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如何控制采購成本的探究
控制好采購成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。加強采購成本的管理和控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降，再加上對生產(chǎn)環(huán)節材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)成本下降。取為了能夠取得良好的經(jīng)濟效益，結合企業(yè)一些具體做法，論述如何對采購成本進(jìn)行控制。
一、建立和完善企業(yè)的采購制度
由于采購工作的特殊性，采購人員代表企業(yè)同各類(lèi)供應商打交道，操作過(guò)程難以完全透明，存在暗箱操作等違規行為。因此，企業(yè)就必須制定嚴格的采購制度，制約企業(yè)的采購活動(dòng)，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提條件。
通過(guò)建立采購制度，并加以完善，從而達到規范企業(yè)的采購活動(dòng)，提高工作效率，杜絕采購人員的違規行為等為目的，使企業(yè)的采購成本得到有效的控制。企業(yè)的采購制度一般包括如下的基本內容：采購部門(mén)內部的分工的職責;采購范圍的劃分;采購選型程序;采購單的批準權限和下達方式;詢(xún)價(jià)、確定供應商和簽定采購合同的操作程序;以及對監督到貨、質(zhì)檢入庫、采購統計的規定等。
采購制度中對成本起關(guān)鍵作用的是采購物資的價(jià)格以及供應商檔案和準入制度，同時(shí)，應建立采購人員的業(yè)績(jì)考核標準和獎懲制度，以利于調動(dòng)全體采購人員參與采購成本控制的積極性。
1.價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。企業(yè)采購部門(mén)應該對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報價(jià)，應首先與歸檔的材料進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，確定最新的合理采購價(jià)格，及時(shí)更新歸檔的價(jià)格檔案。
2.建立供應商檔案制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，并有專(zhuān)人負責管理。企業(yè)的采購必須在歸檔的供應商中進(jìn)行，供應商檔案內容應定期核對，對于變化的內容應該及時(shí)更新。同時(shí)，要建立供應商準入制度，重點(diǎn)材料的供應商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，因為質(zhì)量是企業(yè)的生命，保證原材料的質(zhì)量才能進(jìn)一步保證產(chǎn)品質(zhì)量。
3.利用標準采購價(jià)格考核采購人員的工作業(yè)績(jì)。財務(wù)部門(mén)應根據市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標準成本，對重點(diǎn)監控的材料定期定出標準采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷降低采購價(jià)格。根據采購人員的采購價(jià)格偏離標準采購價(jià)格的幅度，確立獎懲的比例。低于標準采購價(jià)格完成企業(yè)采購任務(wù)的采購人員按比例給予獎勵，對高于標準采購價(jià)格采購，而無(wú)法完成成本下降任務(wù)的采購人員，若無(wú)特殊理由，應按比例給予懲罰。
二、降低材料成本的方法和手段
1.通過(guò)付款條款的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣。同時(shí)，對于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的。
2.把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機。價(jià)格會(huì )經(jīng)常隨著(zhù)季節、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購人員應注意價(jià)格變動(dòng)的規律，在銷(xiāo)售旺季和淡季的價(jià)格相差比較大的情況下把握好采購時(shí)機。
3.向制造商直接采購或結成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節，降低采購成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì )更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)廠(chǎng)家可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠(chǎng)家訂購數量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
4.以競爭招標的方式來(lái)牽制供應商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標，往往能通過(guò)供應商的相互比價(jià)，最終得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對同一種材料，應多找幾個(gè)供應商，通過(guò)對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。
5.選擇信譽(yù)佳的供應商并與其簽訂長(cháng)期合同。與誠實(shí)、講信譽(yù)的供應商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(cháng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
6.充分進(jìn)行采購市場(chǎng)的調查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場(chǎng)的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢，使自己處于有利地位。
三、影響采購成本策略的因素
首先，所采購產(chǎn)品或服務(wù)的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續性的采購。這應是采購最基本的認知，如果采購的型態(tài)有所轉變，策略也必須跟著(zhù)作調整，持續性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當龐大，也不可忽視其成本節省的效能。
接下來(lái)，年需求量與年采購總金額各為多少，這關(guān)系到在與供應商議價(jià)時(shí)，是否能得到較好的議價(jià)優(yōu)勢。但采購量又與產(chǎn)品所在其生命周期所處的階段有直接的關(guān)系，產(chǎn)品由導入期、成長(cháng)期到成熟期的過(guò)程中，采購量會(huì )逐漸放大，直到衰退期出現，采購量才會(huì )逐漸縮小。以第三產(chǎn)業(yè)為例，非常明顯的，產(chǎn)品生命周期有逐漸縮短的趨勢。
最后，則是與供應商之間的關(guān)系，從賣(mài)方、傳統的供應商、認可的供應商，到與供應商維持移伴關(guān)系，進(jìn)而結為策略聯(lián)盟，對成本資料的分享方式也不同。如果與供應商的關(guān)系普通，一般而言，是比較不容易得到詳細的成本機構資料，只有與供應商維持較密切的關(guān)系，彼此互信合作時(shí)，才有辦法做到。
四、采購成本的控制戰略
為了降低采購成本，防止采購成本的流失，企業(yè)還需要一個(gè)整體采購戰略。
1.定期對產(chǎn)品規格及產(chǎn)品結構成本進(jìn)行審核。企業(yè)通過(guò)定期對產(chǎn)品規格及產(chǎn)品結構成本進(jìn)行深入審核，尋找由于產(chǎn)品規格和產(chǎn)品結構成本不合理所造成的采購成本流失，在保證生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品仍然與消費者的價(jià)值相一致的基礎上，通過(guò)變動(dòng)產(chǎn)品規格和調整結構成本，以實(shí)現企業(yè)采購成本的下降。進(jìn)行審核的時(shí)候，應使用一套整合系統將采購、市場(chǎng)、銷(xiāo)售及生產(chǎn)部門(mén)的策略聯(lián)系起來(lái)，從而確保決策能夠很快得到實(shí)施。
2.對競爭對手進(jìn)行分析。對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確企業(yè)自身與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。自身的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢又在哪里，形成優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰勝對手的策略。通過(guò)對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。
3.對供應商成本結構及其經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)進(jìn)行分析，企業(yè)的采購管理不能只強調公司內部的努力，要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自身內部是不夠的。應該了解重要供應商的成本結構，并分析造成成本的原因及其經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)，只有這樣才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位�？梢酝ㄟ^(guò)參觀(guān)供應商的實(shí)施，觀(guān)察并適當提問(wèn)以獲得更多有用的數據;甚至為了合作，明確要求供應商店如實(shí)提供有關(guān)部門(mén)資料，以估算供應商的成本和收益。
綜上所述我們不難看出，企業(yè)的采購成本占據企業(yè)成本的重要位置，同時(shí)我們也知道采購成本控制的必要性。另外我們也掌握了企業(yè)制定采購制度工作，同時(shí)我們也知道一些采購成本的手段和方法等等。因此，企業(yè)要達到真正打控制采購成本的最終目的，是完全可以實(shí)現的。也就是說(shuō)企業(yè)要想實(shí)現增加企業(yè)效益，增強企業(yè)競爭力，使企業(yè)的產(chǎn)品，確切的說(shuō)企業(yè)將會(huì )在市場(chǎng)的不斷競爭的今天如日中天。
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