醫院采購內部控制自我評估的內容與方法
引導語(yǔ)：醫院內部控制自我評估是醫院內部審計部門(mén)圍繞醫院內部控制的內容，對內部控制系統的健全性、合法性、合理性和有效性進(jìn)行的審查和評價(jià)。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的醫院采購內部控制自我評估的內容與方法，希望對大家有所幫助。
一、醫院采購內部控制與評估的內容
醫院采購內部控制是醫院為了保證醫療、教學(xué)、科研、管理的需要專(zhuān)門(mén)針對采購的決策和執行程序設計并運行的一整套內部控制制度和措施，是醫院內部管理控制系統的一個(gè)子系統。其內容構成包含三個(gè)層次的十個(gè)關(guān)鍵控制環(huán)節，具體分布如下：
其中，第一層次是醫院制訂了完善的采購內部控制制度，醫院內部控制制度是采購內部控制系統的核心，其健全性與有效性是整個(gè)內部控制系統的關(guān)鍵;第二層次是嚴格執行相關(guān)內部控制制度，包含八個(gè)環(huán)節;第三層次是監督檢查，內部控制審計的評估是監督檢查的方式之一，在評估過(guò)程中通過(guò)采集內部控制制度存在的漏洞和薄弱點(diǎn)，反饋真實(shí)信息，使該內部控制制度能及時(shí)得到恰當的修訂與調整，保障醫院采購內部控制系統隨著(zhù)采購的嚴格執行和發(fā)展變化而不斷有效更新，形成一個(gè)良好暢通的采購內部控制體系。
醫院內部控制審計評估的主要內容實(shí)質(zhì)上是評估采購內部控制系統及其運行狀況。
二、醫院采購的內部控制評估的方法
對醫院采購的內部控制系統進(jìn)行審計評估時(shí)，首先應了解醫院采購內部控制系統的分布，對其進(jìn)行符合性測試，檢查內部控制系統是否正常，關(guān)鍵環(huán)節的控制是否齊全，內部控制的運行是否暢通;然后，對醫院采購的內部控制系統初步測評;最后，再采用財務(wù)審計與管理審計相結合的評估手段，著(zhù)重對以下關(guān)鍵控制環(huán)節實(shí)施實(shí)質(zhì)性測試。
1、了解醫院采購內部控制制度，評估制度建設的健全性
醫院是否有健全的采購內部控制制度是對采購內部控制是否有效的關(guān)鍵。評估時(shí)首先要對醫院采購的內部控制制度作一個(gè)綜合測評，對其合理性、健全性和有效性作出客觀(guān)的分析和評估。具體評估程序為：查閱醫院是否有采購授權批準制度，審查各職能部門(mén)采購崗位設置辦法、采購招標評標辦法、合同簽訂審簽與管理辦法、采購付款管理辦法和物資驗收入庫保管辦法等制度，檢查醫院采購的內部控制制度是否嚴謹，是否符合財政部頒布的內部會(huì )計控制規范的要求，制度是否存在薄弱和不銜接環(huán)節，是否存在遺漏的控制環(huán)節，記錄采購環(huán)節可能存在的制度控制薄弱點(diǎn)，進(jìn)一步分析、調整項目評估重點(diǎn)，以指導下一步對該部門(mén)內部控制系統中其他控制環(huán)節的.實(shí)質(zhì)性測試。
經(jīng)過(guò)對相關(guān)職能處室逐個(gè)檢測，發(fā)現我院各相關(guān)部門(mén)按照《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》、《衛生部政府采購工作實(shí)施細則》等相關(guān)法律法規要求，在醫院領(lǐng)導直接領(lǐng)導與統一指導下，制定了包括采購管理職責、采購標準操作規程、招投標管理辦法、關(guān)鍵崗位輪崗制度和廉潔自律要求等一系列內部控制制度共22項，以確保醫院采購管理工作公平、公正、公開(kāi)，規章制度比較健全，內部控制比較有效。其中，藥劑科的規章制度更加全面、細致、嚴密、合理。
2、審計授權批準環(huán)節，評估采購業(yè)務(wù)執行的合法性
