什么是項目會(huì )議管理

　　開(kāi)會(huì )是一種正式溝通的渠道，項目經(jīng)理通過(guò)會(huì )議解決問(wèn)題，安排工作，制定計劃和決策，是推動(dòng)項目最終達成目標的重要手段。因此，項目會(huì )議管理就變得十分的重要。那么什么是項目會(huì )議管理呢?一起來(lái)了解了解!

　　項目會(huì )議的類(lèi)型與意義

　　(一)項目會(huì )議的類(lèi)型

　　項目溝通中常用的項目會(huì )議有項目啟動(dòng)會(huì )議、項目情況評審會(huì )議、項目問(wèn)題解決會(huì )議、項目技術(shù)評審會(huì )議等。

　　(1)項目啟動(dòng)會(huì )議

　　項目啟動(dòng)會(huì )議是項目成立以后第一次召開(kāi)的全體會(huì )議，它是項目實(shí)施前的內部會(huì )議，由項目經(jīng)理負責籌備和主持，要求所有的項目利益者都應參加會(huì )議。(如果沒(méi)有必要，客戶(hù)以及主管部門(mén)的管理人員可以不參加)。

　　項目啟動(dòng)會(huì )議的目的是，為以后的項目會(huì )議樹(shù)立榜樣;為項目成員之間的相互了解和熟悉提供機會(huì )，為以后的合作打下基礎;使項目成員全面深入地理解項目目標、意義;明確項目經(jīng)理的權力職責范圍;明確項目成員的工作任務(wù)、工作崗位和職責范圍;統一項目團隊及利益相關(guān)者對項目的組織結構、工作方式、管理方式等的認識;討論項目工作的實(shí)施規則和項目實(shí)施中的管理控制方法;處理團隊成員對現階段工作的意見(jiàn)，并盡可能將其解決。

　　項目啟動(dòng)會(huì )議的內容涉及到項目的基本情況(如目標、意義、規模、完成時(shí)間等)、主要成果、管理制度、主要任務(wù)及進(jìn)度安排、項目所需資源的要求以及項目可能會(huì )遇到的困難及變化等。

　　(2)項目情況評審會(huì )議

　　項目情況評審會(huì )議是項目管理者獲得信息、解決問(wèn)題以及了解項目進(jìn)展情況一種方式。召開(kāi)項目評審會(huì )議的基本目的是通報項目進(jìn)展情況、找出問(wèn)題和明確下一步的行動(dòng)計劃。

　　項目情況評審會(huì )議的內容涉及到：自上次會(huì )議后所取得的成績(jì)，即已實(shí)現的項目目標和已完成的項目工作，以及以前會(huì )議決定要開(kāi)展的活動(dòng)的落實(shí)情況;以已完成的任務(wù)、實(shí)現的實(shí)際質(zhì)量和實(shí)際成本等方面的最新信息為基礎，與計劃指標進(jìn)行比較，分析各種計劃的完成情況;明確項目實(shí)際工作和項目成本、質(zhì)量以及進(jìn)度方面與計劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負的，找出存在差異的原因;明確項目工作的發(fā)展變化趨勢，無(wú)論這種趨勢是如是壞，都必須明確，并在會(huì )議上進(jìn)行討論，以便項目可以按規定日期完成;根據項目的進(jìn)展情況和發(fā)展趨勢，分析預測項目完工日期和完成成本的情況，并結合項目目標和計劃進(jìn)行比較分析，給出預測，各種需要采取的措施，最后要確定出下一步具體的行動(dòng)計劃安排,注明每一項行動(dòng)的負責人及預計的開(kāi)始和完成日期。項目情況評審會(huì )議應該定期召開(kāi),以便及早發(fā)現項目進(jìn)展中存在的問(wèn)題,防止危及項目目標實(shí)現的情況發(fā)生.會(huì )議同期根據會(huì )議的中心議題確定,可以是一周\一個(gè)月\一季度\一年。這種會(huì )議通常由項目經(jīng)理主持召開(kāi),會(huì )議成員一般包括項目項目團隊的全部或部分成員以及項目業(yè)主/客戶(hù)或項目的上級管理人員。

　　(3)項目技術(shù)評審會(huì )議

　　不管何種項目都要召開(kāi)項目技術(shù)評審會(huì )議，以確保項目業(yè)主/客戶(hù)同意項目提出的技術(shù)方案。不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的項目召開(kāi)的技術(shù)評審會(huì )議會(huì )有所不同，但大數項目都會(huì )召開(kāi)項目技術(shù)初步評審會(huì )和項目技術(shù)終審會(huì )議兩種技術(shù)評審會(huì )議。 

　　項目技術(shù)初步評審會(huì )議是為了在項目開(kāi)始之前或項目初期獲得客戶(hù)對設計方案符合技術(shù)要求的批準，在項目初期或開(kāi)始之前，項目承擔者完成最初的概念說(shuō)明、圖形或流程圖設計后，由項目業(yè)主/客戶(hù)對項目的技術(shù)初步方案進(jìn)行的審批而召開(kāi)的會(huì )議。

