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企業(yè)控制存貨成本的財務(wù)管理技術(shù)
摘 要：世界范圍內的企業(yè)競爭，主要取決于企業(yè)，關(guān)鍵是相對成本，一個(gè)企業(yè)所具有的優(yōu)勢或劣勢在企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略中處于極其重要的核心地位。存貨作為企業(yè)的一項重要資產(chǎn)，直接影響到企業(yè)競爭力的強弱，文章指出，存貨成本控制是衡量企業(yè)是否具有競爭優(yōu)勢的重要標準。關(guān)鍵詞：存貨 成本控制 技術(shù)
成本管理的目標不再由利潤最大化這一短期性的直接動(dòng)因決定，而是定位在更具廣度和深度的戰略層面上。從廣度上看，已從企業(yè)內部的成本管理，發(fā)展到供應鏈成本管理；從深度上看，已從傳統的成本管理，發(fā)展到精益成本管理。
一、存貨成本控制存在問(wèn)題的描述
現代企業(yè)管理必須更加關(guān)注成本，成本管理方法也必須更加科學(xué)。然而，傳統成本管理由于存在諸多缺陷，已遠遠不能適應現代企業(yè)成本管理的需要。雖然理論界一直在倡導新的先進(jìn)的成本管理理念，但收效不大。由于認識上的不足和在實(shí)際操作上的缺陷，尤其是對于存貨成本的控制和管理。這在實(shí)務(wù)方面還存在較大的不足和缺陷，主要表現在四個(gè)方面。
1.存貨是負債。一部分企業(yè)仍然固執地認為存貨是企業(yè)的資產(chǎn)，是財富的標志。這種觀(guān)念直接導致了企業(yè)存貨的大量積壓，存貨成本過(guò)大。其實(shí)，這已經(jīng)是過(guò)時(shí)了的陳舊觀(guān)念，DWLL公司總裁邁克。戴爾認為，“庫存不是資產(chǎn)而是負債”，這句話(huà)道出了存貨管理的深刻內涵。從性質(zhì)上說(shuō)，存貨確實(shí)是資產(chǎn)而不是負債，但是擁有過(guò)多的存貨，必須為之支付大量的儲存成本。而且當企業(yè)的資金大量被存貨占用且不能及時(shí)變現時(shí)，企業(yè)的風(fēng)險加大，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，存貨就像是一種負債。
2.對ERP技術(shù)的疏漏。目前企業(yè)對資金效益管理意識、水平?jīng)]有提高到一定高度，對存貨的管理要求也就不高；由于存貨的實(shí)物管理混亂、存貨信息不準，因而也無(wú)法實(shí)現為資金管理提供依據。近幾年ERP技術(shù)在我國受到廣泛關(guān)注，但鮮有企業(yè)真正用得上，其深刻原因就在于我們的實(shí)際管理水平達不到這套系統的管理思想。只是注重存貨實(shí)物形態(tài)的管理，即注重存貨的收、發(fā)、存的管理和實(shí)物保全，忽視存貨價(jià)值形態(tài)的管理。在實(shí)際操作方面，無(wú)論是訂貨的選擇、訂貨數量，還是貨品的分類(lèi)驗收與儲存，或者是清貨、退貨，都是為了降低存儲成本，然而實(shí)際上是悖向運行。
3.存貨信息缺乏共享。注重了運用模型和會(huì )計賬簿等手段，通過(guò)建立數學(xué)模型，確定最佳批量和最佳進(jìn)貨時(shí)間，但忽視了通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加強信息系統的建設，優(yōu)化存貨管理。對存貨管理還是僅僅靠一臺秤和一支筆。庫存管理談不上有什么技術(shù)手段可言，倉庫除了一本賬簿記載著(zhù)存貨的收、發(fā)、存數量外，貨品其他方面的基本資料很不建全，信息的收集與交換主要依靠手工來(lái)進(jìn)行，使得存貨管理的信息化程度低。雖然在對存貨的核算上，我們也可能采用了會(huì )計核算軟件，但它畢竟只能滿(mǎn)足核算的需要。自動(dòng)識別技術(shù)、監控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，以及衛星傳輸技術(shù)等方面的落后使我們無(wú)法實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、高效地了解各種存貨信息，并實(shí)現存貨信息資源在部門(mén)與部門(mén)之間、部門(mén)與員工間、部門(mén)與供應商之間的共享。