醫院經(jīng)濟活動(dòng)中的各種經(jīng)濟責任與職責權限通過(guò)法人將其分解并進(jìn)行授權委托。各部門(mén)負責人接受委托后，在授權范圍內履行相應職能。嚴禁未經(jīng)授權的機構與個(gè)人辦理采購環(huán)節的各項業(yè)務(wù)。評估時(shí)應測試各部門(mén)采購業(yè)務(wù)的授權批準的內部控制情況，從而判斷授權批準范圍的合法性及執行情況的符合性。
我院領(lǐng)導十分重視采購管理工作，不斷完善組織結構，成立了醫院藥事管理委員會(huì )、設備耗材管理委員會(huì )、基建工程管理領(lǐng)導小組和總務(wù)處大宗物資采購管理小組，各管理委員會(huì )(或小組)均由主管院長(cháng)掛帥，按照專(zhuān)業(yè)類(lèi)別設置專(zhuān)家庫，分別負責藥品、設備耗材、基建工程和大宗物資的引入及采購論證，并成立了相應的招投標領(lǐng)導小組，小組成員由主管院領(lǐng)導、財務(wù)、審計、紀委和各職能部門(mén)領(lǐng)導等人員組成。從而形成了決策層和執行面兩個(gè)不同職責和各負其責的管理工作體系，執行不同的采購管理權限。
3、審計崗位分工環(huán)節，評估采購風(fēng)險控制的有效性
許多容易發(fā)生但短時(shí)間又難以被發(fā)現的舞弊行為存在的關(guān)鍵原因都在于最基本的不相容崗位未分離設置，由一人身兼數職，造成有職務(wù)之便可以利用。錯誤的崗位設置，疏漏的監管，再加上個(gè)人職業(yè)道德觀(guān)念的動(dòng)搖，才造成不該發(fā)生的錯誤發(fā)生。任何部門(mén)不得由同一個(gè)人辦理采購業(yè)務(wù)的全過(guò)程。這是采購業(yè)務(wù)得以合理、有效進(jìn)行的基本組織保證。
我院相關(guān)部門(mén)在制訂采購管理制度時(shí)，對各種藥品、物資、設備、材料等采購項目制訂了從請購、審批、詢(xún)價(jià)、招投標確定供應商、采購合同訂立與審批、采購、驗收、登記、入庫、付款審批與付款執行等各環(huán)節的采購流程和相關(guān)工作流程，整體流程的設計比較齊全、嚴密、合理和便于操作，相關(guān)部門(mén)和崗位的職責明確，不相容職務(wù)相互分離，建立了制約和監督機制，較好的杜絕了不該發(fā)生的錯誤發(fā)生。
4、審計請購與審批環(huán)節，評估采購內容的實(shí)用性
請購與審批是采購業(yè)務(wù)準許執行的通行證，醫院內各部門(mén)所有的采購活動(dòng)應服務(wù)于醫教研管理的需要。健全的內部控制體系不允許存在與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)無(wú)關(guān)、擅自采購的失控行為，以有效防止不必要的浪費。評估時(shí)應測試請購與審批的內部控制情況，判斷醫院實(shí)施采購前內部控制的全面性與有效性。
我院各管理委員會(huì )分別負責藥品、設備耗材和大宗物資的引入及采購論證。尤其對重要的、大型的和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)均建立了專(zhuān)家論證、集體討論決策機制，審批權限明確。
對于所有設備、高值耗材、藥品和物資的采購，屬于政府集中采購的項目，分別按照中央政府采購網(wǎng)及北京市醫療機構集中采購手冊、衛生部醫療機構高值耗材集中采購手冊、北京市藥品招標采購中標品種或備案采購中的中標品種、成交價(jià)進(jìn)行采購，采購價(jià)格是在充分比值比價(jià)的基礎上合理、公允確定的。
