì )為會(huì )議議題定下基調，限制與會(huì )者的思維空間，壓抑大家的創(chuàng )新欲望;因為，下屬或員工提出與領(lǐng)導者不同的見(jiàn)解，無(wú)疑在某種程度上體現對領(lǐng)導者能力的懷疑、甚至否定。如此心態(tài)和情緒的產(chǎn)生，將導致百家爭鳴的討論會(huì )，演變成領(lǐng)導者的獨角戲;于是，原本可以博采眾長(cháng)的優(yōu)秀方案，卻在與會(huì )者的一致沉默當中，消失得無(wú)影無(wú)蹤。
其次，領(lǐng)導者也是一個(gè)普通人，不是全知全能的“神仙”;領(lǐng)導者以引發(fā)討論為動(dòng)議而首先發(fā)表的見(jiàn)解，往往布滿(mǎn)漏洞;他的見(jiàn)解通常成為與會(huì )者內心批判的眾矢之的。這種批判心態(tài)的深入與擴大，往往引發(fā)與會(huì )者竊竊私語(yǔ)：“瞧，我們這位領(lǐng)導真是個(gè)糊涂蛋，又出餿主意了”;其結果，必然導致領(lǐng)導者形象受到損傷。
如果，領(lǐng)導者處于討論會(huì )尾段發(fā)言——將自己對他人觀(guān)點(diǎn)的認同標準，隱含在總結、補充、修正正反兩方面意見(jiàn)的過(guò)程中——則必然是最完整、最全面、漏洞最少的發(fā)言;這對提高領(lǐng)導的威信大有好處。
那么，作為主持人的領(lǐng)導者其“開(kāi)場(chǎng)白”應該如何措辭呢?
領(lǐng)導者的“開(kāi)場(chǎng)白”應該激勵大家暢所欲言，闡述清楚會(huì )議的目的、背景，以及前期工作總結;在表述以上所有內容時(shí)，必須摒棄對討論主題隱含態(tài)度傾向，堅決不能在一字半句當中，提供下屬揣摩領(lǐng)導者態(tài)度傾向的依據。唯此，才可確保討論結論的全面性、公正性、客觀(guān)性。
4、對于好的建議應鼓勵，質(zhì)量不高的建議不能批評。
每位下屬，在提出自己建議之前，都是認為自己的建議是有效的，并且，下屬并不能確切地預知上級對自己的建議的反應。如果，對于質(zhì)量不高的建議予以批評，就會(huì )堵塞言路，使人不敢發(fā)言。因為，下屬會(huì )認為：“我的發(fā)言，說(shuō)不定會(huì )招致批評，何必自討沒(méi)趣，還是不發(fā)言為妙”。因此，主持者對于質(zhì)量欠佳的建議予以批評、指正、糾偏，絕對是一個(gè)壞習慣;有這樣壞習慣的主持者，是開(kāi)不好討論會(huì )的。
正確的方法是：聽(tīng)到了好的建議，主持者應該通過(guò)口頭表?yè)P、點(diǎn)頭致意、滿(mǎn)面笑容、追問(wèn)細則等行為，來(lái)鼓勵發(fā)言者繼續發(fā)言。對于所聽(tīng)到的、質(zhì)量欠佳的主意，只須裝作沒(méi)聽(tīng)見(jiàn)就可以了。
當然，有的人提出壞建議，其動(dòng)議不是由于思維方法不同或能力問(wèn)題，而是故意搗亂，那么，就必須予以批評。
5、在討論會(huì )中，常常出現小事情占據大時(shí)間的情況，主持者要盡力消除這種弊端。
6、參加討論會(huì )的人數不能太多，控制在5～10人為宜
討論會(huì )中有這樣一個(gè)規律：發(fā)言的真實(shí)性與參加會(huì )議的人數成反比。參加會(huì )議的人數越多，發(fā)言者的顧忌就越多。只要會(huì )議的參加人數超過(guò)了十幾人，發(fā)言者難免采用“官話(huà)”、“套話(huà)”來(lái)表述，其觀(guān)點(diǎn)也就會(huì )變得冠冕堂皇、似是而非了。因此，參與討論會(huì )的人不能太多;否則，根本不能得到切實(shí)有用的東西。
但是，如果認為“參加討論會(huì )的人越少越好”，那么，人數太少也無(wú)法激發(fā)起活躍的氣氛，阻礙了新思想的產(chǎn)生。討論會(huì )人數以5～10人為宜。
7、開(kāi)討論會(huì )應有結論
主持者在會(huì )議即將結束時(shí)，應對討論進(jìn)行狀況有明確的結論。這個(gè)結論，應盡可能綜合了各方面合理成份;用張三的意見(jiàn)，加強李四的意見(jiàn)，用王二的意見(jiàn)，補充麻子的意見(jiàn)，這樣才能充分調動(dòng)各方面的積極性。
沒(méi)有結論的會(huì )議，等于沒(méi)有開(kāi)會(huì )。如果，一次會(huì )議不能做出整體結論，也必須做個(gè)階段性的小結，使得會(huì )議的成果有具體的體現。
8、有了結論以后，應把任務(wù)分攤給具體的人。按照布置任務(wù)的程序進(jìn)行操作。
上述，就是主持討論會(huì )時(shí)應注意的基本原則，我們把討論會(huì )常見(jiàn)的錯誤編成四句順口溜：
會(huì )而不議：開(kāi)了會(huì )卻走了題;
議而不決：開(kāi)了會(huì )雖沒(méi)有走題，但也沒(méi)有結論;