4.缺乏對物流管理的整合。存貨管理“小而全，大而全”。只注重內部物流系統的整合，而忽視了對企業(yè)外部物流資源的利用。企業(yè)負責存貨計劃、采購、儲存、領(lǐng)用、出庫全過(guò)程管理占用了大量的、財力和物力。沒(méi)有充分利用和整合物流管理資源。
究其主要原因關(guān)鍵在于對存貨成本缺乏系統技術(shù)控制，以求能更好地為企業(yè)進(jìn)行管理和控制，提高企業(yè)利潤。
二、存貨成本控制路徑的技術(shù)
為了使存貨管理達到理想的管理境界，建立能適應現代企業(yè)需要的數據化、標準化、信息化的存貨管理模式主要有以下幾種路徑。
1.采購環(huán)節成本管理。采購成本管理正是以采購為切入點(diǎn)，通過(guò)規范企業(yè)的采購行動(dòng)，實(shí)施科學(xué)決策和有效控制，以質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)和服務(wù)為依據，在需要的時(shí)候、按需要的數量采購需要的物資，杜絕采購中的高價(jià)格和一切浪費。具體措施有：
�。�1）建立健全企業(yè)采購體系，加強采購管理。采購成本管理要求建立健全企業(yè)采購體系，使采購工作規范化、制度化、建立決策透明機制，實(shí)行必要的招標采購，使隱蔽的信息公開(kāi)化，防止暗箱操作，在保證質(zhì)量的前提下，使采購價(jià)格降到最低；以公正、公開(kāi)的原則，來(lái)選擇好供應商，采用定向采購的方式，即對每一種所需的物料，按質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)和價(jià)格幾方面的競爭能力，來(lái)選擇供應商，并與之建立長(cháng)期、互惠互利的戰略伙伴關(guān)系，實(shí)現供應渠道的穩定和低成本；通過(guò)與供應商簽訂在需要的時(shí)候提供需要的數量、需要的品種的物料協(xié)議，實(shí)施適時(shí)采購，得到縮短提前期、減少物料庫存。
�。�2）利用互聯(lián)網(wǎng)降低采購成本。①企業(yè)的采購如果管理不善，采購的原料價(jià)格過(guò)于昂貴或者質(zhì)量低下，無(wú)論在生產(chǎn)過(guò)程中如何管理和控制，其產(chǎn)品都將直接受到影響。而采購過(guò)程中之所以經(jīng)常出現問(wèn)題，是由于過(guò)多的人為因素和信息閉塞造成的，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以減少人為因素和信息不暢通問(wèn)題，在最大程度上降低采購成本。②利用互聯(lián)網(wǎng)可以將采購信息進(jìn)行整合和處理，統一從供應商訂貨，以求獲得最大批量折扣。如美國的Wal-mart就是通過(guò)其零售管理信息系統將需要采購的信息統一匯集到總部，然后由總部再通過(guò)網(wǎng)絡(luò )統一向供應商批量訂購，獲得最大限度實(shí)惠。③利用互聯(lián)網(wǎng)將生產(chǎn)信息，庫存信息和采購系統連接在一起，可以實(shí)現實(shí)時(shí)訂購，企業(yè)可以根據需要訂購，最大限度降低庫存，實(shí)現“零庫存”管理。這樣的好處是，一方面減少資金占用和減少倉儲成本，另一方面可以避免價(jià)格波動(dòng)對產(chǎn)品的影響。