我院采購的一般物資大部分是進(jìn)入預算的項目，少部分未納入預算物資在確定之前都與使用科室進(jìn)行溝通確認，固定資產(chǎn)采購及大型設備引進(jìn)前都會(huì )進(jìn)行可行性論證，以保證該產(chǎn)品符合業(yè)務(wù)需求。
5、審計招標投標環(huán)節，評估程序的規范性
招投標是采購過(guò)程的重要組成部分，招標工作是否嚴格執行國家和北京市有關(guān)規定，是否遵循公平、公正、公開(kāi)原則，是否在招標采購前做到了對市場(chǎng)行情進(jìn)行充分調研，是否充分了解了供應商的資質(zhì)、能力，投標是否遵循誠實(shí)、信用原則等，均直接影響醫院采購的質(zhì)量、價(jià)格和進(jìn)度。
我院基建工程、所有設備、高值耗材、藥品和物資在招標采購前做到了對市場(chǎng)行情進(jìn)行充分調研，了解供應商的資質(zhì)、能力，以便在選擇能滿(mǎn)足我院需求且競爭實(shí)力相近的供應商，并了解供應商在以往同類(lèi)產(chǎn)品競標中的表現和中標情況。
屬于政府采購目錄范圍內的各類(lèi)物資實(shí)行政府采購;屬于政府采購目錄外或采購金額在政府采購限額標準以下的采購項目，各部門(mén)均成立了招標評標小組，采用公開(kāi)招標、邀請招標、競爭性談判等方式進(jìn)行。
我院自行采購多采用公開(kāi)招標或邀請招標方式進(jìn)行，在特殊情況下采用競爭性談判方式。經(jīng)抽查，大部分招標過(guò)程記錄詳細、完整。其中，醫學(xué)工程處工作更為突出。每次貴重設備采購程序為：由監察紀委抽取軟件隨機產(chǎn)生相關(guān)設備專(zhuān)家，為了公平、公正、公開(kāi)，廠(chǎng)家論證順序也當場(chǎng)抽簽產(chǎn)生，設備耗材論證會(huì )需有紀委監察、審計、財務(wù)相關(guān)負責人參加，與會(huì )專(zhuān)家進(jìn)行背靠背、當場(chǎng)投票，結果由紀委監票統計。會(huì )議議程結束即打印會(huì )議記錄，結果當即宣布后會(huì )議記錄由與會(huì )人員確認簽字生效。論證采購過(guò)程文件均進(jìn)入設備檔案存檔。
6、審計價(jià)格確定環(huán)節，評估采購價(jià)格的合理性
價(jià)格是采購成本的核心內容。對采購價(jià)格的控制與管理直接影響著(zhù)采購資金的使用成效。評估時(shí)應測試采購比價(jià)管理情況，判斷采購價(jià)格審核的成本效益性。
各部門(mén)做到了在采購前期市場(chǎng)調研、采購價(jià)格查詢(xún)、技術(shù)參數比較以及采購需求公示，以確保采購價(jià)格的合理性。
7、審計采購合同管理，評估采購業(yè)務(wù)的合法性
購貨合同是記錄采購業(yè)務(wù)的具有法律效力的書(shū)面憑證。不當的合同管理有可能給醫院造成經(jīng)濟損失，甚至卷入不必要的合同糾紛，影響醫院聲譽(yù)。評估時(shí)應測試采購合同簽訂過(guò)程的內部控制情況，判斷采購書(shū)面文件的嚴謹性與合法性。
為加強合同執行過(guò)程中的管理力度，增強風(fēng)險的防范意識，保障醫院的相關(guān)利益，大多數部門(mén)建立了經(jīng)濟合同轉簽制度，并按照報簽流程執行。在采購合同轉簽過(guò)程中，需通過(guò)該項目經(jīng)手人、項目部門(mén)負責人、主管處長(cháng)、處長(cháng)、財務(wù)、審計、律師及主管院領(lǐng)導對經(jīng)濟合同進(jìn)行審核，主要審核合同條款是否完整，合同內容是否合法，合同簽訂手續是否完備等。經(jīng)過(guò)多方審核確認的合同才能簽訂。重大項目付款合同須經(jīng)院長(cháng)辦公會(huì )討論審批后簽訂。
8、審計驗收入庫環(huán)節，評估管理程序的嚴格性