　　項目技術(shù)終審會(huì )議是為了在項目承擔者開(kāi)始建設、裝配和生產(chǎn)項目交付物之前獲得項目業(yè)主/客戶(hù)對技術(shù)方案的批準，在項目初期或開(kāi)始之前，項目承擔已經(jīng)完成詳細設計和說(shuō)明、各種圖形和報告格式準備妥當之后，由項目業(yè)主/客戶(hù)對最終技術(shù)設計方案進(jìn)行審批而召開(kāi)的會(huì )議。

　　(4)項目問(wèn)題解決會(huì )議

　　項目問(wèn)題解決會(huì )議是當項目團隊成員發(fā)現項目進(jìn)展中存在問(wèn)題時(shí)召開(kāi)的會(huì )議。在項目開(kāi)始時(shí)，對于該種會(huì )議的主持者、參加者及召開(kāi)時(shí)間等都應當設立相應的規章和準則。

　　項目問(wèn)題解決會(huì )議通常涉及到以下內容：描述和說(shuō)明項目存在的問(wèn)題;找出項目問(wèn)題的原因和影響因素;找出解決項目問(wèn)題的各種可行方案，并對這些方案進(jìn)行評價(jià)，從中選出最有可能或滿(mǎn)意的方案，作為解決項目問(wèn)題的實(shí)施方案;最后，如果所選定的項目問(wèn)題解決方案涉及計劃變更問(wèn)題，則會(huì )議還需要對項目計劃進(jìn)行修訂，反之則結束會(huì )議。以上各項內容都需要與會(huì )者共同討論，共同分析。

　　(二)項目會(huì )議的意義

　　項目會(huì )議是項目經(jīng)理溝通項目信息、跟蹤項目進(jìn)展、制定項目計劃、形成項目決策、解決項目沖突、確保項目按計劃順利進(jìn)行的有效手段。通過(guò)舉行項目會(huì )議，項目經(jīng)理可以與組織外部的客戶(hù)、供應商、分承包商、政府機構以及組織內部的發(fā)起人、項目組成員、相關(guān)職能部門(mén)經(jīng)理等項目利益相關(guān)者進(jìn)行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經(jīng)理全面了解項目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、工作任務(wù)的完成狀況，以及人員表現，客戶(hù)滿(mǎn)意度，項目執行過(guò)程中暴露的問(wèn)題和出現的沖突，另一方面也有助于項目經(jīng)理集思廣益，博采眾長(cháng)，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，從而為提升項目團隊士氣、進(jìn)行項目決策、解決項目沖突奠定堅實(shí)的基礎。

　　項目會(huì )議管理的原則

　　進(jìn)行項目會(huì )議管理時(shí)應該堅持以下一些原則：(1)制定會(huì )議管理的政策;(2)會(huì )議應在真正需要的時(shí)候召開(kāi)，會(huì )議應該解決一定的實(shí)際問(wèn)題;(3)確定會(huì )議的目的，不召開(kāi)無(wú)意義、無(wú)目的的“糊涂會(huì )”;(4)明確參加會(huì )議的人員，與會(huì )議議題無(wú)關(guān)的人員無(wú)需要參加會(huì )議;(5)準備會(huì )議議程;(6)準備會(huì )議材料;(7)嚴格遵守會(huì )議的開(kāi)始是時(shí)間;(8)按議程進(jìn)行，提高會(huì )議效率;(9)鼓勵與會(huì )者的積極參與，發(fā)揚民主，集思廣益;(10)掌握和控制會(huì )議，引導會(huì )議發(fā)言朝著(zhù)結論進(jìn)行，避免會(huì )議跑題太遠;(11)會(huì )議不要超時(shí)，避免冗長(cháng)的會(huì )議，在必須延長(cháng)會(huì )議時(shí)間時(shí)，應征得大家的同意;(12)結束時(shí)進(jìn)行總結，編寫(xiě)會(huì )議記錄(或會(huì )議紀要)：(13)即使分發(fā)會(huì )議記錄與會(huì )議成果。

　　項目會(huì )議管理的具體措施

　　管理會(huì )議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個(gè)管理良好的會(huì )議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項目問(wèn)題機遇的方式。會(huì )議主持人通過(guò)計劃、主持和引領(lǐng)會(huì )議，創(chuàng )造適當的團隊氣氛。他/她必須明確對會(huì )議的期望。依據項目要達到的目標，主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會(huì )議結果。如果主持人在會(huì )議上講得過(guò)多，會(huì )議可能會(huì )低效。主持人的影響取決于與會(huì )者對他/她要達到會(huì )議目標努力的認可度和他/她幫助與會(huì )者達到這些目標的技能和效率。

　　會(huì )議可能是低效的或完全是浪費時(shí)間的，特別是項目經(jīng)理犯下面一些常見(jiàn)的錯誤時(shí)：

　　召集太多或太少的會(huì )議;

　　在會(huì )前忽視分發(fā)會(huì )議日程;