如美國的Dell公司通過(guò)其靈活的網(wǎng)上采購系統，將其零部件庫存時(shí)間壓縮到一周以?xún)�，而其他電腦公司則用一個(gè)月甚至三個(gè)月，這對硬件產(chǎn)品一天一價(jià)而且不斷下降的行業(yè)來(lái)說(shuō)，積壓庫存意味著(zhù)你的產(chǎn)品的零部件價(jià)格總是比現在價(jià)格高，這也是Dell公司為什么能以比同行低15%的價(jià)格進(jìn)行優(yōu)惠銷(xiāo)售的重要原因所在。④通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現庫存、訂購管理的自動(dòng)化和科學(xué)化，可最大限度減少人為因素的干預，同時(shí)能以較高效率進(jìn)行采購，可以節省大量人力和避免人為因素造成不必要損失。⑤通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以與供應商進(jìn)行信息共享，可以幫助供應商按照企業(yè)生產(chǎn)的需要進(jìn)行供應，同時(shí)又不影響生產(chǎn)和增加庫存產(chǎn)品。如美國的波音公司為滿(mǎn)足世界各地航空公司對公司零部件的需求，在互聯(lián)網(wǎng)設立零部件網(wǎng)頁(yè)，各地用戶(hù)可以直接通過(guò)其網(wǎng)頁(yè)與零部件供應商直接聯(lián)系獲取支持，這一方面提高了波音公司對用戶(hù)的服務(wù)速度和降低成本，同時(shí)用戶(hù)可以以最快速度獲得需要支持，避免過(guò)多的中間環(huán)節，實(shí)現零周轉。⑥通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布求購信息和“實(shí)時(shí)視頻會(huì )議”系統，可以讓全球的供應商報價(jià)與競價(jià)，從而選擇綜合成本最低的供應商。比如我國溫州的一位個(gè)體戶(hù)，在網(wǎng)上發(fā)布了求購鯊魚(yú)皮的消息后，3天內，就收到了韓國、日本、秘魯的多家水產(chǎn)商的報價(jià)，最低價(jià)格到溫州為50元1公斤，而當時(shí)溫州的價(jià)格為150元～200元1公斤。⑦利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現采購成本降低必須注意以下幾個(gè)問(wèn)題：一是必須與企業(yè)的內部經(jīng)營(yíng)管理系統，特別是庫存系統和生產(chǎn)系統（商業(yè)部門(mén)是銷(xiāo)售系統）進(jìn)行數據共享，使得采購部門(mén)能及時(shí)了解信息在網(wǎng)上發(fā)布訂購信息。二是企業(yè)站點(diǎn)要設立專(zhuān)門(mén)網(wǎng)頁(yè)提供企業(yè)需要產(chǎn)品的種類(lèi)、型號、數量和供貨時(shí)間，以及聯(lián)系方式等。三是與少數幾家供應商建立長(cháng)期合作關(guān)系，并實(shí)現采購信息與供應商共享，加強雙方的互惠互利合作，獲得長(cháng)期商業(yè)利益，因為80%的利潤來(lái)自20%產(chǎn)生利潤地方。
2.存儲環(huán)節成本管理。（1）在存儲保管環(huán)節�？刹捎肁BC管理法 ，實(shí)施有重點(diǎn)的存貨，降低保管。（2）存貨優(yōu)化。指以最少的資金占用和最低的成本耗費控制存貨數量，以滿(mǎn)足生產(chǎn)和銷(xiāo)售的合理需要。為此，必須確定批量，就是要加強存貨實(shí)物管理，降低存貨存儲成本。建立完善的管理信息系統，集成企業(yè)的銷(xiāo)售系統、生產(chǎn)系統、采購系統、庫存系統、系統，根據企業(yè)的生產(chǎn)模式，采用科學(xué)方法，實(shí)時(shí)監控存貨的物流，并根據符合企業(yè)實(shí)際情況的最佳庫存模型，以最優(yōu)的價(jià)格、最合理的數量、批次進(jìn)行采購，使庫存成本最小化。