驗收入庫是采購業(yè)務(wù)的實(shí)物管理環(huán)節，是對所購貨物的檢驗與簽收過(guò)程，是對采購貨物的質(zhì)量、數量、采購合同執行期限的有效檢查與復核，可以防止以次充好、數量短缺、合同到期未執行的不合理購貨行為的發(fā)生。評估時(shí)測試采購驗收的內部控制情況，判斷貨物購入醫院后管理程序的嚴格性。
我院采購的所有設備、物資，需求科室在到貨后均進(jìn)行驗收，辦理入庫手續，且手續齊全、責任明確。
辦理入庫的設備、藥品和物資按照品種、規格、型號、數量、單價(jià)、金額等設置實(shí)物保管臺帳(卡)、數量金額賬和財務(wù)金額賬分級管理，分類(lèi)保管，定位存放。 藥劑科還制訂了《藥庫藥品儲存與養護標準操作規程》，專(zhuān)門(mén)對保管、存放等進(jìn)行了詳細要求，每月盤(pán)點(diǎn)一次，做到物、卡、帳相符。如有誤差及時(shí)追查原因，當月解決。
9、審計結算與付款環(huán)節，評估付款控制的嚴密性
結算與付款環(huán)節是采購業(yè)務(wù)的結束，所購貨物保質(zhì)、保量、如期驗收入庫后，醫院有履行合同付款的義務(wù)。有效的付款控制程序可以防止合同未執行完提前付款、付款完畢卻出現貨物質(zhì)量糾紛、重復付款等不正常的支付情況發(fā)生。評估時(shí)測試結算與付款內部控制情況，判斷結算與付款手續的嚴密性與正確性。
我院財務(wù)處設專(zhuān)人對采購合同、發(fā)票、驗收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規性進(jìn)行嚴格審核。
財務(wù)處在“應付賬款”科目下建立供應商明細賬，每月月末與醫工處、物資管理科、藥劑科等各財產(chǎn)物資管理科室核對應付供應商貨款，確保住來(lái)款項的準確。
財務(wù)處嚴格執行三級簽字審批制度：一次性支出在萬(wàn)元以下的由科室或部門(mén)負責人審批;一次性支出在萬(wàn)元至五十萬(wàn)元以?xún)鹊挠芍鞴茉洪L(cháng)審批;一次性支出在五十萬(wàn)元以上的由院長(cháng)審批。凡有領(lǐng)導審批權限委托書(shū)的按授權內容辦理。
購置設備價(jià)值在五十萬(wàn)元以上的或修建項目單位價(jià)值在一百萬(wàn)元以上的,需有院長(cháng)辦公會(huì )書(shū)面通知及主管院長(cháng)簽批后,方可辦理支付手續。超預算支出在預算調整申請批復前一律不予支付。
10、審計內部監督檢查環(huán)節，評估自檢工作的持續性
內部監督檢查應始終貫穿于采購業(yè)務(wù)的全過(guò)程，醫院應當建立對采購業(yè)務(wù)內部控制的監督檢查制度，定期或不定期地進(jìn)行動(dòng)態(tài)檢查，以保障采購業(yè)務(wù)內部控制系統的有效性和實(shí)用性。評估時(shí)應測試采購業(yè)務(wù)監督檢查的內部控制情況，判斷醫院自我評估機制的健全性和持續性。
三、結論
對醫院采購動(dòng)態(tài)過(guò)程的內部控制是醫院進(jìn)行有效管理的一種必不可少的手段和約束機制，內部控制自我評估主要審查、測評經(jīng)營(yíng)決策的正確性、經(jīng)濟活動(dòng)的合法性以及為實(shí)現經(jīng)營(yíng)目標所實(shí)施的內部管理的有效性，通過(guò)對業(yè)務(wù)流程和控制環(huán)節評估，找出內部控制系統中的薄弱環(huán)節，并加以改進(jìn)，促進(jìn)單位健全內部控制，改善管理、減少浪費、提高經(jīng)濟效益。
健全的內部控制制度，能預防錯誤和弊端的發(fā)生，即使發(fā)生了，也容易及時(shí)發(fā)覺(jué)和糾正。
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