決而不行：開(kāi)了會(huì )雖然有結論，但沒(méi)有把任務(wù)分攤到具體的人身上;
行而無(wú)果：任務(wù)雖然分攤到了具體的人身上，但是，卻沒(méi)有效果;原因是，沒(méi)有去檢查。
領(lǐng)導者必須掌握的口才技巧
1：制造懸念，激發(fā)聽(tīng)眾的興趣
好的懸念不僅能夠使演講者再度成為聽(tīng)眾注目的中心，而且能夠活躍現場(chǎng)氣氛，激發(fā)聽(tīng)眾聆聽(tīng)與參與的興趣。因此，在演講中制造懸念，可以有效地吸引聽(tīng)眾的注意力，使演講內含的信息和情感得以準確傳達。如果演講者能在出現冷場(chǎng)的情況下，適時(shí)地制造一兩個(gè)懸念，確實(shí)是重新吸引聽(tīng)眾注意力的非常有效的辦法。
2：變換話(huà)題，穿插趣聞軼事
當然，一個(gè)演講過(guò)程中，總會(huì )出現這樣或者那樣的情況，就好比如說(shuō)冷場(chǎng)，這個(gè)是不可能不出現的，在每一個(gè)演講會(huì )場(chǎng)都會(huì )出現這樣的情況，那么做為演講者，你要怎么去處理這樣的情況呢，在這里，口才培訓網(wǎng)就給大家支一個(gè)招，那就是變換話(huà)題，在這樣的情況下，你適時(shí)的去換一個(gè)話(huà)題講講，穿插一些有趣的事情，讓會(huì )場(chǎng)上的與會(huì )人員一聽(tīng)到這事就非常的有興趣，迅速的把注意力集中到你這里來(lái)，這樣的話(huà)，你就有一個(gè)很好的機會(huì )來(lái)演講你的話(huà)題了。
3：簡(jiǎn)短式的發(fā)言
沒(méi)有人愿意聽(tīng)一個(gè)人在臺上講的過(guò)久，我想你也不想看到這樣的情況吧。我也是一樣，記得那時(shí)候在學(xué)校的時(shí)候，學(xué)校領(lǐng)導都是一講就半個(gè)小時(shí)，下面的同學(xué)們都要崩潰了，領(lǐng)導還沒(méi)有要停的意思。講的多，講的好，并不是件好事，有時(shí)候聽(tīng)的過(guò)多了，也會(huì )讓人生厭的。所以，做為領(lǐng)導，一定要把話(huà)講明白，但是，要用最短的時(shí)間。而在我們的演講藝術(shù)中，單向交流中那種應景式講話(huà)，越短越好。而在雙向交流中，任何一方都不要滔滔不絕地包場(chǎng)，要有意識地給對方留下發(fā)言的時(shí)間和機會(huì )。自己一輪講不完，應待對方有所反應后再講。不然的話(huà)，哪來(lái)的交流呢。
4：適時(shí)地贊美聽(tīng)眾，求得共鳴和好感
人都喜歡被以贊美，一聽(tīng)到別人肯定自己，自己肯定會(huì )很高興。我們可以利用這一個(gè)特點(diǎn)，來(lái)調劑氣氛。聽(tīng)眾發(fā)現演講內容與自己的關(guān)系不大，自然不會(huì )給予太多的關(guān)注，在這種情況下，常常會(huì )出現冷場(chǎng)。此時(shí)，演講者應當注意采用恰當的方式，拉近與聽(tīng)眾的心理距離。貼近聽(tīng)眾的一個(gè)有效方法就是發(fā)自?xún)刃牡刭澝缆?tīng)眾，用中情中理的話(huà)語(yǔ)撥動(dòng)聽(tīng)眾的心弦，激起他們的共鳴，使他們重又對演講產(chǎn)生濃厚的興趣，從而打破冷場(chǎng)的尷尬局面。演講者為了打破冷場(chǎng)局面，常會(huì )以現場(chǎng)中具有代表性的某一類(lèi)人為話(huà)題，進(jìn)行贊美，近而產(chǎn)生對方的共鳴，從而達到活躍現場(chǎng)的目的。
5：調動(dòng)聽(tīng)眾參與的熱情
這種方法是基于演講的特性使然。也就是說(shuō)，演講者在以自己的演講辭和形象的語(yǔ)言來(lái)感染聽(tīng)眾的同時(shí)，聽(tīng)眾的積極回應也有利于推動(dòng)演講的順利進(jìn)行。因此，演講者在需要的時(shí)候向聽(tīng)眾提出富有針對性和啟發(fā)性的問(wèn)題，可以調動(dòng)聽(tīng)眾參與演講活動(dòng)的熱情，使他們意識到，自己也是整個(gè)演講的一個(gè)重要組成部分，這樣會(huì )有效地避免冷場(chǎng)和打破冷場(chǎng)。
如一位領(lǐng)導正在面向群眾進(jìn)行普法意義的演講，由于話(huà)題具有一定的專(zhuān)業(yè)性，聽(tīng)眾的注意力出現了分散，進(jìn)而不少人開(kāi)始交頭接耳起來(lái)。這時(shí)，這位領(lǐng)導者及時(shí)提出了這樣的話(huà)題：“請開(kāi)小差的同志們想想，如果我們自己的權益受到了侵害，我們又將怎樣來(lái)尋求法律的幫助呢？”這樣一來(lái)，交頭接耳的聽(tīng)眾也就能重新將注意力轉移過(guò)來(lái)。
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