（3）控制存貨水平。要平衡存貨采購與生產(chǎn)投入的數量與時(shí)間，平衡批量采購成本與存儲成本，以形成最低存貨成本。因此，存貨控制模型，就是研究如何根據需求量、材料價(jià)格、材料單次采購費用、材料單次采購批量、材料變動(dòng)存儲費用、材料固定存儲費用、訂貨提前期，計算得出存貨經(jīng)濟定貨量、安全庫存量。在以上變數中，最難取得的數據就是材料需求量。一般而言，企業(yè)以銷(xiāo)定產(chǎn)，根據銷(xiāo)售預測、銷(xiāo)售訂單決定生產(chǎn)數量，進(jìn)而決定材料的需求量。在銷(xiāo)售預測處于混亂的情況下，不能直接根據銷(xiāo)售預測決定材料的需求量，那么，就要根據銷(xiāo)售訂單，結合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)規模、生產(chǎn)模式、銷(xiāo)售情況、替代產(chǎn)品銷(xiāo)售預測、競爭對手的銷(xiāo)售生產(chǎn)情況、行業(yè)平均銷(xiāo)售預測、動(dòng)態(tài)，得出生產(chǎn)計劃，從而計算生產(chǎn)數量，得出材料需求量。近期庫存還可以采用最大庫存、最小庫存模型；長(cháng)期庫存也可以采用或參照歷史平均數、歷史加權平均數、行業(yè)平均數、替代產(chǎn)品庫存等。同時(shí)，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，還應密切注意銷(xiāo)售情況、生產(chǎn)情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，作存貨模型的敏感性分析，針對實(shí)際情況，對存貨策略作出調整。
3.物流環(huán)節成本管理。物流資源是指有利于加強存貨管理的所有資源。包括倉儲資源、資源、信息資源、管理資源、動(dòng)力資源等。物流資源的充分利用與否，直接影響著(zhù)存貨的經(jīng)濟采購量、倉儲量和存貨的倉儲成本。（1）充分利用企業(yè)內部的物流資源。企業(yè)內部物流資源的利用，要求以客戶(hù)需求為中心，從客戶(hù)的立場(chǎng)來(lái)確定什么創(chuàng )造價(jià)值，什么不創(chuàng )造價(jià)值；對供應鏈中的采購、產(chǎn)品設計、制造和分銷(xiāo)等每一個(gè)環(huán)節進(jìn)行分析，找出不能提供增值的浪費所在；根據不間斷、不迂回、不倒流、不等待和不出廢品的原則制定創(chuàng )造價(jià)值流的行動(dòng)方案。及時(shí)創(chuàng )造僅由客戶(hù)驅動(dòng)的價(jià)值，一旦發(fā)現有造成浪費的環(huán)節就及時(shí)消除，努力追求完美。實(shí)現了物流的準時(shí)、準確、快速、高效、低耗，同時(shí)達到了充分利用企業(yè)內部物流資源的目的。（2）充分利用第三方物流。在最大程度上降低企業(yè)的倉儲費用和費用，減少推銷(xiāo)和采購差旅費用；形成企業(yè)生產(chǎn)成本的節約，提高產(chǎn)品的競爭力。第三方物流企業(yè)作為專(zhuān)門(mén)從事物流工作的行家里手，有豐富的專(zhuān)業(yè)知識和經(jīng)驗，有利于提高企業(yè)的物流水平，加快企業(yè)產(chǎn)品的流轉速度，有利于企業(yè)占領(lǐng)市場(chǎng)，提升產(chǎn)品服務(wù)形象。（3）企業(yè)物流外包�？梢詼p少物流設施費和物流人員管理費；可以減少流通環(huán)節；可以減少在產(chǎn)品質(zhì)量和貨款上的被欺詐行為；使企業(yè)專(zhuān)心致志地從事自己所熟悉的業(yè)務(wù)，將資源配置在核心事業(yè)上。