　　沒(méi)能邀請有決策權的管理人員;

　　沒(méi)能與在會(huì )上做主要發(fā)言的人員協(xié)調;

　　在瑣碎的事情上花費了太多的時(shí)間;

　　沒(méi)能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。

　　項目會(huì )議是否成功依賴(lài)于各種不同因素。這包括會(huì )議類(lèi)型(嚴肅的還是自由的)、會(huì )議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現的權力水平。項目經(jīng)理必須意識到這些因素，并恰當地利用這些因素，以便有效地管理會(huì )議。下面就如何有效管理會(huì )議提供一些實(shí)用性指南。

　　充分計劃和良好管理的項目會(huì )議，可能會(huì )非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì )議管理發(fā)生在會(huì )議之前、會(huì )議期間和會(huì )議之后。

　　(1) 會(huì )議前。

　　按前面所論述的問(wèn)答程序，決定會(huì )議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：

　　確定會(huì )議目標，要把項目進(jìn)展或狀態(tài)評審與問(wèn)題解決會(huì )議分開(kāi)舉行;

　　為會(huì )議討論設定基本規則;

　　確定誰(shuí)確實(shí)要參加，并只邀請這些人員;

　　盡早通知與會(huì )者會(huì )議的目標、地點(diǎn)和時(shí)間;

　　事先分發(fā)會(huì )議日程;

　　列出要在會(huì )上涉及到的事項，并預演會(huì )上的發(fā)言;

　　按時(shí)開(kāi)始和結束會(huì )議。

　　(2) 會(huì )議期間。

　　為了使會(huì )議盡量簡(jiǎn)短，且富有成效，項目經(jīng)理應做到以下幾點(diǎn)：

　　制定具體時(shí)間限制，并堅持這一時(shí)限;

　　會(huì )議一開(kāi)始，就要明確會(huì )議的具體目標;

　　多從與會(huì )者處了解情況(聽(tīng)應多于講);

　　使會(huì )議按日程進(jìn)行，防止與會(huì )者“跑題”;

　　利用直觀(guān)教具幫助說(shuō)明你的觀(guān)點(diǎn)，鼓勵其他與會(huì )者效仿;

　　就是否達成一致意見(jiàn)或仍然存在分歧，定時(shí)總結討論結果;

　　當工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團隊成員。

　　(3) 會(huì )議后。

　　當然，絕大多數工作要在會(huì )議之外完成。因此，要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發(fā)準確的會(huì )議記錄，并在下次會(huì )議上使用會(huì )議記錄，檢查工作結果。要保留會(huì )議記錄，特別是項目計劃、組織和評估會(huì )議的記錄。這些記錄要簡(jiǎn)潔、清楚和具體。會(huì )議記錄可以包括下面內容：

　　下次會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)和說(shuō)明;

　　這次會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì )者名單及其在項目中擔任的角色;

　　討論的會(huì )議事項;

　　已達成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問(wèn)題;

　　活動(dòng)事項和負責跟蹤及在下一次會(huì )議上向團隊匯報的人員。

　　美國的統計數據表明，一個(gè)項目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時(shí)間開(kāi)會(huì )。在項目環(huán)境中，時(shí)間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會(huì )議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過(guò)確保主持人和與會(huì )者都能很好地扮演其角色來(lái)實(shí)現。下面是一些能使團隊會(huì )議更富有成效的建議：

　　主持人的角色是設定期望，確保團隊集中討論會(huì )議主題和避免偏離主題，并鼓勵團隊成員積極參與。參與會(huì )增加團隊成員對項目的接受和承諾。

　　與會(huì )者的角色是做好準備，表現出自信和興趣，發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。

　　幽默的角色是活躍會(huì )議氣氛，并可提升和指明團隊的道德水準。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團隊成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見(jiàn)的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。

　　如果要參加由別人召集的會(huì )議，項目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類(lèi)會(huì )議。毫無(wú)疑問(wèn)，良好組織的項目會(huì )議為項目成功提供了有效工具。但是，項目經(jīng)理有時(shí)可能利用電話(huà)，與團隊成員私下討論或召開(kāi)簡(jiǎn)短的特別會(huì )議來(lái)解決一些很重要的問(wèn)題。

　　項目經(jīng)理必須記住，好的項目會(huì )議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項目經(jīng)理必須通過(guò)增加他/她們對結果的承諾水平，使團隊成員遵從他/她們的承諾�？赡芡ㄟ^(guò)下表中所介紹的技巧來(lái)激勵這樣的承諾，以便能召開(kāi)GREAT會(huì )議，即會(huì )議能使團隊成員更有效和更富有成果。

【什么是項目會(huì )議管理】相關(guān)文章：

如何管理好項目中的會(huì )議10-21

項目管理者要具備什么素質(zhì)05-22

項目管理流程管理07-18

項目經(jīng)理與項目管理06-17

項目和項目群管理12-26

項目管理師：企業(yè)項目管理的作用01-08

項目管理的創(chuàng )新09-20

項目管理概述08-14

項目管理形式08-20