4.內部管理制度環(huán)節。所謂內部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現、糾正錯誤與舞弊，保證資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。從廣義來(lái)講，一個(gè)企業(yè)的內部控制是指企業(yè)的內部管理控制系統。相關(guān)的內部控制應當實(shí)現以下目的：保證業(yè)務(wù)活動(dòng)按照適當的授權進(jìn)行，保證所有有效交易和事項以正確的金額、在恰當的會(huì )計期間及時(shí)記錄于適當的賬戶(hù)，保證對資產(chǎn)的記錄和處理均經(jīng)過(guò)授權，保證賬面資產(chǎn)與實(shí)存資產(chǎn)定期核對相符，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有秩序、高效率地進(jìn)行。
三、存貨成本控制的深度技術(shù)
存貨內部控制涉及的部門(mén)較多，一般會(huì )涉及到計劃部門(mén)、倉庫、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、會(huì )計部門(mén)，所以其控制點(diǎn)也多，主要包括計劃控制、訂立、材料驗收、付款、審核、賬賬核對、清理、領(lǐng)料、發(fā)料、復核、分析等多個(gè)控制點(diǎn)。根據存貨的業(yè)務(wù)流程，可以分為采購、庫管、領(lǐng)用、盤(pán)存等多方面，其中采購和領(lǐng)用兩個(gè)方面是重點(diǎn)。建立完善的存貨內部控制應重點(diǎn)抓好采購和領(lǐng)用：
1.存貨采購內部控制。（1）存貨采購審批內部控制。要保證存貨采購業(yè)務(wù)按計劃申報程序進(jìn)行，由采購部門(mén)根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的計劃和材料請購單編制采購計劃，提出具體的采購目錄，經(jīng)主管計劃的負責人審核后報主管領(lǐng)導審批。（2）簽訂存貨采購合同內部控制。要保證存貨采購在授權下按合同進(jìn)行。要求主管領(lǐng)導對采購人員進(jìn)行授權委托，授權的內容一定是經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)批準的內容；采購人員按計劃簽訂合同，無(wú)權在授權之外簽訂合同和變更合同的內容，合同的副本應送會(huì )計和計劃部門(mén)審核價(jià)格與留存。（3）存貨驗收和入庫內部控制。要保證存貨采購數量、品種、質(zhì)量符合合同的要求，做到準確、安全入庫。（4）存貨采購資金支付結算內部控制。要保證貨款支付正確、合法。財會(huì )部門(mén)接庫房通知承付貨款，應審核合同的簽訂是否符合規定；驗收單、入庫單是否真實(shí)可靠，是否與合同一致；進(jìn)貨發(fā)票是否合法，是否與合同、驗收單、入庫單、付款通知單的品名、數量和價(jià)格相符。審核無(wú)誤后，辦理付款手續，進(jìn)行貨款支付結算。（5）存貨核算內部控制。應通過(guò)采購部門(mén)和財會(huì )部門(mén)的日常核算保證存貨采購業(yè)務(wù)資料準確、真實(shí)。采購部門(mén)和庫房保管部門(mén)要對存貨的購進(jìn)、發(fā)出和庫存進(jìn)行日常核算，庫房應登記材料卡片，采購部門(mén)登記既有數量又有金額的明細賬，定期將收料單送財務(wù)部門(mén)；財務(wù)部門(mén)根據入庫單、驗收單、付款通知單、付款憑證編制記賬憑證，登記存貨賬簿及有關(guān)賬簿，月末與采購部門(mén)和庫房管理部門(mén)進(jìn)行核對。（6）存貨內部稽核內部控制。應保證采購業(yè)務(wù)的記錄正確，做到賬賬、賬表、賬實(shí)相符。月末將收料單與材料明細賬核對，清理在途料，結轉材料成本差異，同時(shí)材料明細賬還應同財務(wù)部門(mén)的材料分類(lèi)賬、總賬核對，由內部稽核人員復核記賬憑證和原始憑證是否符合內部控制程序和會(huì )計制度。（7）存貨內部。應保證存貨業(yè)務(wù)合同有效，保管安全，付款正確，會(huì )計核算準確，各部門(mén)資料反映真實(shí)可靠。由內部審計人員抽查存貨采購合同，審查合同是否經(jīng)過(guò)授權、是否有效，同時(shí)審查在途存貨，審核各部門(mén)核算是否正確，各部門(mén)反映的數據是否相符，有無(wú)違反規定程序和舞弊行為，還要對存貨的內控措施進(jìn)行評價(jià)。
2.存貨領(lǐng)用內部控制。（1）存貨領(lǐng)用審批內部控制。存貨領(lǐng)用應制定定額，同時(shí)以批準才能進(jìn)行。領(lǐng)用的材料應有工藝部門(mén)核定消耗定額，屬于間接費用的消耗、修理用料等，應編制計劃或核定費用定額，生產(chǎn)部門(mén)根據計劃、定額填制限額領(lǐng)料單向庫房領(lǐng)料。存貨領(lǐng)用須經(jīng)部門(mén)負責人審批簽字。（2）存貨發(fā)出內部控制。應保證存貨領(lǐng)用無(wú)誤，手續齊全。倉庫保管要審核領(lǐng)料單。雙方要檢查數量和質(zhì)量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要按計劃價(jià)格標明金額，登記材料卡片，并轉材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財務(wù)部門(mén)。（3）存貨領(lǐng)用核算內部控制。應保證存貨領(lǐng)用業(yè)務(wù)記錄真實(shí)，領(lǐng)發(fā)無(wú)誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時(shí)登記存貨臺賬；財會(huì )部門(mén)根據材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配，匯總領(lǐng)料單，分攤材料成本差異，分類(lèi)制證，登記有關(guān)賬務(wù)。（4）存貨領(lǐng)用內部稽核。應保證存貨安全，記錄正確。由內部稽核人員審核領(lǐng)料單，核對收發(fā)憑證和存貨臺賬，檢查收發(fā)記錄和結存余額，查看存貨的領(lǐng)用會(huì )計核算是否準確。（5）存貨盤(pán)點(diǎn)及處理內部控制。應保證存貨賬實(shí)相符。倉庫保管員應定期盤(pán)點(diǎn)庫存存貨 ，編制存貨盤(pán)點(diǎn)表，并提出處理意見(jiàn)。財會(huì )人員年底應抽查存貨盤(pán)點(diǎn)表，對于生產(chǎn)中已無(wú)轉讓價(jià)值的存貨及其他足以證明已無(wú)實(shí)用價(jià)值和轉讓價(jià)值的存貨，根據主管領(lǐng)導和相關(guān)部門(mén)批準的處理意見(jiàn)，同倉庫保管員共同調整存貨賬務(wù)，以確保賬實(shí)相符。（6）存貨領(lǐng)用內部。應保證存貨安全、賬實(shí)相符、核算準確。由內部審計人員抽查存貨盤(pán)點(diǎn)表，監督存貨盤(pán)點(diǎn)，審核保管部門(mén)和財會(huì )部門(mén)的日常核算是否準確，各部門(mén)的數據是否相符，有無(wú)違反規定程序和舞弊行為；還要對存貨領(lǐng)用的內部控制進(jìn)行評價(jià)。
總之，深化改革日益成為一個(gè)突出而又迫切的問(wèn)題。優(yōu)勝劣汰是競爭的基本法則，企業(yè)要生存、求發(fā)展，就必須苦練內功，采取各種措施、降低成本，以低于競爭對手的成本進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)才能在競爭中立于不敗之地。
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